Petty Cash: Pengertian, Fungsi, Metode, dan Contoh Laporannya

Ketika detikers menjalankan sebuah usaha, tentu di dalamnya terdapat arus keluar masuk uang. Untuk meminimalisir terjadinya kesalahan dan penyelewengan dana, maka perusahaan perlu mencatat seluruh dana tersebut, baik dari jumlahnya yang kecil hingga besar sekalipun.

Memang, pada umumnya perusahaan memiliki pengeluaran yang tak sedikit untuk memenuhi kebutuhan operasional. Namun tak jarang perusahaan juga mengeluarkan biaya yang kecil dalam suatu periode tertentu.

Ketika perusahaan perlu mengeluarkan biaya dalam jumlah kecil, tak jarang mereka menggunakan cara petty cash. Pada umumnya transaksi ini dilakukan jika suatu waktu perusahaan membutuhkan hal yang mendadak, sehingga dapat dilakukan transaksi secara cepat.

Lantas, apa sih sebenarnya fungsi dari petty cash? Lalu seperti apa contoh laporan jika perusahaan menggunakan petty cash? Simak pembahasannya secara lengkap dalam artikel berikut ini yuk detikers.

Pengertian Petty Cash

Dilansir situs Kemenkop UKM, petty cash atau yang disebut sebagai kas kecil adalah alat pembayaran harian yang bersifat rutin untuk kebutuhan operasional perusahaan. Kas kecil sendiri berbentuk uang tunai dalam jumlah sedikit yang dikhususkan untuk biaya kebutuhan perusahaan sehari-hari.

Transaksi pembelanjaan suatu barang menggunakan petty cash dapat dikelola oleh asisten bendahara maupun sekretaris, sehingga mereka bertugas untuk mencatat keluar masuknya dana. Maka dari itu, kewajiban seseorang yang memegang petty cash tak hanya sekadar mengatur pengeluaran saja, tapi juga perlu mencatat semua pengeluaran masuk dan keluar di dalam buku khusus petty cash.

Fungsi Petty Cash

Ada sejumlah fungsi yang bermanfaat dari penerapan petty cash di dalam sebuah perusahaan. Dikutip dari situs Accounting Universitas Bina Nusantara, berikut beberapa fungsi dari petty cash:

1. Membayar Tagihan Perusahaan dalam Jumlah Kecil

Sebuah perusahaan tentu memiliki tagihan dengan jumlah yang berbeda-beda dalam periode tertentu. Nah, bila ada tagihan dalam jumlah kecil perusahaan bisa membayarnya dengan menggunakan petty cash.

2. Dana Cadangan Perusahaan

Dalam menjalankan bisnis, pelaku usaha harus siap menghadapi kebutuhan mendadak yang nggak pernah diprediksi sebelumnya. Untuk membayar semua kebutuhan mendadak tersebut, pihak perusahaan bisa menggunakan dana di dalam petty cash.

3. Sebagai Dana Langsung Perusahaan

Jika perusahaan harus membayar tagihan dalam jumlah yang banyak, maka bisa menggunakan petty cash. Jadi, perusahaan tidak perlu sampai kelimpungan karena mengurus tagihan serta membuat cek untuk membayarnya, sebab bisa dibayar terlebih dahulu dari dana di petty cash.

4. Lebih Cepat dalam Proses Pembayaran

Fungsi yang terakhir dari petty cash adalah agar perusahaan lebih cepat dalam proses pembayaran. Hal ini berlaku bagi sejumlah barang yang dibeli dengan dana yang tidak banyak, jadi daripada harus repot-repot membuat cek terlebih dahulu, pihak perusahaan bisa menggunakan dana yang ada di petty cash.

Metode Pengelolaan Petty Cash

Bagi detikers yang baru mendirikan usaha dan ingin mengelola petty cash, pastikan memahami sejumlah faktor-faktor penting terlebih dahulu, sehingga pengelolaan petty cash berjalan baik. Lantas, apa saja faktor tersebut? Dilansir dari situs Kemenkop UKM, berikut metode pengelolaan petty cash.

