Apa Itu HRIS? Ini Penjelasan serta Contoh, Manfaat, dan Fungsi

HRIS atau Human Resources Information System adalah perangkat perusahaan yang menyimpan data para karyawannya. Sistem yang terintegrasi ini memungkinkan aliran informasi yang sama terkait SDM.

Dikutip dari Criteria Corp, berbagai bidang usaha dan profesional sudah menggunakan sistem ini. Pada tahun 2019, sebanyak 55 persen kalangan profesional menggunakan HRIS untuk perekrutan.

Jumlah ini tentunya meningkat seiring banyaknya perusahaan yang membuka lapangan pekerjaan. Berikut sekilas tentang HRIS

Apa Itu HRIS dan Contohnya?

Berikut adalah penjelasan terkait HRIS yang diambil dari beberapa sumber:

1. Situs TechTarget

HRIS adalah perangkat lunak yang menyimpan data master karyawan secara terpusat. Data ini tidak hanya dibutuhkan bagian human resources, tapi juga manajemen perusahaan.

2. UIN Suska Riau

Dalam repositori ini dijelaskan, HRIS adalah sistem yang memberikan berbagai informasi atau laporan terkait sumber daya manusia. Laporan ini tentunya update, akurat, ringkas, dan lengkap.

3. Situs BambooHR

HRIS memiliki tujuan untuk membantu perusahaan melacak, mengatur, melampirkan data penting karyawan perusahaan. Mulai dari perekrutan, penggajian, tunjangan, cuti, manajemen kinerja, pengembangan profesional, dan keterlibatan karyawan.

Contoh HRIS

Situs PeopleGoal merekomendasikan 10 perangkat lunak HRIS yang dapat digunakan perusahaan. Perangkat ini dianggap sebagai yang terbaik di tahun 2023:

• Rippling
• Gusto
• BambooHR
• SAP SuccessFactors
• UltiPro (now known as UKG Pro)
• Workday
• Optimum HRIS
• Namely
• Eddy
• Zenefits.

Manfaat HRIS

Dikutip dari Repository Universitas Brawijaya, berikut ini manfaat dari HRIS:

1. Memeriksa kapabilitas karyawan

Informasi yang telah dihasilkan oleh HRIS dapat digunakan sebagai dasar pemeriksaan kapabilitas karyawan saat ini. Hal tersebut bertujuan untuk mengisi kekosongan yang diperkirakan akan terjadi di dalam perusahaan.

Sistem tersebut dapat menghimpun data yang berkaitan dengan biodata karyawan dengan rinci, sehingga perusahaan dapat menggunakan data untuk mengetahui kapabilitas karyawan melalui HRIS.

2. Menyoroti posisi karyawan

Data yang tersimpan melalui HRIS dapat memberikan informasi terkait posisi jabatan yang dimiliki oleh karyawan. Sistem tersebut dapat menyediakan informasi terkait oleh karyawan yang bersangkutan, sehingga melalui data tersebut perusahaan dapat memperkirakan persiapan apa yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam perencanaan SDM.

3. Spesifikasi pekerjaan

Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik atau kelas-kelas pekerjaan yang memiliki tingkat perputaran, pemecatan ketidakhadiran, kinerja, dan masalah tinggi yang melebihi kadar normal.

4. Mempelajari komposisi

Hasil dari HRIS dapat digunakan untuk mempelajari komposisi karyawan seperti usia, suku, gender, dan sebagainya. Melalui data tersebut, perusahaan dapat memberikan pekerjaan yang sesuai dengan komposisi yang diperlukan.

5. Mengantisipasi kebutuhan SDM

Data yang telah dihasilkan oleh HRIS dapat digunakan untuk mengantisipasi kebutuhan sumber daya manusia. Mulai dari seleksi, perekrutan, pelatihan, serta pengembangan menjadi lebih mudah untuk dianalisis.

6. Perencanaan SDM

Hasil HRIS dapat digunakan oleh perusahaan untuk melakukan perencanaan sumber daya manusia agar kebutuhan di masa yang akan datang dapat diantisipasi dan dipersiapkan sebelumnya.

