.webp)
PT Kereta Api Indonesia (Persero) turut mendorong pelestarian arsip sebagai sumber informasi berharga dan warisan nasional. Dalam melakukan pengelolaan, penyimpanan dan perawatan dokumen dinamis maupun statis, KAI membentuk Unit Corporate Document Management sebagai pelaksanaan amanat dari Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Vice President Public Relations KAI Joni Martinus mengatakan dalam mengelola arsip, KAI melakukan optimalisasi penyelenggaraan kearsipan perusahaan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria kearsipan yang berlaku. KAI juga menerapkan ISO 9001:2015 Quality Management System sejak tahun 2012 dan ISO 30301:2019 Record Management System sejak tahun 2022.
"Hal ini selaras dengan visi dan misi perusahaan serta peningkatan yang berkelanjutan," kata Joni dalam keterangan tertulis, Kamis (18/5/2023).
SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT
Adapun jenis arsip yang dikelola KAI terdiri dari, arsip non takah/umum, buku, media baru, elektronik, kepemilikan aset, legal, sertifikat tanah, AJB, inaktif, takah dan arsip yang diciptakan dari Rail Document System (aplikasi korespondensi dan kearsipan elektronik yang digunakan oleh seluruh pekerja KAI).
"Khazanah arsip yang dimiliki oleh KAI dari era Hindia Belanda sampai saat ini sekitar 3 juta arsip," papar Joni.
Dalam pengelolaan arsip tersebut, lanjut Joni, diperlukan sarana dan prasarana khusus, akses keamanannya, keselamatan, kebersihan, suhu, kelembapan arsip, dan sumber daya manusia yang bersertifikasi.
Joni menjelaskan untuk mengelola dokumen tersebut, KAI rutin memberikan pelatihan terkait arsip kepada pegawainya bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), National Archives of Netherland (NAN), lembaga pendidikan dan instansi kearsipan lainnya.
Dalam pengelolaan arsip, KAI juga mendukung transformasi digital. Adapun sejak tahun 2010, Unit Corporate Document Management KAI telah melakukan proses digitalisasi dan restorasi arsip konvensional, koleksi foto, audio, serta video secara berkelanjutan untuk meningkatkan aksesibilitas dari materi dokumen dan menghindari kerusakan atau kehilangan arsip.
Selain itu, pihaknya juga melakukan pengembangan aplikasi Rail Document System untuk memudahkan pengelolaan arsip perusahaan sekaligus mendukung modernisasi sistem administrasi perkantoran dan kearsipan.
Di samping itu, KAI juga secara rutin melakukan penyusutan arsip yang telah habis masa retensinya jsesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku. Proses penyusutan berupa pemindahan dan pemusnahan arsip inaktif merupakan bentuk efisiensi, sedangkan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan bertujuan untuk pelestarian memori kolektif bangsa.
Joni mengatakan keseriusan KAI dalam pengelolaan arsip membuat Unit Corporate Document Management mendapatkan akreditasi unit kearsipan dengan nilai AA (Istimewa) dari ANRI dan juga telah tersertifikasi ISO 30301:2019 dari lembaga sertifikasi TUV-SUD di tahun 2022.
KAI juga meraih beberapa penghargaan dari ANRI, yaitu Juara 1 dalam pemilihan Unit Kearsipan Terbaik Nasional kategori BUMN pada tahun 2017; Juara 1 Arsiparis Teladan Nasional Tahun 2016 kategori Non PNS; serta Juara 2 Arsiparis Teladan Nasional Tahun 2017 katagori Non PNS.
Dalam empat tahun terakhir, kata Joni, Unit Corporate Document Management telah menerima 74 lembaga/instansi yang berkunjung dengan tujuan menjadikan unit ini sebagai role model pengelolaan kearsipannya.
Joni mengatakan capaian tersebut menjadi bukti pihaknya telah melampaui standar dalam pelestarian arsip. Hal ini juga merupakan pengakuan terhadap upaya KAI dalam menjaga sejarah perkeretaapian Indonesia agar tetap hidup dan dapat diakses oleh generasi saat ini dan mendatang.
Joni menyebut prestasi ini juga menjadi motivasi bagi KAI untuk meningkatkan upaya pelestarian arsipnya. Pihaknya pun berkomitmen untuk terus memperluas aksesibilitas arsip-arsipnya, baik melalui digitalisasi maupun kolaborasi dengan lembaga lain.
"Kami berharap dengan tata kelola kearsipan yang baik, dapat meningkatkan daya saing perusahaan dan menunjukkan kontribusi nyata dalam transformasi menjadi perusahaan yang maju," pungkasnya.
(akd/ega)