1. Langkah Pertama

Pemimpin usaha perlu menetapkan sejak awal berapa dana yang perlu disiapkan untuk petty cash. Tentu setiap perusahaan jumlahnya beragam, tergantung dari kebutuhan kegiatan harian usaha masing-masing.

2. Langkah Kedua

Setelah itu, buat kesepakatan soal barang apa saja yang nantinya akan dibayar menggunakan petty cash. Kemudian, buat pedoman dan prosedur agar transaksi yang dilakukan dapat jelas penggunaannya, dalam hal ini pembatasan biaya yang dibelanjakan terhadap barang tertentu juga dapat diberlakukan.

3. Langkah Ketiga

Jika sudah, tahap selanjutnya yakni melatih asisten atau sekretaris yang ditunjuk sebagai pemegang petty cash. Cara ini dilakukan agar mereka paham fungsi dan pentingnya petty cash bagi operasional perusahaan.

4. Langkah Keempat

Seluruh transaksi yang dilakukan oleh perusahaan perlu dicatat secara rinci. Bila perlu, simpan bukti pembayaran seperti kwitansi atau slip harga, hal ini dilakukan sebagai bukti kalau barang tersebut telah dibeli menggunakan petty cash.

Selain itu, akun ATM untuk menyimpan dana petty cash harus dibuka secara khusus agar lebih mudah dikelola oleh perusahaan. Usahakan agar dana petty cash tidak bercampur dengan dana yang lain, sehingga tidak membingungkan dalam pencatatan.

5. Langkah Kelima

Dana petty cash dapat disimpan di dalam kotak aman yang telah terkunci. Perlu diingat, simpan petty cash sebaik mungkin dan jangan sampai diketahui oleh karyawan lain.

6. Langkah Keenam

Langkah yang terakhir, saat rekonsiliasi bulanan maka pengeluaran dari petty cash bisa diaudit. Apabila dalam evaluasinya terjadi perubahan kebutuhan, maka dapat dilakukan keputusan berikutnya sesuai kebijakan masing-masing perusahaan. Setelah itu, semuanya akan tercatat dan dimasukkan ke dalam buku besar akuntansi.

Contoh Laporan Petty Cash

Setelah memahami pengertian, fungsi, dan metode pengelolaan petty cash, kini saatnya melihat contoh laporan petty cash di dalam perusahaan. Dari contoh di bawah ini, diharapkan detikers bisa memahami bagaimana membuat laporan pembukuan khusus petty cash.

Contoh:

PT Detik Elektrik menetapkan petty cash untuk pembayaran pengeluaran dalam nominal kecil. Petty cash tersebut dimulai pada 1 Maret 2021 dengan menerima uang sebesar Rp 3.500.000 dari akun kas. Petty cash akan diisi kembali setiap 15 dan tanggal 30 dalam satu bulan.

Berikut ini rincian transaksi pengeluaran yang terjadi dan menggunakan petty cash selama bulan Maret 2021:

3/3/2021 Beli materai Rp 500.000
8/3/2021 Bayar beban listrik Rp 620.000 dan air Rp 880.000
11/3/2021 Bayar biaya iklan di situs detikcom Rp 550.000
14/3/2021 Kas kecil dianggap terlalu besar Rp 1.000.000, sehingga disetor kembali ke akun kas
15/3/2021 Dana petty cash diisi ulang
19/3/2021 Bayar biaya angkut pembelian Rp 940.000
21/3/2021 Bayar biaya telepon Rp 860.000
29/3/2021 Bayar biaya pengobatan karyawan yang sakit Rp 900.000
30/3/2021 Dana petty cash diisi kembali

Berikut tabel pembukuan petty cash milik PT Detik Elektrik:

Nah itu dia detikers penjelasan mengenai petty cash beserta fungsi, metode pengelolaan, dan contoh laporannya. Semoga artikel ini dapat membantu detikers dalam mengetahui apa itu petty cash serta contoh menulis laporannya.