12 Contoh Surat Peringatan Berdasarkan Aturan di Indonesia

Surat peringatan adalah pengingat karyawan terkait kepatuhan pada aturan perusahaan. Apabila ada pelanggaran yang berdampak fatal, karyawan tersebut bisa diberikan surat peringatan.

Nah, jika karyawan tersebut mengulangi pelanggaran yang sama atau lebih fatal, perusahaan bisa kembali memberikan surat peringatan. Pengulangan ini bisa berujung pada pemecatan karyawan.

Lantas, apa sih sebenarnya surat peringatan itu? Lalu bagaimana hukumnya jika karyawan menolak surat peringatan dari perusahaan? Simak penjelasannya secara lengkap dalam artikel berikut ini yuk detikers.

Apa Itu Surat Peringatan?

Dijelaskan dalam buku Panduan Lengkap HRD dan GA oleh M Lailatul Qodri Z, surat peringatan (SP) diberikan kepada karyawan karena telah melakukan kesalahan kerja berulang kali atau sangat fatal. Surat peringatan merupakan bentuk ketegasan dan disiplin perusahaan.

Pemberian surat peringatan bertujuan sebagai kemawasan diri bagi seluruh karyawan ketika bekerja. Selain itu, surat peringatan berfungsi untuk memberikan penjelasan yang baik kenapa surat tersebut harus diberikan.

Nanang Supriyatna selaku Human Capital PT Trans Digital Media mengatakan, surat peringatan sebenarnya telah diatur dalam undang-undang. Jadi, surat peringatan merupakan surat sah yang ditulis dan dikeluarkan oleh perusahaan.

"Surat peringatan itu sebenarnya sudah diatur dalam Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 dan UU Cipta Kerja Nomor 11 Tahun 2020, jadi sudah diatur di sana," kata Nanang saat dihubungi detikcom, Kamis (13/10/2022).

Diberikannya surat peringatan juga bisa menjadi tolak ukur bagi karyawan, apakah ia mau berubah menjadi lebih baik atau tidak. Dengan begitu, perusahaan juga bisa turut menilai apakah karyawan tersebut pantas untuk dipertahankan atau lebih baik dikeluarkan saja.

"Nah turunannya SP itu diatur oleh peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. Seharusnya asal dasarnya peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama clear, maka dengan begitu SP bisa diterapkan," jelasnya.

Perlu diketahui, surat peringatan hanya akan diberikan kepada karyawan sebanyak tiga kali saja, yakni mulai dari SP1, SP2, dan SP3. Apabila karyawan telah mendapat SP3, maka karyawan tersebut secara otomatis dianggap dipecat dari perusahaan.

Contoh Surat Peringatan yang Benar

Perlu diingat, surat peringatan yang tergolong resmi tidak bisa dibuat sembarangan. SP bisa berdampak pada jenjang karir, kepercayaan, hingga kepercayaan pada kompetensi karyawan.

Berikut contoh surat peringatan mulai dari SP1, SP2, dan SP3:

1. Contoh Surat Peringatan Pertama (SP1)

• Contoh Pertama

SURAT PERINGATAN

Sebagai bentuk penegakan kedisiplinan perusahaan, maka Saudara yang tercantum di bawah ini:

Nama: Ahmad Syarif
Jabatan: Staff Marketing

Surat Peringatan ini diterbitkan berdasarkan kesalahan Saudara Ahmad Syarif berupa tidak masuk kerja tanpa keterangan yang mengakibatkan operasional divisi kerja tidak beraturan.

Maka, dengan ini Saudara diberikan Surat Peringatan Pertama (SP1). Sebagai informasi, surat ini berlaku selama 6 (enam) bulan terhitung sejak surat ini diterbitkan.

Tujuan Penerbitan Surat Peringatan

Surat Peringatan ini bertujuan untuk memberikan pengarahan sekaligus peringatan agar Ahmad Syarif bersedia mengikuti tata tertib pekerjaan yang telah ditetapkan perusahaan dan tidak melakukan kesalahan yang sama yang dapat merugikan pihak perusahaan.

