10 Contoh Surat Pesanan Barang yang Baik dan Benar

Bagi instansi, komunikasi sering dilakukan dengan surat, termasuk salah satunya ialah membuat surat pesanan. Ketika memesan suatu barang ke perusahaan lain, instansi lebih baik mengirimkan surat pesanan dengan penjelasan detail agar menghindari kesalahpahaman dan bisa menjadi bukti pemesanan.

Lalu bagaimana cara membuat surat pesanan? Berikut ini adalah penjelasan mengenai apa itu surat pesanan beserta 10 contoh surat pesanan untuk berbagai kepentingan, baik dari instansi pemerintahan maupun swasta.

Pengertian Surat Pesanan Barang

Secara umum, surat pesanan adalah surat untuk memesan suatu barang ke sebuah perusahaan. Dalam buku Administrasi Transaksi yang dikarang Binti Mahtumah, surat pesanan didefinisikan sebagai surat dari pembeli kepada penjual yang berisi pesanan barang. Surat dikirim bisa karena ada penawaran terlebih dahulu, atau karena melihat iklan, atau inisiatif sendiri.

Dalam buku Joko Pramono berjudul Korespondensi, surat pesanan juga disebut sebagai surat beli. Isi dari surat pesanan antara lain nama produk yang ingin dibeli, jumlah satuan, harga, diskon jika ada, besaran uang muka, cara pembayaran, waktu pelunasan, cara pengiriman, serta syarat-syarat lainnya.

Memang tanpa surat pesanan pun pembeli bisa memesan barang langsung kepada penjual, baik melalui telepon atau langsung datang ke toko. Namun dengan surat, pesanan bisa ditulis dengan rinci dan jelas, sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman.

Fungsi Surat Pesanan Barang

Surat pesanan ini berfungsi penting dalam proses jual beli. Berikut beberapa fungsi dari surat pesanan.

- Sebagai tolok ukur kualitas suatu barang.
- Sebagai pedoman untuk pengiriman suatu barang.
- Sebagai pedoman untuk menentukan besar kecilnya pembayaran.
- Sebagai barometer maju atau tidaknya perusahaan.

Contoh Surat Pesanan Barang

Dilansir dari berbagai sumber, berikut ini adalah 10 contoh penulisan surat pesanan barang.

1. Surat Pesanan Proyek Kementerian PUPR

Contoh surat pesanan barang Kementerian PUPR. Foto: Kementerian PUPR

Contoh surat pesanan barang Kementerian PUPR. Foto: Kementerian PUPR

Contoh surat pesanan barang Kementerian PUPR. Foto: Kementerian PUPR

Contoh surat pesanan barang Kementerian PUPR. Foto: Kementerian PUPR

2. Surat Pesanan Toko Elektronik

PT SURYA LENTERA

Jl. Nias No. 12 Purworejo, Telp.(0275) 796017 Fax. (0275) 796015, Purworejo

3 September 2022
Nomor : 034/03.3/2022
Lampiran :
Perihal : Pesanan Barang

Yth. PT Rezeki Mandiri
Jl. Gajah Mada 22
Purworejo

Dengan hormat,
Berdasarkan surat penawaran yang diberikan kepada perusahaan kami, kami bermaksud memesan barang dari perusahaan anda dengan spesifikasi dan harga sesuai dengan surat penawaran Anda. Berikut ini daftar adalah barang-barang yang kami pesan:

Contoh surat pesanan barang toko elektronik. Foto: Bayu Ardi/detikcom

Kami harapkan barang-barang yang kami pesan tiba di kantor kami paling lambat satu minggu. Pembayaran akan kami lakukan melalui Bank BRI Cabang Purworejo. Demikian surat pesanan ini, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Joko Pramoko
Manajer Pemasaran

3. Surat Pesanan untuk Toserba

PT. DOA IBU
Jln. Rawabunga Utara 55 Jakarta
Telepon : 021 - 83358074

Jakarta, 26 Januari 2022
Hal : Surat Pesanan Barang

Kepada Yth,
Bagian Pesanan
PT. Halmahera
Jl. Juanda 33
Jakarta

Dengan hormat,
Sehubungan dengan menipisnya stok barang di gudang toserba kami, maka kami bermaksud memesan sejumlah barang dengan spesifikasi sebagai berikut :

