Contoh Notulen Rapat Lengkap dengan Format, Begini Cara Membuatnya

Young business people using tablet discussing the future structure of the company at meeting. — Ilustrasi notulen rapat. Foto: Getty Images/iStockphoto/I going to make a greatest artwo

Jakarta -

Contoh notulen rapat dalam tulisan ini bisa kamu jadikan panduan untuk mencoba membuatnya. Notulen rapat sendiri merupakan beberapa poin penting atau rangkuman catatan ringkas dalam sebuah rapat.

Jika kamu ingin mencoba membuat notulen rapat, perlu terlebih dahulu untuk mengetahui apa saja format dalam penulisan dan bagaimana cara membuatnya. Nah, dalam artikel kali ini akan dijelaskan apa saja format dan isi notulen rapat yang bisa memudahkan kamu dalam penulisannya.

Apa Itu Notulen Rapat?

Dikutip dari e-paper dalam situs academia.edu yang diunggah oleh Tommy Syatriadi, notulen adalah catatan mengenai perjalanan kegiatan baik rapat, seminar, diskusi atau sidang dari awal hingga akhir. Seseorang yang bertugas menulis notulen disebut sebagai notulis.

SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT

Notulen bisa juga diartikan sebagai sebuah catatan ringkas tentang proses jalannya sebuah rapat atau persidangan yang memuat hal-hal yang dibahas atau diputuskan. Notulen biasanya ditulis dengan gaya penulisan yang ringkas, padat dan sistematis.

Fungsi Notulen Rapat

Secara umum, notulen rapat berfungsi sebagai bahan dokumentasi rapat yang mencakup isi dari keseluruhan pembahasan rapat tersebut. Berikut ini adalah penjelasan tentang beberapa fungsi notulen rapat secara lengkap:

1. Sebagai Bukti Tertulis

Fungsi utama notulen rapat adalah sebagai sebuah dokumen atau bukti tertulis atas sebuah rapat atau sidang yang dilaksanakan. Entah itu sudah sampai pada tahap kesimpulan atau belum mencapai tahapan tersebut.

2. Standar Penilaian

Notulen rapat juga bisa dijadikan sebagai bahan untuk menilai sukses atau tidak jalannya sebuah rapat atau persidangan. Hal itu terkait dengan segala rangkuman proses rapat yang dicatat oleh notulis.

3. Pedoman Pelaksanaan Hasil Keputusan

Di akhir rapat atau sidang, akan ada sebuah sesi untuk mengambil keputusan. Biasanya, notulen akan berfungsi sebagai pedoman atas diambilnya sebuah keputusan dalam rapat atau sidang yang sudah berlangsung.

Format Penulisan Notulen Rapat

Dikutip dari SOP Penulisan Notulen Rapat Perhimpunan Pelajar Indonesia se-Dunia (PPI Dunia), penulisan notulen harus ditulis di atas kertas dengan ukuran yang sudah ditetapkan yaitu A4. Notulen juga harus ditulis dengan jenis font resmi yang dilengkapi dengan kop pada bagian atas kertas notulen.

Untuk standar formatnya tentu akan berbeda-beda tergantung pada instansi atau lembaga terkait. Berikut adalah format atau isi yang terdapat dalam sebuah notulen rapat:

Judul notulen: Biasanya tergantung pada jenis rapat atau persidangan yang telah dilaksanakan.
Nama-nama peserta: Semua instansi atau lembaga atau orang yang menghadiri rapat atau persidangan.
Notula/ notulis: Nama orang yang bertugas untuk menulis notulen.
Keterangan waktu dan tempat: Terkait kapan dan di mana rapat atau persidangan dilaksanakan.
Agenda: Poin-poin utama dalam berlangsungnya rapat atau persidangan.
Hasil rapat: Mencakup segala hal yang dibahas dalam rapat, termasuk nama peserta yang terlibat secara langsung dalam diskusi yang dilakukan.
Kesimpulan: Gagasan atau keputusan yang dicapai pada sesi akhir dari rapat atau persidangan.
Follow up dan person in charge (PIC): Notulen harus dilengkapi dengan poin-poin follow up atau hal yang memerlukan tindak lanjut, termasuk pihak yang bertanggung jawab dalam hal tersebut.
Penerima notulen: Pihak yang menerima dan harus mengetahui hasil rapat yang telah dilaksanakan.