Tidak Lanjut

Untuk mengantisipasi agar karyawan tidak melakukan kesalahan yang sama, maka perusahaan akan melakukan sanksi yang lebih berat lagi hingga Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).

Demikian Surat Peringatan ini dikeluarkan, sehingga dapat dijadikan sebagai bahan perhatian dan dapat digunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, 21 Juli 2020

Human Resource Manager

• Contoh Kedua

SURAT PERINGATAN

PT. Makmur Gemilang Hebat
Gedung Gemilang Lantai 10, Jalan Makmur Nomor 69, Jakarta
Telepon: (021) 345678, Email: contact@makmurgemilang.com

Nomor: SP/123/08/2019
Lampiran: 1 lembar
Perihal: Surat Peringatan Pertama (SP1)

Yth. Gusti Pangestu
Staf Keuangan PT. Makmur Gemilang Hebat
di tempat

Berdasarkan Surat Perjanjian Kerja (SPK) Nomor 018/SPK/10/2017 tertanggal 10 Agustus 2017, melalui surat ini Direktur PT. Makmur Gemilang Hebat memberitahukan kepada Saudara bahwa:

Catatan kehadiran bulan Agustus 2019 yang didapatkan dari pihak HRD menunjukkan bahwa Saudara Gusti Pangestu tidak masuk kerja selama 4 (empat) hari berturut-turut tanpa ada keterangan berupa pemberitahuan atau permohonan izin secara tertulis kepada pihak perusahaan;

Tindakan tersebut merupakan indikasi bahwa Saudara tidak disiplin dan telah lalai dalam mematuhi peraturan yang diberlakukan di PT. Makmur Gemilang Hebat sebagaimana yang sudah tertera secara jelas dalam Surat Perjanjian Kerja (SPK);

Perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Pertama (SP1) sebagai bentuk konsekuensi dari pelanggaran yang Saudara lakukan tersebut.

Melalui surat peringatan ini, perusahaan sangat berharap Saudara melakukan introspeksi diri supaya lebih memperhatikan dan menaati peraturan yang berlaku di perusahaan, termasuk kehadiran karyawan.

Kami juga berharap, Saudara akan memperbaiki kesalahan dan tidak mengulangi hal yang sama di masa mendatang karena berpotensi besar untuk merugikan perusahaan.

Demikian surat peringatan sebagai teguran awal ini kami sampaikan kepada Saudara untuk diperhatikan dan dilaksanakan.

Jakarta, 5 September 2019
PT. Makmur Gemilang Hebat

Direktur Utama

• Contoh Ketiga

SURAT PERINGATAN

Nomor: SP/007/13/2020

Kepada Yth.
Riri Rahmania
di tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan catatan kehadiran bulan Maret 2020 yang didapatkan dari pihak HRD menunjukkan bahwa Saudari Riri Rahmania tidak masuk kerja selama 3 (tiga) hari berturut-turut tanpa ada keterangan berupa pemberitahuan atau permohonan izin secara tertulis kepada pihak perusahaan.

Maka, terhitung mulai tanggal 1 April 2020 Riri Rahmania dikenakan sanksi administratif berupa Surat Peringatan Pertama (SP1)

Dengan Surat Peringatan Pertama ini, maka Saudari dikenakan sanksi administrasi berupa Hak cuti dipotong sejumlah hari mangkir, yaitu 3 (tiga) hari. Lalu, Jika Riri Rahmania dalam waktu 3 (tiga) bulan, semenjak tanggal ditetapkan masih melakukan kesalahan yang sama ataupun kesalahan lainnya, maka akan ditunda kenaikan gaji atau pemberian bonus.

Demikian surat peringatan sebagai teguran awal ini kami sampaikan kepada Saudara untuk diperhatikan dan dilaksanakan.

Jakarta, 28 Maret 2020
PT. Hebat Sejahtera

Muhammad Fikri

• Contoh Keempat

SURAT PERINGATAN

Surat peringatan ini ditujukan kepada:

Nama: Dina Sih Pratiwi
Jabatan: Finance

Surat peringatan diterbitkan berdasarkan bahwa Saudari Dina Sih Pratiwi dalam kurun waktu satu bulan telah izin sakit sebanyak 5 (lima) kali tanpa ada surat keterangan dari dokter yang jelas.