Penghapus Giant (85 buah)
Sabun Cuci Bunga (75 pack)
Wafer Krim Keju (65 bungkus)
Minuman Jeruk Royal (123 kotak)
Beras Raja Lele (26 karung)

Total harga Rp 8.800.000

Kami berharap barang yang sudah kami pesan dapat dikirim paling lambat dua hari setelah menerima surat pesanan. Pembayaran akan kami transfer setelah barang sudah kami terima.
Demikian surat pesanan barang yang saya buat. Terima kasih atas perhatiannya, semoga kita dapat menjalin kerja sama yang baik.

Bagian Gudang

Eko Maryanto

4. Format Surat Pesanan di e-Katalog LKPP

[kop surat satuan kerja kementerian/lembaga/pemda/instansi lain]

SURAT PESANAN
(PERMINTAAN PEMBELIAN)

Nomor: __________
Paket Pekerjaan: __________

Yang bertanda tangan di bawah ini:
__________[nama Pokja/Pejabat Pengadaan]
__________[alamat satuan kerja Pokja/Pejabat Pengadaan]
Dalam hal ini mewakili Pengguna Barang/jasa pada Satker ........... selanjutnya disebut sebagai Pemesan;

berdasarkan Kontrak Payung __________ nomor __________ tanggal __________, bersama ini memerintahkan:

__________[nama Penyedia]
__________[alamat Penyedia]
yang dalam hal ini diwakili oleh: __________
selanjutnya disebut sebagai Penyedia;

untuk mengirimkan barang dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

1. Rincian Barang:
(berisi jenis barang, satuan/ukuran, kuantitas, harga satuan, total harga)

2. Syarat-syarat pekerjaan: sesuai dengan persyaratan dan ketentuan Kontrak;

3. Waktu penyelesaian: selama ___ (__________) hari kalender/bulan/tahun dan pekerjaan harus sudah selesai pada tanggal __________

4. Alamat pengiriman barang : __________________________________

5. Denda: Terhadap setiap hari keterlambatan penyelesaian pekerjaan Penyedia akan dikenakan Denda Keterlambatan sebesar 1/1000 (satu per seribu) dari Nilai Kontrak atau bagian tertentu dari Nilai Kontrak sebelum PPN sesuai dengan Syarat-Syarat Umum Kontrak.

__________, __ __________ 20__

Untuk dan atas nama __________
Pemesan

[tanda tangan]

[nama lengkap]
[jabatan]
NIP: __________

Menerima dan menyetujui:

Untuk dan atas nama __________[nama Penyedia]

[tanda tangan]

[nama lengkap wakil sah badan usaha/(kemitraan/KSO)/penyedia perorangan]

[jabatan]

5. Surat Pesanan AC untuk Kampus

[Kop Surat Kampus]

Denpasar, 24 April 2022
No : 1233/UM/FSP/ IV/2022
Hal : Surat Pesanan Barang

Kepada Yth,
Pimpinan Mulia Jaya Teknik
Jalan Tanjung 10, Denpasar
Telp. : 0361-8786463 HP : 081338912222

Dengan hormat,
Untuk menunjang pembangunan ruang kuliah yang baru dan perbaikan ruang laboratorium, maka kami bermaksud untuk memesan barang sebagai sarana prasarana yang sesuai dengan penawaran harga yang disepakati sebagai berikut:
• AC Split Daikin 1 PK Deluxe : 3 Unit
• AC Split Daikin 2 PK Deluxe : 1 Unit
Barang-barang yang kami pesan tersebut kami harap dapat segera dikirim selambat-lambatnya pada 7 Mei 2022 dan dipasang paling lambat tanggal 14 Mei 2022.

