.webp)
Surat penawaran adalah surat yang berisi tentang penawaran suatu produk atau jasa yang ditujukan kepada calon pembeli. Surat ini biasanya disebut juga sebagai surat jual.
Ketika mendapatkan surat penawaran dari calon pembeli, detikers perlu membalas surat tersebut sebagai bentuk respons. Dengan begitu, transaksi jual beli antara kamu dengan pembeli dapat berjalan lancar.
Perlu diketahui bahwa ada sejumlah format penulisan yang benar dalam membuat surat balasan penawaran. Jadi, detikers tak bisa asal menulis surat.
SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT
Lantas, apa saja format penulisan dalam membuat surat balasan penawaran? Simak selengkapnya dalam artikel ini beserta sejumlah contohnya.
Format Penulisan Surat Balasan Penawaran
Dalam buku Kompeten Berbahasa Indonesia oleh Asep Ganda Sadikin, dkk, dalam membuat surat balasan penawaran harus memperhatikan format penulisannya. Untuk lebih jelasnya, simak di bawah ini:
1. Kop Surat
Dalam membuat surat balasan penawaran harus menyertakan kop surat di bagian atas. Kop surat berisi nama perusahaan atau instansi yang mengeluarkan surat.
2. Tanggal Surat
Setelah itu, cantumkan tanggal pembuatan surat yang ditulis oleh perusahaan atau instansi terkait.
3. Nomor Surat
Bagian ini menyebutkan nomor surat yang dimiliki oleh masing-masing perusahaan. Umumnya, nomor surat terdiri dari nomor urut, jenis surat, bulan keluar surat, dan tahun keluar surat.
4. Perihal/Hal
Bagian ini berfungsi untuk menyebutkan isi atau pokok masalah pada surat yang dikirimkan. Hal ini membantu penerima surat untuk mengetahui isi surat dengan mengecek bagian perihal.
5. Alamat Tujuan Surat
Pada bagian ini tertulis alamat perusahaan yang dituju.
6. Salam Pembuka
Sebelum sampai ke ini, sebaiknya menulis salam pembuka yang ditulis dengan bahasa formal.
7. Isi Surat
Bagian ini berisi inti dari balasan penawaran yang telah diterima sebelumnya.
8. Salam Penutup
Setelah itu, penulis memberikan kata terima kasih dan kepada perusahaan karena telah menjalin kerja sama.
9. Nama dan Tanda Tangan
Penulis surat wajib menulis nama lengkap serta dibubuhi tanda tangan. Biasanya surat ditandatangani oleh pimpinan atau sekretaris perusahaan.
10. Stempel
Stempel perusahaan sangat penting agar surat dinyatakan legal secara hukum. Biasanya stempel dicap di dekat tanda tangan.
Contoh Surat Balasan Penawaran
Setelah mengetahui format penulisannya yang baik dan benar, mari simak beberapa contoh surat balasan penawaran di bawah ini.
Contoh 1
Desta Wedding Organizer
Jalan Kartini
Kota Batu Jawa Timur
Nomor: 001/MWO/XII/2018
Hal: Tanggapan Penawaran Produk Spesial
Lampiran: Satu lembar
Kepada Yth. Mahmad Ice Cream & Bakery
Jalan Agus Salim
Batu Jawa Timur
Dengan hormat,
Kami selaku Sekretaris Desta Wedding Organizer, ingin melanjutkan penawaran produk spesial Mahmad Ice Cream & Bakery. Setelah berunding dengan mengamati jenis produk dan harga barang pada brosur yang Anda lampirkan, kami sepakat untuk memesan produk Anda selama masa promosi.
Kami tertarik untuk memesan ice cream, cupcakes, dan puding sesuai dengan penawaran yang kami terima. Untuk daftar rincian pemesan kami lampirkan dalam surat ini. Kami juga mengajukan permohonan potongan harga sebesar 20% mengingat banyaknya jumlah yang kami pesan.
Dengan diterbitkan surat ini, kami menunggu tindak lanjut pemesanan kami 7 (tujuh) hari sejak surat ini Anda terima. Kami berharap dapat bekerja sama dengan perusahaan Bapak/Ibu dalam pemesanan ice cream dan roti untuk kepentingan pesta perkawinan. Terima kasih atas penawaran yang sebelumnya ada khususkan untuk kami.
Hormat kami,
Sekretaris Desta Wedding Organizer
Desta Sutarjo
Contoh 2
PT. Mustika Jaya Mandiri
Jalan Cendana No. 3, Jakarta Barat
No Surat: VII/15/214
Perihal: Balasan Penawaran
Kepada Yth. Kepala Marketing,
PT. Maju Jaya Abadi
Jakarta
Dengan hormat,
Kami selaku Kepala Bagian Pengadaan Barang PT. Mustika Jaya Mandiri, ingin melanjutkan penawaran dari Bapak/Ibu selaku Kepala Marketing PT. Maju Jaya Abadi.