Maka dari itu, Perusahaan akan memberikan Surat Peringatan Pertama (SP1). Selain itu, karena sudah tidak masuk selama lima kali maka akan dihitung sebagai cuti tahunan.

Demikian Surat Peringatan ini dikeluarkan untuk dapat dijadikan sebagai bahan perhatian dan digunakan sebagaimana mestinya. Terima kasih banyak.

Jakarta, 29 Januari 2019
HRD PT Sentosa Maju Persada

Yayat Fahreza

2. Contoh Surat Peringatan Kedua (SP2)

• Contoh Pertama

SURAT PERINGATAN

Nomor: SP/14/234/2021

Kepada Yth.
Zahra Novia
di tempat

Sehubungan kinerja Saudari sebagai karyawan yang harus mematuhi dan melaksanakan semua kewajiban dan tata tertib serta disiplin dalam bekerja yang harus saudara laksanakan sepenuhnya. Maka dari itu, dengan ini kami memberikan peringatan kepada Saudari atas tindakan penyimpangan yang tidak dilaksanakan sebagaimana mestinya seperti yang kami garis bawahi berikut ini:

Melakukan tindakan fatal yang menyebabkan terganggunya operasional pemindahan barang

Surat Peringatan ini diberikan berdasarkan Peringatan Lisan yang telah disampaikan sebelumnya. Demikian Surat Peringatan Kedua (SP2) ini kami sampaikan dan berlaku selama menjadi karyawan PT Bintang Kejora. Kepada yang bersangkutan harap diperhatikan.

Jakarta, 8 November 2021

Manager Operasional PT Bintang Kejora

• Contoh Kedua

SURAT PERINGATAN

Nomor: SP/007/13/2018

Kepada Yth.
Kurnia Sari
di tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan catatan kehadiran bulan April 2018 yang didapatkan dari pihak HRD menunjukkan bahwa Saudari Kurnia Sari melakukan pelanggaran aturan perusahaan dengan telat masuk kerja selama 8 (delapan) hari. Lalu, Saudari kedapatan juga pergi keluar kantor di saat masih jam kerja.

Maka, terhitung mulai tanggal 1 Mei 2018 Kurnia Sari dikenakan sanksi administratif berupa Surat Peringatan Kedua (SP2). Selain itu, dengan Surat Peringatan kedua ini, maka Saudari dikenakan sanksi administrasi berupa pemotongan insentif dan bonus selama tiga (tiga) bulan ke depan.

Demikian surat peringatan sebagai teguran awal ini kami sampaikan kepada Saudara untuk diperhatikan dan dilaksanakan.

Jakarta, 28 Maret 2020

Human Resources Management PT Digital Canggih

• Contoh Ketiga

SURAT PERINGATAN

NO: 887/234/10/2021

Yth.
Yanto Basna
di Tempat

Hal: Surat Peringatan Kedua

Dengan hormat,

Kami sangat menyesalkan tindakan saudara mengabaikan Surat Peringatan Pertama yang kami berikan pada tanggal 1 Maret 2021 akibat pelanggaran atau kelalaian yaitu tidak mengawasi mesin di pabrik bekerja dan akhirnya menimbulkan kerusakan parah.

Atas tindakan ini, saudara kami berikan surat peringatan kedua (SP2) dengan sanksi administratif berupa pemotongan gaji selama 2 (dua) bulan ke depan. Kami mengharapkan kerja sama yang baik dari saudara atas kejadian ini.

Bandung, 15 April 2021

Direktur Pelaksana

• Contoh Keempat

SURAT PERINGATAN

Sebagai bentuk penegakan kedisiplinan perusahaan, maka Saudara yang tercantum di bawah ini:

Nama: Kamal Abdul Malik
Jabatan: Staff Sales

Surat Peringatan ini diterbitkan berdasarkan kesalahan Saudara Kamal Abdul Malik berupa tidak masuk kerja selama 10 (sepuluh) hari tanpa keterangan yang mengakibatkan operasional divisi kerja tidak beraturan.

