Tidak bisa dipungkiri saat ini banyak sekali perusahaan baru ataupun perusahaan yang sedang berkembang. Tentu saja untuk kegiatan operasional perusahaan, perusahaan membutuhkan seorang admin.
Situasi ini menjadikan banyak sekali perusahaan-perusahaan di berbagai sektor yang membuka lowongan kerja untuk admin. Hal ini membuat banyaknya pekerja yang melamar untuk lowongan admin. Dengan situasi yang kompetitif, kamu harus mempersiapkan berbagai hal untuk bisa bersaing dan menjadi yang terbaik di antara para pelamar lainnya.
Mungkin seorang admin merupakan pekerjaan yang terbilang mudah, menurut pendapat banyak orang. Namun jangan salah, seorang admin harus mempunyai beberapa kemampuan untuk memenuhi tanggung jawab dan tugasnya. Seorang admin mempunyai tanggung jawab dan tugas yang banyak serta kompleks.
JobStreet Express menyediakan berbagai macam info loker. Salah satunya adalah posisi admin.
Untuk bisa lolos dan mendapatkan posisi admin, ada baiknya kamu mempersiapkan berbagai skill atau kemampuan yang dibutuhkan seorang admin.
Yuk, kita bahas apa saja skill atau kemampuan yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan seorang admin. Berikut adalah 8 skill yang dibutuhkan untuk posisi admin.
1. Komunikasi
Seorang admin selalu berkomunikasi dan berinteraksi dalam pekerjaannya, baik itu dengan pelanggan, rekan kerja, manager sampai atasan-atasan lainnya. Maka dari itu, kemampuan berkomunikasi yang baik adalah kemampuan dasar yang dibutuhkan oleh seorang admin. Selain lancar dalam berbicara dan menyampaikan informasi, komunikasi yang baik adalah ketika kamu mampu menempatkan gaya bicara dan membedakan tata bahasa dengan lawan bicara. Apa maksudnya? Maksudnya adalah kamu paham bagaimana berkomunikasi dengan pelanggan, bagaimana berkomunikasi dengan rekan kerja, dan bagaimana berkomunikasi dengan atasan.
Tentu saja lawan bicara menjadi hal yang mempengaruhi gaya bicara dan tata bahasa kita. Ketika berhadapan dengan pelanggan, selain mendengarkan, seorang admin juga harus memahami maksud lawan bicara dan mencari solusi untuk permasalahannya. Menyampaikan informasi dengan jelas, singkat dan mudah dipahami secara lisan maupun tertulis juga menjadi hal yang perlu diperhatikan oleh seorang admin.
2. Kemampuan Organisasi
Tugas utama seorang admin adalah mengelola segala hal yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Operasional yang dimaksud adalah mulai dari pengaturan, perencanaan dan pemantauan seluruh kegiatan perusahaan berjalan sesuai target. Bagaimana suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik jika seseorang yang bertugas untuk mengelola operasionalnya tidak mampu mengorganisasi perusahaan dengan baik. Agar perusahaan dapat beroperasional dengan baik, lancar, serta efisien. Seorang admin haruslah bisa mengelola hal yang bersangkutan dengan tugas-tugas mereka secara efisien.
Kemampuan organisasi tentu saja akan berdampak pada kerja sama tim. Dalam pekerjaannya sering kali seorang admin akan bekerjasama dengan departemen-departemen atau divisi-divisi lainnya. Kemampuan organisasi yang baik sangat dibutuhkan agar koordinasi, rapat, segala hal yang perlu dibutuhkan saat bekerja sama dengan departemen ketua divisi tersebut dapat berjalan dengan lancar dan sesuai target.
Kemampuan organisasi tentunya tidak terlepas dengan kecepatan respon seorang admin. Admin juga bertanggung jawab untuk memenuhi segala kebutuhan perusahaan maupun pelanggan. Agar perusahaan operasional perusahaan tidak terganggu dan dapat berjalan dengan efisien. Seorang admin haruslah dapat merespon segala masalah dengan cepat.
