Kegiatan procurement atau pengadaan barang dan jasa biasanya dilakukan oleh perusahaan atau instansi pemerintah untuk memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dipenuhi sendiri oleh perusahaan, sehingga membutuhkan bantuan pihak ketiga atau penyedia.
Artikel ini akan menjelaskan procurement secara lengkap, mulai dari pengertian, komponen, jenis, sampai prosesnya.
Pengertian Procurement
Mengutip situs accounting.binus.ac.id, procurement adalah proses pengadaan dan pembelian barang dan jasa dari sumber eksternal seperti pemasok pihak ketiga atau vendor. Bagian procurement biasanya melakukan pengadaan barang dan jasa dengan sumber daya terbatas dan kemampuan finansial yang tidak cukup memadai, sehingga mereka harus membuat pilihan seefisien mungkin untuk bisa menghasilkan barang dan jasa terbaik.
Sementara itu, menurut Christoper dan Schooner (2007) yang dikutip oleh Badzlina Daroyani Novitaningrum dalam repository.unpas.ac.id, procurement atau pengadaan adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara efektif, efisien, dan transparan sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pengguna.
Sedangkan mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 sebagaimana diubah dengan PP Nomor 70 Tahun 2012, pengadaan barang dan jasa atau procurement adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan kerja perangkat daerah/institusi yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikan seluruh kegiatannya untuk memperoleh barang/jasa tersebut.
Komponen Procurement
Procurement terdiri atas tiga komponen, yakni people (orang), process (proses), dan paperwork (lembar kerja). Berikut penjelasannya mengutip situs netsuite.com.
1. People
People atau orang dalam proses procurement bertanggung jawab memulai langkah pengadaan. Jumlah orang yang terlibat bergantung pada nilai barang/jasa yang akan diadakan. Semakin tinggi nilainya, maka semakin banyak orang yang dibutuhkan dalam proses procurement ini.
2. Process
Dalam procurement juga terjadi proses, yang apabila proses tersebut berjalan efektif, maka akan membantu keberhasilan perusahaan. Proses ini setidaknya harus dapat menekan biaya dan memastikan pasokan tiba saat kegiatan bisnis membutuhkan barang/jasa tersebut. Namun, jika tidak direncanakan dengan tepat, proses procurement justru akan menyedot lebih banyak biaya dan berdampak pada laba.
3. Paperwork
Komponen ini merupakan pencatatan dari proses pengadaan atau procurement. Pencatatan berfungsi sebagai penyimpan informasi organisasi tentang persyaratan pembayaran dan kinerja pihak pemasok barang/jasa serta membantu bisnis agar pengadaan yang dilakukan efisien. Paperwork harus mudah diakses sehingga dapat ditelusuri jika ada perselisihan atau kasus dari proses procurement.
Jenis-jenis Procurement
Setelah memahami komponen dalam procurement, sekarang kita mempelajari jenis-jenis procurement itu sendiri. Berikut empat jenis procurement mengutip situs beroeinc.com dan netsuite.com.
1. Pengadaan Langsung (Direct Procurement)
Jenis ini merupakan pengadaan dalam bentuk bahan mentah, peralatan mesin, atau barang yang dibeli untuk dijual kembali. Pengadaan langsung biasanya memiliki dampak langsung terhadap keuntungan dan performa perusahaan.
2. Pengadaan Tidak Langsung (Indirect Procurement)
Jenis ini merupakan pengadaan dalam bentuk persediaan atau input yang tidak digunakan dalam proses produksi manufaktur tetapi diperlukan untuk operasional sehari-hari, misalnya ATK atau alat tulis kantor, layanan marketing (pemasaran), atau utilitas.
3. Pengadaan Barang (Goods Procurement)
Jenis ini merupakan pengadaan barang fisik yang berfungsi sebagai inventaris, bisa termasuk ke dalam pengadaan langsung maupun tidak langsung. Contoh pengadaan barang hampir sama seperti dua jenis di atas, yakni bahan mentah, barang grosir, dan peralatan kantor.
4. Pengadaan Jasa (Services Procurement)
Jenis ini merupakan proses pengadaan layanan atau services berbasis sumber daya manusia untuk membantu perusahaan. Contohnya pengadaan layanan konsultan, agensi, atau layanan pemeliharaan utilitas perusahaan (maintenance).
Proses pada Procurement
Menurut Sutedi seperti dikutip repository.unpas.ac.id, proses pengadaan barang dan jasa atau procurement dimulai dari adanya transaksi pembelian atau penjualan barang di pasar secara langsung atau tunai, kemudian berkembang ke arah pembelian berjangka waktu pembayaran dengan membuat dokumen pertanggungjawaban antara pembeli dan penjual, dan pada akhirnya pengadaan dilakukan melalui proses pelelangan.
Sementara mengutip netsuite.com, berikut 9 tahapan yang dilakukan dalam proses procurement.
