.webp)
Detikers, apakah kalian pernah mendengar kata benchmarking? Benchmarking berasal dari kata bahasa Inggris, benchmark yang artinya tolak ukur.
Dalam bisnis, benchmarking erat kaitannya dengan kinerja perusahaan. Oleh karena itu, benchmarking menjadi salah satu istilah yang digunakan dalam manajemen strategi bisnis.
Benchmarking bisa dilakukan untuk proses produksi, produk barang/jasa, maupun sistem dalam suatu perusahaan. Apa yang dimaksud dengan benchmarking? Simak penjelasan arti benchmarking, tujuan serta cara melakukannya berikut ini.
SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT
Benchmarking Adalah
Secara umum, Oxford Dictionary mendefinisikan arti benchmarking adalah sesuatu yang dapat diukur dan digunakan, sebagai standar yang bisa dibandingkan dengan hal-hal lain. Jadi, benchmarking merupakan tolak ukur yang digunakan untuk menilai atau membandingkan suatu hal.
Mengutip e-book Manajemen Kualitas Terpadu oleh Nilda Tri Putri, Ph.D, dalam proses bisnis, maksud dari benchmarking adalah teknik manajemen untuk mengukur hasil kerja (performa) organisasi/perusahaan, dengan membandingkannya pada ukuran terbaik yang dikenal di lingkungan eksternal organisasi/perusahaan.
Jadi singkatnya, benchmarking bisa diartikan sebagai patokan atau alat analisis untuk melihat kinerja organisasi/perusahaan. Biasanya, benchmarking ditunjukkan oleh perusahaan-perusahaan yang menjadi pemimpin pasar.
Konsep benchmarking pada perusahaan yaitu sebagai praktik belajar dari organisasi/perusahaan lain. Konsep efisiensi yang ingin dicapai dari adanya benchmarking mengandung 4 komponen dasar, yakni:
- Kualitas
- Harga
- Volume produksi
- Biaya produksi
Tapi, ada juga yang menganggap bahwa itu dilakukan hanya untuk menjiplak praktik terbaik perusahaan lain. Sehingga, kesan benchmarking juga dianggap buruk.
Hadi Satyagraha dalam bukunya yang bertajuk Kekeliruan Manajer, hakikat benchmarking yaitu belajar dari pengalaman perusahaan lain. Benchmarking menggunakan pengalaman organisasi lain, untuk membuat standar suatu organisasi dalam memperbaiki proses bisnis.
Namun, dalam melakukan hal itu kita juga perlu mendalami dan memahami faktor penyebab suksesnya organisasi yang bisa dijadikan benchmark. Beberapa manfaat benchmarking bagi perusahaan yaitu bisa memperbaiki kinerja perusahaan, menjadi dasar untuk peningkatan kemampuan sumber daya manusia (SDM), dan membantu perubahan budaya perusahaan (untuk mencapai target yang diinginkan).
Ada beberapa cara untuk melakukan benchmarking. Perusahaan bisa melakukan benchmarking sendiri atau berpartisipasi dalam sebuah benchmarking yang diselenggarakan oleh perusahaan lain.
Secara umum, menurut Goetsch dalam e-book Manajemen Kualitas Terpadu karya Nilda Tri Putri, Ph.D, dalam praktiknya benchmarking terdiri 4 jenis, yaitu:
1. Internal Benchmarking
Internal benchmarking yaitu suatu perbandingan operasi perusahaan diantara fungsi-fungsi dalam organisasi itu sendiri. Praktik benchmarking bentuk sederhana dan yang paling mudah untuk diterapkan. Pembandinganya bisa berupa dari kinerja setiap departemen atau divisinya.
2. Competitive Benchmarking
Competitive benchmarking adalah upaya membandingkan kinerja perusahaan dengan kompetitor atau pesaingnya. Fungsi competitive benchmarking yaitu untuk memposisikan perusahaan terhadap pesaing, yang bisa dilihat dari kualitas produk/layanan, harga, market share, dan lain-lain.
3. Functional Benchmarking
Functional benchmarking melakukan investigasi pada perusahaan-perusahaan yang unggul dalam industri yang berbeda atau tidak sejenis. Jadi, functional benchmarking merupakan asumsi yang tidak membatasi perbandingan terhadap pesaing langsung.
4. Generic Benchmarking
Generic benchmarking menjadi perluasan dari functional benchmarking. Di mana, generic benchmarking merupakan upaya untuk melakukan pada proses bisnis tanpa memperdulikan tidak samanya jenis di antara industri-industri.
Tujuan Benchmarking untuk Bisnis
Adapun tujuan benchmarking adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan Penjualan
Tujuan benchmarking juga bisa menjadi salah cara dalam meningkatkan penjualan. Dengan melakukan identifikasi dan riset pesaing, kita bisa gunakan itu untuk membangun strategi pemasaran dan inovasi terhadap penjualan produk/layanan.
2. Menjadi Bahan Evaluasi Berkala
Tujuan dari benchmarking yaitu untuk memahami dan mengevaluasi proses bisnis. Benchmarking akan mendukung pengambilan keputusan.
Sehingga membantu untuk mencapai tujuan operasional dan langkah strategis perusahaan. Dengan hal ini, perusahaan akan bisa menemukan cara terbaik untuk meningkatkan proses maupun kualitas produknya.
3. Mengembangkan Infrastruktur Perusahaan
Dilansir dari laman Imperial College London, tujuan benchmarking lainnya adalah untuk meningkatkan operasi (produktivitas) dan manajemen perusahaan. Hal ini akan mengarah pada aspek seperti lingkungan, keuntungan finansial, produktivitas, keandalan hingga kualitas layanan bagi pelanggan.