Misal, kamu seorang admin saat ini kamu sedang mempersiapkan suatu rapat untuk para stakeholder yang akan dimulai 1 jam lagi. Namun, tiba-tiba ada salah satu anggota yang bermasalah mengenai dokumen-dokumennya. Tentu saja kamu harus merespon hal itu serta membantunya agar rapat dapat berjalan sesuai target, yaitu jam 1 dan rapat berjalan dengan optimal. Pada intinya, seorang admin harus dapat merespon dengan cepat dan waktu yang singkat untuk menemukan informasi atau hal-hal yang memang diperlukan.
3. Kemampuan Memanajemen Waktu
Dalam mengelola dan mengatur operasional perusahaan, seorang admin tentu saja mempunyai banyak sekali pekerjaan. Umumnya, pekerjaan ini harus dilakukan dalam waktu yang terbatas atau waktu yang telah ditentukan. Kemampuan manajemen waktu menjadi hal yang harus dimiliki oleh seorang admin. Kemampuan memanajemen waktu dengan baik akan menjadikan pekerjaan lebih efektif dan efisien.
Tips untuk mengerjakan pekerjaan yang banyak dengan waktu yang terbatas adalah dengan membaginya terlebih dahulu. Membagi yang dimaksud adalah membagi pekerjaan berdasarkan skala prioritas dan waktu tenggat. Selain berdampak pada diri sendiri, perlu diingat bahwa admin juga mengatur dan menjadwalkan kegiatan perusahaan, seperti meeting dengan klien, meeting dengan investor, sampai meeting antar divisi atau departemen. Tentu saja agar semua hal tersebut dapat berjalan dengan lancar, admin harus mempunyai kemampuan manajemen waktu dengan baik.
4. Mengikuti Perkembangan Teknologi
Pada era digital ini, tidak bisa dipungkiri banyak sekali pekerjaan yang sudah beralih dari konvensional ke digital. Begitupula pekerjaan seorang admin, yang diharuskan untuk mengikuti perkembangan teknologi serta paham cara menggunakannya. Banyak sekali aplikasi, website, perangkat keras, bahkan perangkat lunak yang dapat membantu pekerjaan seorang admin.
Menggunakan perkembangan teknologi yang ada tentunya akan membantu admin dalam mengakses dan mencari informasi. Dengan menggunakan hal-hal tersebut dan memanfaatkannya, pekerjaan admin dapat menjadi lebih efisien dan efektif. Tentu saja hal ini akan berdampak pada operasional perusahaan yang semakin baik.
Dampak ketika mengikuti perkembangan teknologi adalah secara otomatis admin sudah terbiasa untuk beradaptasi. Kebiasaan dan mudahnya untuk beradaptasi akan menjadikan admin lebih siap dan matang untuk menghadapi berbagai permasalahan di lingkungan kerja. Semakin banyak dan mendalam pengetahuan kamu tentang teknologi seputar admin, maka kesempatan dan peluang kamu untuk mendapatkan posisi admin semakin besar.
5. Pemecahan Masalah
Ketika menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, sering kali seorang admin dihadapkan dengan situasi dengan masalah-masalah yang tidak terduga. Seperti perangkat lunak yang error, komputer yang error, printer yang macet, berkas-berkas yang hilang, sampai kesalahpahaman di dalam perusahaan itu sendiri.
Seorang admin harus mempunyai kemampuan menyelesaikan masalah yang baik. Seorang admin harus menganalisis masalah dengan cepat, memahaminya, menemukan solusi dan yang paling penting adalah bertindak aktif untuk mengatasi permasalahan tersebut. Sebab, sia-sia saja jika admin sudah menemukan solusi dari permasalahan itu, namun tidak aktif dalam mengatasinya. Tentu saja masalah tersebut akan memakan waktu untuk penyelesaiannya, bahkan kasus terburuknya adalah tidak selesainya permasalahan tersebut.
Kemampuan dalam pemecahan masalah juga akan berdampak pada kemampuan admin untuk mengambil keputusan. Sering kali admin diharuskan untuk memberikan informasi dan masukan pada atas dalam pengambilan keputusan. Dengan kemampuan pemecahan masalah yang baik, tentu saja hal ini akan membantu admin untuk pengambilan keputusan.