1. Identifikasi Barang atau Jasa
Perusahaan mengidentifikasi lebih dulu barang atau jasa apa yang dibutuhkan perusahaan, yang tidak bisa dipenuhi oleh perusahaan sendiri sehingga membutuhkan bantuan dari pihak ketiga atau vendor. Identifikasi juga dilakukan terhadap jumlah atau besaran yang diperlukan.
2. Mengajukan Permintaan Pembelian
Setelah mendata jumlah barang atau nilai jasa yang diperlukan, perusahaan mengajukan permintaan pembelian kepada pihak ketiga (dikenal juga dengan istilah purchase requisition). Permintaan pembelian ini harus disetujui oleh manajer departemen terkait, staf pembelian, dan tim keuangan.
3. Memilih Vendor Melalui Assessment
Setelah mengajukan permintaan pembelian, biasanya akan ada beberapa vendor yang menawarkan barang atau jasa mereka. Perusahaan dapat memilih salah satu atau beberapa vendor/pihak penyedia yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan melalui proses penilaian atau assessment.
4. Negosiasi
Setelah memilih beberapa vendor yang menjadi kandidat kuat, perusahaan dapat melakukan negosiasi harga dan kesepakatan kerja sama dengan vendor tersebut. Jika sudah sepakat, pastikan kesepakatan harga dan kerja sama tersebut tercatat dalam dokumen resmi.
5. Memesan Barang atau Jasa
Perusahaan dapat membuat pesanan barang atau jasa kepada vendor yang dipilih. Dokumen ini biasa disebut dengan istilah purchase order (PO). PO harus dibuat secara rinci terkait barang atau jasa seperti apa yang harus dipenuhi oleh vendor.
6. Menerima dan Mengecek Barang atau Jasa
Vendor kemudian menyediakan barang atau jasa tersebut dan diterima oleh perusahaan. Pihak perusahaan mengecek apakah barang dan jasa tersebut sesuai dengan pesanan, apakah terdapat kerusakan atau kekeliruan, dan sebagainya.
7. Lakukan Three-Way Matching
Selain melakukan pengecekan secara fisik, perusahaan melalui bagian accounting melakukan three-way matching. Yakni menyesuaikan dokumen purchase order, order receipt atau packing list, dan invoice. Ini dilakukan untuk memastikan tidak ada dokumen yang keliru sebelum perusahaan melunasi pembayaran.
8. Menyetujui Invoice dan Melakukan Pembayaran
Setelah three-way matching beres dan akurat, perusahaan menyetujui invoice dan dapat melunasi pembayaran kepada vendor. Upayakan pembayaran dilakukan tepat waktu dan jangan sampai molor untuk menjaga hubungan baik dengan vendor.
9. Pencatatan
Proses belum berakhir saat pembayaran, dan baru dinyatakan selesai apabila pihak perusahaan telah mencatat keseluruhan proses procurement tersebut. Proses ini disebut juga dengan istilah recordkeeping. Tujuannya antara lain untuk membantu perusahaan mengajukan procurement lagi di lain waktu serta menjadi bukti untuk proses auditing.
Prinsip-prinsip Procurement
Mengutip buku Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah oleh I Putu Jati Arsana, procurement atau pengadaan barang dan jasa memiliki 14 prinsip.
- Efisien
- Efektif
- Transparan
- Terbuka
- Kompetitif
- Adil dan tidak diskriminatif
- Akuntabel
- Bertanggung jawab
- Kehati-hatian
- Kemandirian
- Integritas
- Good corporate governance
- Berpihak pada produksi dalam negeri
- Berwawasan lingkungan
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Perbedaan antara procurement dan purchasing dapat dilihat dari beberapa aspek. Berikut penjelasannya mengutip situs accounting.binus.ac.id.
1. Procurement
- Tujuan akhir: Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan dan memenuhi pengadaan kebutuhan tersebut secara strategis dan melalui proses proaktif.
- Cara menilai: Menempatkan nilai barang dan jasa lebih penting daripada jumlah biayanya.
- Waktu keterlibatan: Terlibat dari awal hingga akhir untuk memperoleh semua barang dan jasa yang diperlukan.
- Tugas: Lebih kompleks, mulai dari pengenalan kebutuhan, pengadaan, penutupan kontrak, dan pencatatan.
- Fokus: Berfokus pada pengembangan jangka panjang dengan pemasok (fokus relasional).
2. Purchasing
- Tujuan akhir: Mengatur pengeluaran perusahaan dan membeli barang/jasa bagi perusahaan dengan proses yang reaktif.
- Cara menilai: Lebih fokus pada harga daripada nilai dari barang/jasa.
- Waktu keterlibatan: Terlibat ketika membeli barang dan jasa saja.
- Tugas: Lebih sederhana, mulai dari pemesanan, pengiriman, dan pembayaran.
- Fokus: Berfokus pada transaksi yang efisien, tidak terlalu peduli dengan pengembangan hubungan dengan pemasok (fokus transaksional).
Demikian penjelasan mengenai procurement atau pengadaan barang dan jasa. Semoga bermanfaat untuk membantu usaha Anda, detikers.
Simak Video "Video Reaksi AS soal 3 Negara Barat Siap Akui Palestina di Sidang Umum PBB"
(des/fds)