4. Meningkatkan Rasa Kepemilikan
Menetapkan sistem ukuran untuk manajemen internal juga termasuk tujuan benchmarking. Langkah-langkah tersebut digunakan untuk mengidentifikasi praktik terbaik, sebagai upaya untuk meningkatkan rasa kepemilikan dari produk yang ada.
5. Memahami Kelebihan Kekurangan Perusahaan
Benchmarking memiliki tujuan untuk menetapkan sistem ukuran, dalam manajemen internal perusahaan. Ketika perusahaan mengetahui dan memahami keunggulan serta kekurangannya, perusahaan akan menggunakan langkah-langkah tersebut, untuk mengidentifikasi praktik terbaik yang perlu dilakukan.
6. Memberikan Informasi Komparatif
Benchmarking juga berperan dalam memberikan informasi komparatif untuk manajemen senior dan pemangku kepentingan. Misalnya, pemerintah atau pihak regulator yang berwenang.
Cara Melakukan Benchmarking
1. Analisis Proses Internal
Langkah pertama untuk melakukan benchmarking yaitu dengan menganalisis proses internal. Membandingkan data yang diperoleh dengan data proses yang dimiliki (internal), bertujuan untuk menentukan adanya kesenjangan (gap) di antara mereka.
Dalam hal ini, kita perlu membandingkan situasi kualitatif. Misalnya tentang sistem, prosedur, organisasi, hingga sikap individu. Identifikasilah mengapa bisa terjadi perbedaan dan apa saja yang bisa dipelajari dari situasi tersebut.
2. Tentukan Proses Benchmarking
Khaerani Ramli dari Universitas Hasanuddin dalam penelitiannya, menuliskan bahwa melakukan benchmarking, kita perlu menentukan benchmark menjadi suatu proses lama, yang memerlukan perbaikan. Solusi permasalahan perlu diawali dengan perancangan proses baru, sebagai upaya perbaikan.
Standar yang dipilih untuk proses benchmark-nya harus berkontribusi besar terhadap perbaikan dan peningkatan mutu. Contohnya memperhatikan durasi waktu penyelesaian untuk setiap elemen kerja, waktu setiap titik pengambilan keputusan, jumlah pengulangan dan kemungkinan terjadinya kesalahan pada setiap elemen.
Tentukan juga bagaimana cara meningkatkan mutu proses dan hasil. Selain itu, pilih informasi apa yang diperlukan dalam proses benchmarking pada perusahaan lain yang menjadi tujuan benchmarking.
3. Menentukan Target
Langkah selanjutnya yaitu menentukan kepada siapa akan dilakukan benchmark. Caranya, dengan memilih perusahaan lain yang memang dipandang memiliki reputasi baik atau bahkan terbaik dalam kategorinya.
4. Lakukan Riset dan Pengumpulan Data
Lakukan riset dan mengumpulkan data terkait standar yang telah dipilih, terhadap organisasi yang akan di-benchmark. Informasi tersebut bisa dimulai dengan apa yang sudah dipublikasikan.
Mengutip e-book management Ideas: Teori dan Penerapannya oleh Desi Susanti, S.P., M.M., dkk, berikut adalah cara riset yang bisa dilakukan dalam benchmarking:
- Riset in house, dilakukan dengan melakukan penilaian terhadap informasi dalam perusahaan ataupun informasi yang ada. Contohnya, hasil studi seperti jurnal, majalah, survei pasar, survei pelanggan dan lain-lain.
- Riset pihak ketiga, dilakukan dengan jasa pihak ketiga dalam pencarian data yang sulit didapat.
- Pertukaran langsung, bisa juga dilakukan dengan merancang dan mengirimkan kuesioner kepada lembaga yang akan di-benchmark. Contoh lain, menggunakan telepon dengan perusahaan yang dijadikan mitra dalam benchmarking.
Data itu bisa digunakan sebagai pendahuluan, sebelum nantinya dilakukan kunjungan langsung. Pada saat melakukan kunjungan langsung, proses yang diamati yaitu menggunakan standar yang berkaitan dengan data internal, yang telah diidentifikasi dan dikumpulkan sebelumnya.
5. Aplikasikan Temuan
Pelaku benchmarking yang telah menyimpulkan, bahwa kunjungan langsung bisa menghasilkan pandangan dan pemahaman yang jauh lebih dalam. Jika, dibandingkan dengan cara pengumpulan data manapun. Oleh karena itu, informasi yang telah didapat bisa diaplikasikan.
6. Trial and Error
Tahapan tindakan ini mencakup implementasi dari rencana yang sudah dibuat. Dalam tahap ini, mekanisme pelaporan dibutuhkan untuk memantau efektivitas dari rencana tersebut.
Pemantauan juga perlu dilakukan secara kontinu (berkelanjutan). Sehingga, informasi yang ada akan menjadi umpan balik atau perbaikan, bagi tahap perencanaan selanjutnya.
Prasyarat Benchmarking
- Kemauan dan komitmen yang kuat
- Adanya keterkaitan dengan tujuan strategi
- Memiliki tujuan untuk menjadi yang terbaik
- Pemahaman terhadap proses, produk dan jasa yang ada
- Proses terdokumentasi sebelum adanya perubahan, yang berguna untuk pengukuran peningkatan kinerja setelah dilakukannya benchmarking
- Keterampilan dalam komunikasi dan menganalisis proses.
Demikian penjelasan dari benchmarking adalah upaya untuk mengetahui bagaimana dan mengapa suatu perusahaan bisa menjalankan tugasnya lebih baik, dibandingkan dengan perusahaan lainnya. Detikers jadi tahu kan, apa saja tujuan benchmarking?
(khq/fds)
