Biar Efektif, Apa yang Harus Disiapkan buat Meeting Online?

Nurcholis Maarif - detikFinance
Senin, 31 Agu 2020 13:51 WIB
Ilustrasi meeting secara online
Foto: shutterstock`
Jakarta -

Pandemi COVID-19 membuat masyarakat harus beradaptasi membiasakan rapat secara virtual atau online. Hal itu lantaran dinilai lebih baik guna mengurangi kontak fisik demi menghentikan penyebaran virus.

Namun, rapat atau meeting secara online, apalagi jika dilakukan dari rumah, kadang tak efektif karena banyak hal. Mulai dari suasana rumah yang jelas beda dengan suasana kantor, lalu gangguan dari anak, dan lain sebagainya.

Dilansir dari laman Business, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan agar meeting secara online bisa efektif, bahkan produktif. Berikut langkahnya.


Pastikan Agenda Rapat Sudah Jelas & Tetapkan Batas Waktu

Jangan pernah mengadakan rapat online tanpa agenda yang jelas. Untuk memudahkan semua orang, siapkan agenda formal dengan semua masalah utama yang akan dibahas dalam rapat dan sortir sesuai dengan kebutuhan bisnis. Sebutkan juga dengan jelas peran apa yang diharapkan dari setiap peserta dalam rapat.

Pembatasan waktu rapat dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas dan membantu untuk mendapatkan lebih banyak nilai dalam waktu terbatas yang dalam rapat tersebut. Dengan begitu, para peserta akan tetap fokus dan rapat tidak akan keluar jalur.

Tunjuk Moderator Rapat

Rapat tanpa moderator hampir pasti akan keluar jalur. Usahakan tidak ada yang dapat berbicara tanpa izin moderator dan moderator adalah orang yang membuat semua orang fokus pada topik. Ini sangat penting dalam rapat online, karena ada kemungkinan besar miskomunikasi karena masalah konektivitas internet dan kualitas audio atau video.

Buat Kesimpulan Rapat dan Bagikan Catatan ke Semua Peserta

Moderator juga berperan untuk mengambil poin penting dalam rapat dan tindakan yang akan harus dilakukan oleh setiap peserta dalam rapat. Minta semua peserta untuk mengakui catatan pertemuan dan mengonfirmasi pemahaman mereka.

Persiapkan Alat & Hindari Gangguan yang Bakal Terjadi Saat Rapat

Minta semua peserta untuk menyalakan laptop atau smartphone setidaknya 20 menit sebelum rapat berlangsung. Pastikan kamera dan mikrofon berfungsi maupun perangkat lainnya yang mendukung rapat berjalan dengan baik sudah berfungsi.

Gangguan dapat dengan mudah menyebabkan miskomunikasi dalam rapat online. Untuk menghindarinya, pastikan semua peserta duduk di ruang tertutup dan cukup terang dengan latar belakang yang jelas. Selain itu, lebih baik menggunakan headphone dan mikrofon daripada langsung dari laptop atau smartphone untuk memastikan komunikasi yang jelas.

Salah satu perangkat yang mendukung rapat bisa fokus dan berjalan dengan baik ialah Samsung Galaxy Buds Live. Sebab TWS anyar dari Samsung tersebut memiliki fitur Active Noise Cancellation untuk menghasilkan suara yang hidup dan luas, dengan kemampuan untuk memilih meredam suara di lingkungan atau membiarkannya tetap terdengar.

Galaxy Buds Live menawarkan pengalaman mendengarkan yang mudah dan terkoneksi, kompatibel dengan banyak perangkat dan tak perlu lagi memutuskan koneksi dan menyambungkan berulang kali. Ditambah lagi, earbuds ini mendukung hingga 6 jam waktu playback dan charging case memberikan tambahan hingga 15 jam melalui pengisian ulang.

Ketika perlu menambah daya secepatnya, pengguna bisa mendapatkan 1 jam waktu putar hanya dengan 5 menit pengisian daya. Samsung Galaxy Buds Live juga memadukan kualitas suara AKG dengan speaker 12mm dan bass duct yang besar. Selengkapnya cek di sini.



Simak Video "Samsung: Kontribusi Ponsel 5G di Indonesia Sudah Capai 16%"
[Gambas:Video 20detik]
(akn/ara)