.webp)
Secara umum, sekretaris adalah seseorang yang bertugas serta bertanggung jawab untuk menjaga semua kelancaran administrasi untuk operasional kantor.
Tugas penting yang dapat dilakukan seorang sekretaris dalam pekerjaannya bisa mencakup lebih banyak tugas administrasi. Untuk itu, simak pengertian dan daftar wewenang, tanggung jawab atau tugas sekretaris di bawah ini.
Pengertian Sekretaris
Dikutip dari laman Target Jobs, definisi sekretaris yang memainkan peran sebagai pendukung dalam organisasi tempat mereka dipekerjakan.
SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT
Pengertian sekretaris juga bisa disebut sebagai pekerjaan administrator. Keduanya bisa digunakan secara bergantian untuk menggambarkan peran yang sama.
Sebutan sekretaris juga bisa menjadi nama lain yang lebih kuno untuk asisten pribadi atau asisten eksekutif. Biasanya, rangkaian tugas sekretaris tergantung pada sifat pekerjaan mereka dan di industri organisasi mana dia bekerja.
Contoh, tugas administratif yang menjadi tanggung jawab sekretaris bisa berbeda antara industri seperti hukum, sektor perusahaan swasta maupun entitas pemerintah.
Tanggung Jawab dan Tugas Sekretaris
Umumnya, tugas sekretaris yaitu memelihara, mengatur tugas kantor, menerapkan prosedur, hingga melaksanakan tugas administrasi tambahan.
Dilansir dari laman Indeed Career berikut merupakan beberapa tanggung jawab dan tugas sekretaris perusahaan/organisasi, di antaranya:
1. Menjawab Panggilan
Menjawab panggilan adalah salah satu tugas umum sekretaris. Selain itu, sekretaris juga mungkin bertanggung jawab untuk mengarahkan setiap panggilan ke individu yang tepat.
2. Mengatur hingga Mendistribusikan Pesan
Sekretaris bertugas untuk mengatur dan mendistribusikan semua jenis pesan, seperti memo, catatan, maupun komunikasi tertulis lainnya.
Sehingga, sekretaris mungkin perlu memiliki keterampilan komunikasi dan analitis dalam melakukan tugasnya.
3. Mengatur dan Menjaga Jadwal Perusahaan
Sekretaris juga bertugas menjaga jadwal dan agenda para profesional di perusahaan.
Sekretaris akan menjadi individu yang menjaga staf tetap pada jalurnya dengan pengingat untuk rapat yang akan datang.
Contoh, sekretaris di perusahaan pemasaran besar bisa mengatur jadwal tim untuk setiap departemen perusahaan, dan agenda eksekutif dengan mengatur janji temu dengan klien, vendor, hingga pemegang saham.
4. Menjaga Dokumen dan File
Menjaga dokumen, catatan, serta file yang terorganisir termasuk tugas penting sekretaris. Semua catatan perusahaan lainnya biasanya telah disimpan dalam database komputer.
Oleh karena itu, seorang sekretaris diharapkan bisa memiliki keterampilan teknis yang diperlukan untuk menggunakan jenis sistem pengarsipan tersebut.
5. Bertindak Sebagai Resepsionis untuk Menyapa Klien
Sekretaris juga bisa mengambil tugas sebagai resepsionis, di samping tanggung jawab administratif.
Misal, seorang sekretaris bisa bertindak sebagai resepsionis untuk menyambut klien yang datang untuk rapat, membawa minuman, membuat catatan selama rapat dengan klien, serta umumnya bekerja untuk menjaga profesionalisme dan keseluruhan.
6. Koordinasi dengan Perusahaan/Organisasi Lain
Sekretaris bertugas pula untuk mengkoordinasikan sekaligus membentuk hubungan baik dengan bisnis dan organisasi lain.
7. Memesan Perlengkapan Kantor
Sekretaris bisa bertugas menjadi individu yang bertanggung jawab untuk menyimpan catatan inventaris sekaligus memelihara perlengkapan kantor. Jadi, jika habis ia bertanggung jawab untuk memesan persediaan.
8. Menyelenggarakan Rapat
Sekretaris juga memiliki wewenang mengorganisir. Melayani, hingga menyelenggarakan suatu rapat. Pasalnya, seiring dengan penjadwalan rapat sekretaris bisa mengambil tanggung jawab untuk mengatur dan memimpin rapat.
9. Membantu Eksekutif
Terkadang sekretaris juga bertanggung jawab dalam membantu eksekutif dengan tugas-tugas proyeknya. Dalam rangka untuk menyelesaikan tugas-tugas kecil sebagai bagian dari proyek yang lebih besar.
10. Melaksanakan Prosedur Administrasi
Sekretaris bisa berperan dalam mengembangkan dan menerapkan kebijakan perusahaan serta berbagai prosedur administrasi.
Misalnya, seorang sekretaris medis bisa mengembangkan prosedur untuk mendokumentasikan rencana perawatan pasien.
11. Membantu Mendokumentasikan Informasi Keuangan
Tugas lain sekretaris adalah mendokumentasikan pengeluaran, pendapatan, serta informasi keuangan lainnya.
Mereka bertanggung jawab dalam hal mendokumentasikan angka pendapatan dan penjualan, dari laporan tim dan biaya operasi perusahaan.
12. Mengawasi Karyawan Baru
Sekretaris juga bisa menjadi seorang mentor yang bertugas dengan staf saat menerapkan prosedur karyawan baru. Alasannya, karena mereka memiliki pengetahuan dan pengalaman terkait perusahaan.
Banyak sekretaris membantu memimpin staf dan karyawan baru dalam mengembangkan keterampilan. Misalnya, untuk mengikuti protokol perusahaan dan belajar tentang lingkungan perusahaan secara keseluruhan.
Itu tadi berbagai tanggung jawab dan tugas sekretaris sekretaris yang dapat mengambil peranan yang berbeda.
Setelah mengetahui beberapa tugas sekretaris secara umum di atas, kita perlu mengetahui bahwa menjadi seorang sekretaris perlu mengandalkan beragam keterampilan untuk membantu mereka berhasil dalam melakukan tanggung jawab pada pekerjaannya.
(khq/inf)
