Surat penawaran dikeluarkan setelah adanya surat penawaran barang dari calon konsumen kepada distributor. Lalu, distributor akan mengeluarkan surat penawaran ke calon konsumen. Surat tersebut berfungsi sebagai media kerja sama dalam aktifitas ekonomi bisnis dan perdagangan, antar distributor dan konsumen. Surat yang bisa dibuat seperti surat penawaran barang elektronik, furnitur, dan produk makanan. Ada juga surat yang dibuat dalam bahasa Inggris.
Dalam pembuatan surat penawaran barang, ada 9 hal penting yaitu :
Nama perusahaan merupakan hal terpenting dilampirkan di surat penawaran. Dengan adanya nama perusahaan beserta profil singkatnya, memudahkan calon konsumen mengetahui jenis perusahaan yang seperti apa.
2. Jumlah Kebutuhan
Melampirkan jumlah kebutuhan yang dimiliki distributor merupakan poin penting. Dengan adanya jumlah barang maupun stok akan memudahkan calon konsumen dalam mengetahui seberapa besar kesanggupan distributor dalam melayani kebutuhan yang ada.
3. Merek Produk
Merek produk yang dimiliki oleh distributor merupakan hal yang tidak boleh terlewatkan. Calon konsumen akan memperhatikan dengan serius dalam urusan merek produk. Misalkan, ada seseorang yang sedang membutuhkan kulkas, maka dari pihak penawar akan memberikan surat penawaran untuk produk kulkas dan melampirkan berbagai macam merek produk.
4. Harga Khusus
Harga menjadi hal yang utama ketika konsumen membeli suatu produk. Dalam hal pengajuan surat penawaran barang, wajib melampirkan harga. Setiap calon konsumen menginginkan harga terbaik untuk produk yang akan diajak kerja sama.
5. Syarat Pembayaran
Memberikan ketentuan khusus dalam masalah pembayaran penting untuk dilakukan. Karena tidak semua calon konsumen ingin membayar lunas diawal. Maka, berikanlah beberapa pilihan syarat seperti DP, pembayaran di tempat, atau dengan pembayaran kontan.
6. Cara Pengiriman
Cara pengiriman produk oleh distributor kepada calon konsumen merupakan hal tidak boleh dilewatkan. Karena dengan menjelaskan mengenai cara kepada konsumen akan membuat konsumen mengetahui bagaimana produk dikemas dan dikirim ke tempat tujuan.
7. Sifat Penawaran
Sifat penawaran ada 3 jenis yaitu, 1). Surat Penawaran bersifat terikat, yaitu penawaran antar distributor dengan konsumen jika ada perubahan jumlah produk dan perubahan harga. 2). Bersifat tidak terikat atau bebas, jika ada perubahan jumlah produk maupun perubahan harga, pihak distributor tidak harus memberitahukan kepada konsumen. 3). Berjangka waktu, merupakan penawaran yang terjadi dalam jangka waktu tertentu, hal ini banyak terjadi di penawaran jasa.
8. Mutu Produk
Kualitas dan mutu produk juga perlu diperhatikan. Memberikan kualitas dari produk yang ditawarkan akan memberikan manfaat untuk konsumen. Memberikan jaminan menjadi salah satu hal yang dapat dilakukan untuk menyakinkan bahwa produk telah mendapat jaminan dari pihak distributor.
9. Administrasi
Memberikan administrasi pendukung akan membuat calon konsumen semakin tertarik dengan produk yang distributor tawarkan ataupun sebaliknya. Administrasi pendukung di antaranya: katalog produk, daftar rekam jejak (TDR), surat izin perdagangan (SIUP), dan nomor pokok wajib pajak (NPWP).
Setelah mengetahui hal-hal penting yang ada dalam surat penawaran, berikut contoh surat penawaran barang yang benar :
PT ABADI SELALU
Jl. Pangeran Diponegoro No. 23
JAKARTA SELATAN
====================================================================
07 November 2019
Nomer : 11/12/XII/2016
Hal : Penawaran Barang
Lamp : 1 lembar brosur AP/DG
Kepada
Manager PT Surya Jaya
Jl. Pattimura No. 3
Bandung
Dengan hormat,
Berdasarkan pengamatan kami, perusahaan Saudara sekarang sedang semakin berkembang dan tentunya semakin maju beberapa tahun terakhir ini. Dengan perkembangan tersebut maka harus didukung dengan peralatan kantor yang mencukupi dan sesuai dengan masa kini.
Dalam kesempatan yang baik ini, perusahaan kami bersedia untuk menawarkan beberapa produk alat kantor yang menjadi unggulan di perusahaan kami. Bersamaan ini kami lampirkan 1 lembar brosur sebagai bahan pertimbangan Saudara. Kami meyakini jika Anda memakai produk kantor unggulan yang diproduksi oleh perusahaan kami, maka pegawai Anda dapat bekerja secara efisien dan efektif sehingga akan meningkatkan prospek dari perusahaan.
Kami juga menawarkan promo spesial untuk perusahaan Saudara yaitu berupa pemberian diskon sebesar 10 % jika Saudara membeli produk kami sebelum tanggal 10 Desember 2019. Garansi dari produk kami adalah 2 tahun dari setiap produknya. Pembayaran bisa dilakukan dengan membayar uang muka sebesar 40 % dari harga total dan cicilannya dapat diangsur sebanyak 3 kali setelah barang sampai di tempat Anda.
Besar harapan kami untuk menerima pesanan dari Saudara. Kami yakin jika Saudara memesan produk kami, akan memberikan keuntungan untuk kedua belah pihak. Atas perhatian dan kerja sama Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Abadi Selalu
Sunto Purowo
Marketing Manager
Itulah contoh surat penawaran barang yang benar. Semoga dapat menjalin hubungan yang baik antar distributor dan konsumen.
Simak Video "Tak Hanya Diskon, Ini Cara Pertahankan Bisnis di Tengah Pandemi"
[Gambas:Video 20detik]
(nwy/ang)