6. Teliti dan Detail
Secara umum, seorang admin juga bertugas mengelola, merapihkan, bahkan membuat laporan dari data-data yang ada. Data-data ini tentu saja tidak sedikit. Data-data yang menjadi tanggung jawab admin bergantung pada posisi serta tingkatan admin itu sendiri. Dalam menjalankan tugasnya terkait data-data, ketelitian dan detail terhadap hal-hal kecil menjadi kunci agar tugas tersebut berjalan dengan baik.
Meskipun terlihat kecil, tapi kesalahan pada pengerjaan data dapat berdampak besar bagi perusahaan. Misal, seorang admin salah input tanggal untuk jadwal rapat, salah mengetik nama, salah memasukkan kategori dokumen. Tentu saja ini akan berdampak besar bagi operasional perusahaan.
Tidak hanya merugikan operasional perusahaan saja. Kesalahan ini juga dapat berdampak sebagai pencerminan dan wajah perusahaan di mata publik. Kemampuan untuk teliti dan detail juga akan berpengaruh pada akurasi serta optimalnya kinerja admin. Dengan mengerjakan tugas-tugas dengan teliti, tentu saja kemungkinan untuk adanya keluhan dan revisi dari tugas tersebut sangat kecil.
7. Profesionalisme dan Etika
Seorang admin merupakan wajah atau pencerminan dari perusahaan. Baik buruknya admin akan mencerminkan kinerja perusahaan tersebut. Hal ini menjadikan profesionalisme dan etika seorang admin haruslah dijaga. Seorang admin harus mempunyai sifat profesionalisme dan etika yang tinggi. Admin harus berperilaku ramah, sopan, baik, menghormati dan menjaga citra perusahaan tersebut.
Bayangkan, seorang pelanggan mengeluh ke admin perihal kinerja perusahaan yang kurang optimal. Jika admin tersebut menghadapinya dengan gerutu, acuh tak acuh dan bernada tinggi. Hal ini akan membuat pelanggan tersebut tidak ingin menggunakan jasa atau produk dari perusahaan admin tersebut. Bahkan, kasus buruknya adalah pelanggan ini memberi tahu dan menghasut orang-orang sekitar untuk tidak menggunakan produk atau jasa perusahaan. Maka dari itu, Profesionalisme dan etika merupakan hal yang penting bagi seorang admin untuk menjadi citra perusahaan, kepuasan pelanggan yang baik dan menjaga hubungan kerja baik dalam maupun luar perusahaan.
8. Multitasking
Multitasking adalah suatu kemampuan untuk melakukan beberapa tugas secara bersamaan dalam waktu yang sama. Dengan kata lain, multitasking memungkinkan seseorang untuk mengerjakan berbagai hal sekaligus, bukan hanya fokus pada satu tugas saja.
Seperti yang sudah dijelaskan dan diketahui, seorang admin mempunyai tugas dan tanggung jawab yang banyak dan kompleks. Dengan tanggung jawab dan tugas tersebut, sering kali seorang admin diharuskan untuk mengerjakan beberapa tugas secara bersamaan. Dengan kemampuan multitasking ini, kamu akan terbiasa dalam melakukan pekerjaan dengan beban yang besar dan tinggi. Selain itu, dengan multitasking juga produktivitas kamu juga akan meningkat. Bagaimana tidak, dalam waktu tertentu kamu sudah bisa mengerjakan dan menyelesaikan 2 bahkan 3 tugas.
Kemampuan multitasking menjadi hal yang penting untuk menjadikan kamu sebagai seorang admin yang handal. Dengan kemampuan ini kamu harus memastikan bahwa tugas yang dikerjakan tidak berkurang secara kualitasnya. Kemampuan ini juga dapat menjadi nilai tambah bagi kamu di mata perusahaan. Perusahaan akan lebih mempertimbangkan kamu sebagai karyawan mereka.
Kemampuan dan skill yang dibutuhkan sudah dilengkapi. Selanjutnya adalah mencari lowongan kerja admin. Untuk mendapatkan lowongan kerja admin yang sesuai dengan preferensi kamu, jelajahi JobStreet Express. JobStreet Express menyediakan berbagai macam info lowongan kerja, salah satunya adalah admin, bahkan di perusahaan ternama. Dengan pengalaman serta rekam jejak yang sudah kredibel, JobStreet Express menjadi jalan untuk membantu kamu menjadi seorang admin.
