Saat ini sejumlah orang sempat merasa kesulitan saat melakukan rapat jarak jauh (online). Hal ini dikarenakan adanya berbagai alasan.
Namun, seiring dibukanya kembali kantor-kantor meski tidak dalam kapasitas penuh, menjalankan rapat secara hybrid (sebagian di kantor dan sebagian lainnya di rumah) yang efektif dan produktif mungkin akan menjadi lebih sulit.
Melansir dari CNN, Rabu (22/9/2021), dinamika saat melakukan rapat itu berubah dengan tenaga kerja hybrid, di mana beberapa peserta rapat berada di kantor dan yang lainnya berada di tempat lain.
"Akan ada rintangan besar yang harus dilewati bagi perusahaan," kata Frank Weishaupt, CEO Owl Labs, sebuah perusahaan teknologi konferensi video yang telah memiliki tenaga kerja hybrid bahkan sebelum pandemi.
"Bagaimana Anda memastikan orang-orang terpencil (rapat dari rumah saat pertemuan hybrid) masih dapat berpartisipasi dan tidak hanya menonton pertemuan?"
Berikut adalah beberapa tips untuk yang mungkin dapat membantu kamu dalam melaksanakan rapat hybrid dengan baik dan efektif:
1. Peran pemimpin rapat sangatlah penting
Orang yang menjalankan rapat harus siap. Pastikan setiap orang memiliki akses yang sama untuk bahan rapat, visual, atau alat sehingga mereka dapat berpartisipasi dan berkontribusi dengan mudah.
"Pada dasarnya Anda merancang dua pertemuan ... dan mereka perlu bersinggungan dan bermain bersama dengan baik karena hal-hal yang perlu Anda lakukan untuk virtual berbeda dari hal-hal yang perlu Anda lakukan dengan orang-orang di ruangan itu, namun entah bagaimana mereka perlu merasakannya. terhubung," kata Kim Christfort, direktur pelaksana Deloitte's Greenhouse Experience.
Buat dan bagikan agenda yang mencakup detail seperti topik rapat, tujuan, dan tanggung jawab peserta.
Dan sebelum mengadakan rapat, tanyakan: Apakah itu benar-benar perlu? Rapat dapat menguras tenaga, dan bentuk komunikasi lainnya, seperti email dan pesan instan, bisa sama produktifnya untuk hal-hal seperti pembaruan proyek.
2. Menjaga keseimbangan interaksi
Ada beberapa keuntungan bila ikut menjalankan rapat di dalam ruangan, terutama jika pemimpin rapat juga ada di sana, misalnya: dapat lebih mudah untuk berpartisipasi dalam obrolan sebelum dan sesudah rapat, dan untuk mengukur bahasa tubuh dan berinteraksi.
Namun, pemimpin rapat harus menghindari ketimpangan interaksi antara orang yang menjalankan rapat di kantor dan kepada orang-orang yang ikut rapat secara virtual.
"Anda ingin memiliki keseimbangan antara kehadiran dan partisipasi semua orang di mana pun mereka berada," kata Katy Tynan, analis utama di Forrester. "Anda tidak ingin situasi di mana orang yang duduk di ruang konferensi memiliki keuntungan dari perspektif kehadiran."
Memiliki teknologi yang memungkinkan pekerja jarak jauh untuk berpartisipasi penuh dapat membantu menyamakan kedudukan, tetapi jika perusahaan tidak memiliki pengaturan itu, Tynan menyarankan agar semua orang untuk melakukan rapat secara online, bahkan jika mereka berada di kantor.