Setelah melewati pembicaraan pada rapat internal perusahaan, kami sepakat untuk membeli beberapa peralatan kantor untuk menunjang kinerja karyawan kami demi memajukan perusahaan kami. Rincian pembeliannya sebagai berikut:
- 20 pasang meja dan kursi
- 10 buah notebook
- 6 buah AC
- 10 buat lemari
- 2 buah mesin fotocopy
Biaya total transaksi senilai Rp 170.000.000.
Dengan diterbitkan surat ini, kami menunggu tindak lanjut pembelian peralatan kantor ini 10 (sepuluh) hari terhitung sejak 12 Juni 2014. Kami berharap dapat dengan cepat bekerja sama dengan perusahaan Bapak/Ibu dalam pengadaan peralatan kantor ini.
Terima kasih atas penawaran yang sebelumnya ada khususkan untuk kami.
Mengetahui,
Direktur Utama PT. Mustika Jaya Mandiri
Sergio Tejo
Contoh 3
PT. Sinar Muda Abadi
Jalan Raya Batu, Jawa Timur
Telepon 08148889920
Nomor: 005/MWT/XV/2020
Hal: Tanggapan Penawaran Produk Spesial
Lampiran: Satu lembar
Kepada Yth. PT. Senyum Selalu Bahagia
Jalan Mawar Merah
Surabaya
Dengan hormat,
Kami selaku Sekretaris PT. Sinar Muda Abadi, ingin melanjutkan penawaran produk spesial dari PT. Senyum Selalu Bahagia. Setelah berunding dengan mengamati jenis produk dan harga barang pada brosur yang Anda lampirkan, kami sepakat untuk memesan produk Anda selama masa promosi.
Kami tertarik untuk memesan beberapa produk sebagai berikut:
- 5 unit Smart TV 32 inci
- 5 unit PlayStation 5
- 10 unit Sofa
- 2 unit mesin fotocopy
- 3 unit mesin dispenser air minum
Dengan diterbitkan surat ini, kami menunggu tindak lanjut pemesanan kami 14 hari sejak surat ini Anda terima.
Kami berharap dapat bekerja sama dengan perusahaan Bapak/Ibu dalam pemesanan barang-barang untuk kepentingan acara gathering kantor.
Terima kasih atas penawaran yang sebelumnya ada khususkan untuk kami.
Hormat kami,
Direktur Utama PT. Sinar Muda Abadi
Bambang Sugeni
Contoh 4
De Good Hotel
Jl. Sisingamangaraja No. 28, Bandung
Telepon 0231-87345263
Nomor: 233/OL/IV/2022
Perihal: Balasan Penawaran Jasa
Yth. Pimpinan PT. Bahagia Selamanya
Jl. Setiabudi No. 44
Sukabumi, Jawa Barat
Dengan hormat,
Pertama, kami mengucapkan terima kasih atas penawaran jasa servis TV yang ditawarkan pada 10 April 2022 lalu. Surat penawaran tersebut telah kami baca dengan baik.
Namun, perlu kami informasikan bahwa saat ini kami masih terikat kontrak dengan perusahaan jasa servis TV lainnya, sehingga belum dapat menerima tawaran Anda. Jika suatu hari nanti kontrak kami berakhir, maka kami akan menghubungi Anda.
Demikian surat balasan ini disampaikan. Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Sekretaris De Good Hotel
Desi Natalia
Contoh 5
PT. Karya Bersama
Jalan Matraman Raya No. 1, Jakarta Timur
No. Telp.: 021-987654321
Email: karyabersamasukses@gmail.com
Nomor: 044/SAS/04/2022
Perihal: Balasan Penawaran Kerjasama
Yth. Pimpinan PT. Tulis Lancar
Jl. Bambu No. 5
Jakarta
Dengan hormat,
Terima kasih atas surat penawaran kerja sama yang Anda kirimkan pada 15 Maret 2022 lalu dengan nomor surat 455/LJ/03/2022.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami ingin berdiskusi lebih lanjut untuk penawaran penyewaan alat tulis kantor. Apakah Anda bersedia untuk berdiskusi pada:
Hari/tanggal: Senin, 20 Maret 2022
Pukul: 10.00 WIB
Lokasi: Kantor pusat PT. Karya Bersama
Jika Bapak/Ibu bersedia, silahkan hubungi nomor telepon atau melalui email.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan jawaban Anda, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur Utama PT. Karya Bersama
Anya Salsabila
Itu dia lima contoh surat balasan penawaran beserta format penulisannya. Semoga artikel ini dapat membantu detikers.
(ilf/fds)