Profil JobStreet Express
JobStreet Express merupakan bagian dari Jobstreet by SEEK, yaitu teknologi pencarian kerja terkemuka di Indonesia. Tujuan kami adalah menjadi mitra rekrutmen paling terpercaya dan handal di bidang semi-terampil di Indonesia.
JobStreet Express telah hadir sejak Oktober 2022 dan kini memiliki puluhan ribu mitra perusahaan di Jakarta, Bali, Lombok, Yogyakarta, Bandung, Cirebon, Surabaya, dan kota-kota lainnya. Hingga saat ini, JobStreet Express memiliki lebih dari 17.000 iklan lowongan kerja aktif di platformnya. Dengan kemudahan proses rekrutmen yang ditawarkan JobStreet Express, kamu dapat melamar berbagai lowongan hanya dalam satu portal dengan cepat, aman, dan gratis.
Jenis lowongan yang tersedia di JobStreet Express antara lain, kasir, front office, sales/marketing, kitchen crew, staff gudang, pekerja harian, dan masih banyak lagi. Tidak hanya memudahkan perusahaan dalam mencari kandidat yang tepat, JobStreet Express juga terus berupaya memberikan kemudahan bagi pelamar kerja. Hal ini merupakan upaya JobStreet Express untuk menjadi mitra pencarian kerja yang dapat diandalkan untuk berbagai kalangan.
Berbagai daftar lowongan kerja terpercaya dapat diakses dengan mudah melalui website id.jobstreetexpress.com dan aplikasi JobStreet Express yang dapat diunduh melalui App Store atau Play Store jobstreetexpress.app.link/unduhjse. Setelah masuk ke website atau lamaran, berikut langkah-langkah melamar pekerjaan:
1. Buat akun dan lengkapi data seperti nama lengkap, nomor telepon, domisili, CV, dan lain sebagainya.
2. Pilih nama pekerjaan yang ingin kamu cari.
3. Klik 'Cari Lowongan', klik salah satu lowongan, maka akan muncul informasi mengenai deskripsi pekerjaan, persyaratan, dll.
4. Klik 'Lamar Sekarang' dan tunggu notifikasi proses selanjutnya dari perusahaan.
JobStreet Express mempunyai visi membangun Indonesia dengan memperluas kesempatan #PastiDapatKerja dan misi menjadi partner rekrutmen yang terpercaya dan paling diandalkan dalam bidang semi-terampil di Indonesia. Dengan fitur-fitur yang dimiliki JobStreet Express, seperti fitur filter lokasi, filter tipe pekerjaan, dan filter tanggal rilis. JobStreet Express memudahkan kamu untuk mendapatkan pekerjaan sesuai profesi kamu.
Untuk menjadi seorang admin dibutuhkan beberapa keterampilan dan kemampuan yang kompleks. Mulai dari komunikasi yang baik, manajemen waktu, multitasking, hingga profesionalisme serta etika kerja. Dengan beberapa keterampilan dan kemampuan tersebut kamu bisa menjadikan hal itu sebagai modal. Modal nilai tambahan kamu untuk menonjol diantara para pelamar lainnya. JobStreet Express menyediakan berbagai macam lowongan kerja, salah satunya adalah lowongan admin.
F.A.Q
Apa saja 8 skill yang dibutuhkan loker admin?
Komunikasi, kemampuan organisasi, kemampuan memanajemen waktu, literasi dan update dengan perkembangan teknologi, pemecahan masalah, teliti dan detail, profesionalisme dan etika, serta multitasking adalah skill yang dibutuhkan untuk menjadi seorang admin
Secara umum apa saja tanggung jawab seorang admin?
Admin bertanggung jawab dalam mengelola operasional perusahaan. Hal ini termasuk seperti penjadwalan, perencanaan, pelaksanaan, pelaporan sampai pemantauan kegiatan.
Untuk merespons dengan cepat, apa kemampuan/skill yang dibutuhkan oleh admin?
Untuk merespons masalah atau permintaan dengan cepat. Admin harus mempunyai kemampuan memanajemen waktu yang baik, memprioritaskan tugas, berkomunikasi aktif dengan pihak terkait.
(Content Promotion/JobStreet Express)