Demikian surat ini kami buat, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Wakil Dekan 1 FH

Ni Wayan Suteja

6. Surat Pesanan Alat Tulis Kantor untuk Puskesmas

Contoh surat pesanan barang puskesmas. Foto: Bayu Ardi

7. Surat Pesanan Mesin Cetak

(Sumber: Buku Komunikasi Bisnis karya Rolyana Ferinia)

PT. PERCETAKAN NAWAL
Jalan Gajah Mada No. 76
MEDAN

No. 233/PK/VIII/2020
Hal : Pesanan mesin cetak

5 Agustus 2020

Kepada CV SURAKAJA
Jalan Jatayu No. 88
Bandung

Kami telah membaca iklan Saudara 4 Agustus 2012 perihal penawaran syarat-syarat pemesanannya Untuk keperluan percetakan kami, tersebut sebagai berikut:

1(satu) buah Mesin cetak folio type TX Rp 500.000,00
1(satu) buah Electromotor 1 pk-3 phase Rp 115.000.00
Jumlah Rp 615.000,00

Harga tersebut sesuai dengan syarat yang tersebut dalam iklan di atas adalah harga franco Jakarta.

Uang pembayaran dimuka sebesar Rp 300.000,00 (lima ratus ribu rupiah) telah kami kirimkan ke alamat Saudara pada hari ini dengan perantaraan Bank Bumi Daya di Jakarta. Tanda bukti pengiriman uang No. 236/II/BDB Kami harap setelah uang tersebut diterima, Saudara segera mengirimkan barang itu dengan perantaraan perusahaan pengangkutan PT JNE.

Sisa pembayaran akan kami lunasi pada waktu barang itu kami terima. Kami minta agar barang-barang tersebut dipak dengan peti yang kuat sehingga sampai ditempat kami dengan selamat.

Hormat kami
PT PERCETAKAN KENCANA

Abdullah Gafar

8. Format Surat Pesanan

(Sumber: Buku Mail Merge Solusi Praktis Surat-surat Bisnis yang disusun A Fauzi)

PT. MENARA JAYA, Tbk.
Jalan KH. Hasyim Ashari 27, Jakarta Pusat-Telp. (021) 5456789

Nomor: .../ON/I/07
Lampiran: -
Perihal: Pesanan barang
Kepada Yth.

Dengan hormat,
Terima kasih atas surat penawaran Bapak tanggal 23 Januari 2007 yang lalu. Kami tertarik dengan produk-produk yang Bapak tawarkan, oleh karena itu, untuk selanjutnya kami memutuskan memesan barang-barang sebagai berikut:
a.
b.
c.
Penyerahan barang di Jakarta paling lambat tanggal 15 Februari 2007 dan pembayaran akan dilakukan satu hari setelah barang kami terima sambil menunggu barang kiriman Bapak. Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. Menara Jaya, Tbk.

Ir. Erica Joice Naibaho
Bagian Pengadaan

9. Surat Pesanan untuk Kantor Katering

Contoh surat pesanan barang kantor katering. Foto: Buku Korespondensi Eny Pujiasri dan Sulis Rahmawati

10. Surat Pesanan Toko Sembako

CV. MAWAR BIRU SEJAHTERA
Jl. Solo-Semarang 55, Boyolali
Telepon : 0271 - 7676776

Boyolali, 26 Januari 2022
Hal : Surat Pesanan Barang

Kepada Yth,
PT. Sukses Sehat Bersinar
Jl. Juanda 34
Klaten

Dengan hormat,
Untuk menambah stok barang di gudang kami yang telah menipis, maka kami bermaksud memesan sejumlah barang dengan spesifikasi sebagai berikut :

Beras Raja Lele (50 karung)
Gula 1 kiloan (10 boks)
Garam Yodium (30 boks)
Telur ayam (50 kg)

Total harga Rp 20.800.000

Kami berharap barang yang sudah kami pesan dapat dikirim paling lambat dua hari setelah menerima surat pesanan. Pembayaran akan kami transfer setelah barang sudah kami terima.
Demikian surat pesanan barang yang saya buat. Terima kasih atas perhatiannya, semoga kita dapat menjalin kerja sama yang baik.

Pimpinan

Sudibyo

Nah detikers, itulah tadi ulasan mengenai surat pesanan dalam korespondensi urusan perdagangan beserta 10 contoh surat maupun formatnya. Semoga bermanfaat.