Maka, dengan ini Saudara diberikan Surat Peringatan Kedua (SP2). Sebagai informasi, surat ini berlaku selama tiga (tiga) bulan terhitung sejak surat ini diterbitkan.

Tidak Lanjut

Untuk mengantisipasi agar karyawan tidak melakukan kesalahan yang sama, maka perusahaan akan melakukan sanksi yang lebih berat lagi hingga Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).

Demikian Surat Peringatan ini dikeluarkan, sehingga dapat dijadikan sebagai bahan perhatian dan dapat digunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, 10 Maret 2022

Human Resource Manager

3. Contoh Surat Peringatan Ketiga (SP3)

• Contoh Pertama

SURAT PERINGATAN

Nomor: KU.01.I.424.1088

Kepada Yth.
Ibrahim Haikal
di tempat

Hal: Surat Peringatan Ketiga

Dengan hormat,

Kami merasa sangat prihatin atas musibah kehilangan sepeda motor di halaman kantor yang menimpa salah seorang karyawan. Hal ini terjadi karena saudara tidak melakukan tindakan preventif dengan menerapkan sistem pengamanan dan pelaporan secara konsisten. Peristiwa ini menjadi tanggung jawab saudara sebagai komandan keamanan.

Maka, dengan ini Saudara Ibrahim Haikal diberikan Surat Peringatan Ketiga (SP3). Selanjutnya, kami meminta saudara untuk segera berbenah karena harus angkat kaki dari perusahaan ini.

Demikian Surat Peringatan ini dikeluarkan, sehingga dapat dijadikan sebagai bahan perhatian dan dapat digunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Bandung, 1 Oktober 2021

Zulfikar
HR PT Aman Terpercaya

• Contoh Kedua

SURAT PERINGATAN

Kepada Yth.
Saudara Ardhito Pramana
Staf Keuangan PT Nusa Jaya Abadi
di tempat

Dengan ini, perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Ketiga (SP3) sekaligus pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Keputusan ini kami ambil berdasarkan pelanggaran yang terus menerus Saudara lakukan sehingga sudah tidak dapat kami berikan toleransi lagi.

Saudara Ardhito Pramana tercatat memiliki ketidakhadiran tanpa keterangan yang jelas selama 3 (tiga) bulan berturut-turut. Selain itu, Saudara tidak memberikan laporan yang lengkap, benar dan tepat waktu selama periode tersebut.

Honor Saudara akan kami berikan pada tanggal 30 Mei 2021.

Demikian Surat Peringatan Tahap Ketiga ini kami keluarkan agar diperhatikan dan dipatuhi oleh Saudara Ardhito Pramana

Jakarta, 5 Mei 2021

Ahmad Kemal
Direktur PT Nusa Jaya Abadi

4. Surat Karyawan Tidak Disiplin

• Contoh Pertama

SURAT PERINGATAN

NO: 08/34/122/2022

Yth.
Ferdi Hasan
di Tempat

Hal: Surat Peringatan Pertama

Dengan hormat,

Kami sangat menyesalkan tindakan saudara karena telah kedapatan melanggar peraturan perusahaan, yaitu merokok di ruang meja kerja. Dalam hal ini, perusahaan melarang tegas kepada seluruh karyawan untuk merokok di dalam ruangan

Atas tindakan ini, saudara kami berikan peringatan pertama dengan sanksi administratif berupa pemotongan gaji selama 1 (satu) bulan ke depan. Kami mengharapkan kerja sama yang baik dari saudara atas kejadian ini.

Bandung, 14 Agustus 2022

Farhan Suryadi
HR PT Maju Jaya Abadi

• Contoh Kedua

SURAT PERINGATAN

Sebagai bentuk penegakan kedisiplinan perusahaan, maka Saudara yang tercantum di bawah ini:

Nama: Ervan Sahid
Jabatan: Staff IT

Surat Peringatan ini diterbitkan berdasarkan kesalahan Saudara Ervan Sahid berupa telat masuk ke kantor selama 10 (sepuluh) hari selama berturut-turut. Hal ini turut mengganggu operasional perusahaan dan menghambat proses produksi.

Maka, dengan ini Saudara diberikan Surat Peringatan Pertama (SP1). Sebagai informasi, surat ini berlaku selama tiga (tiga) bulan terhitung sejak surat ini diterbitkan.

Tidak Lanjut

Untuk mengantisipasi agar karyawan tidak melakukan kesalahan yang sama, maka perusahaan akan melakukan sanksi yang lebih berat lagi hingga Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).

Demikian Surat Peringatan ini dikeluarkan, sehingga dapat dijadikan sebagai bahan perhatian dan dapat digunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, 8 Juli 2021

Pandu Wibowo
Human Resource Manager

• Contoh Ketiga

SURAT PERINGATAN

Nomor: SP/087/69/2021

Kepada Yth.
Puspita Hermawati
di tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan catatan kehadiran bulan September 2021 yang didapatkan dari pihak HRD menunjukkan bahwa Saudari Puspita Hermawati melakukan pelanggaran aturan perusahaan dengan telat masuk kerja selama 12 (dua belas) kali. Lalu, Saudari kedapatan juga pergi keluar kantor di saat masih jam kerja.

Maka, terhitung mulai tanggal 1 Oktober 2021, Puspita Hermawati dikenakan sanksi administratif berupa Surat Peringatan Pertama (SP1)

Dengan Surat Peringatan Pertama ini, maka Saudari dikenakan sanksi administrasi berupa pemotongan insentif dan bonus selama satu (satu) bulan ke depan.

Demikian surat peringatan sebagai teguran awal ini kami sampaikan kepada Saudari untuk diperhatikan dan dilaksanakan.

Jakarta, 28 September 2021

Kelvin Azhar
Human Resources Management PT. Karya Bangsa

Berapa Lama Masa Berlaku SP1?

Mungkin di antara detikers ada yang bertanya-tanya, lantas berapa lama sih masa berlaku jika karyawan mendapatkan surat peringatan pertama atau SP1? Nanang mengatakan, bila mengikuti aturan saat ini yakni menurut Undang-undang Cipta Kerja Nomor 11 Tahun 2020, masa berlaku SP1 adalah enam bulan.

"Kalau aturan lama boleh tingkat kesalahan tertentu bisa langsung (diberi) SP2 atau SP3, tapi kalau sekarang harus berurutan dan masanya harus enam bulan, jika lewat dari enam bulan dan ternyata ada pelanggaran lagi kemudian dikenakan SP berikutnya, namun kalau tidak ada maka dia balik lagi ke SP1," ujar Nanang.

Bagaimana Jika Karyawan Menolak Surat Peringatan?

Tentu, tak semua karyawan mau menerima surat peringatan yang diberikan oleh pihak perusahaan. Lalu, bagaimana jika karyawan menolak surat tersebut?

Menurut nanang, mau atau tidaknya seorang karyawan menerima surat peringatan tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan. Bila sudah ada aturan yang tertulis, maka seharusnya karyawan tak boleh menolak surat peringatan.

"Ini seperti hak subjektif dari pengusaha atau perusahaan, asal telah diatur dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama harusnya tidak bisa menolak," tutur Nanang.

"Akan tetapi, dalam hubungan industrial kalau karyawan itu menolak, kalau dia punya serikat pekerja dia bisa mengadu ke serikat pekerja. Lalu kemudian ada pertemuan untuk mencari kesepakatan apakah tetap diberikan SP atau tidak," ujarnya

"Orang itu punya defence mekanisme, kalau merasa tersudutkan dia akan berusaha untuk menolak. Makanya yang terpenting adalah komunikasinya seperti apa, harusnya SP itu clear untuk mengetahui tingkat kesalahannya apa," pungkas Nanang.

Nah itu dia detikers penjelasan mengenai surat peringatan beserta dengan contoh, masa berlaku SP1, dan bagaimana jika karyawan menolak surat peringatan. Semoga artikel ini dapat membantu detikers dalam memahami apa itu surat peringatan dan contohnya.