7. Laporan kompensasi

HRIS dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam mengelola kompensasi. Melalui HRIS, laporan kompensasi menjadi lebih cepat dan sistematis. Selain itu, perusahaan dapat memperoleh informasi yang berhubungan dengan kompensasi secara cepat dan tepat untuk dijadikan dasar dalam pemberian kompensasi pada karyawan.

8. Riset Sumber Daya Manusia (SDM)

HRIS dapat digunakan untuk membantu seseorang dalam melakukan penelitian tentang perputaran karyawan dan ketidakhadiran serta permasalahan sumber daya manusia yang lain yang ada di dalam perusahaan.

9. Penilaian kebutuhan pelatihan

HRIS dapat digunakan untuk dasar penilaian kebutuhan pelatihan dengan cara menganalisis data kinerja individu dan menentukan karyawan mana yang membutuhkan pelatihan lebih lanjut. Melalui sistem informasi sumber daya manusia, perusahaan dapat menganalisis kebutuhan secara tepat dan cepat.

Fungsi HRIS

Terdapat beberapa kegunaan dari Human Resource Information (HRIS), diantaranya:

• Pembuatan keputusan yang strategis, taktis, dan operasional. Misalnya, merencanakan kebutuhan pegawai dalam merger.
• Untuk menghindari tuntutan hukum. Contohnya, mengidentifikasi permasalahan diskriminasi dalam seleksi pegawai dan perekrutan.
• Mengevaluasi kebijakan dan kualitas program-program atau praktik SDM. Misalnya, mengevaluasi efektivitas dan efisiensi dari pelatihan.
• Mengevaluasi kuantitas dan kualitas tenaga kerja yang diperlukan oleh organisasi di masa yang akan datang.
• Mendukung kegiatan operasional sehari-hari. Contohnya, memonitor kehadiran dan pelaksanaan rencana atau jadwal kerja.
• Memprediksi pengurangan SDM di masa yang akan datang karena pensiun, meninggal dunia, pindah kerja, berhenti kerja, dan pemutusan hubungan kerja.
• Menyusun laporan perkembangan SDM keseluruhan organisasi dan unit-unit kerja perusahaan.
• Menyediakan konektivitas struktural antarunit kerja dan aktivitas serta mempercepat transaksi informasi.
• Menyediakan informasi kepegawaian dengan tujuan untuk menyusun skema pergantian.
• Menyediakan informasi untuk pengembangan karir.
• Menyediakan database untuk sistem kompensasi.

Tantangan dan Hambatan dalam Penerapan HRIS

Dikutip dari jurnal berjudul Penerapan Teknologi HRIS (Human Resource Information System) dalam Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Manajemen SDM dalam Jurnal Pendidikan Tambusai, berikut ini tantangan dan hambatan dalam penerapan HRIS:

1. Keterbatasan sumber daya

Penerapan HRIS membutuhkan sumber daya manusia serta keahlian teknologi yang memadai. Tantangan ini dapat diatasi melalui pelatihan karyawan dan sumber daya teknologi yang memadai.

2. Keamanan dan privasi data karyawan

HRIS harus dipilih sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik perusahaan. Tantangan dalam hal ini adalah mengidentifikasi kebutuhan yang spesifik, melakukan analisis menyeluruh terhadap proses SDM yang ada dan memilih HRIS yang paling sesuai dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan.

3. Perubahan budaya perusahaan

Implementasi HRIS dapat melibatkan perubahan dalam cara kerja, proses, dan budaya organisasi. Tantangan yang dihadapi adalah mengatasi resistensi perubahan dari karyawan dan memastikan adopsi sukses.

4. Keamanan dan privasi data

HRIS mengelola data sensitif terkait karyawan, termasuk keuangan, kinerja, dan informasi pribadi. Tantangan dalam hal ini adalah memastikan keamanan data yang memadai untuk melindungi privasi karyawan dan mencegah akses yang tidak sah.

5. Pelatihan dan pengembangan karyawan

Penggunaan HRIS yang efektif membutuhkan pemahaman dan keterampilan penggunaan sistem yang baik dari karyawan. Tantangan yang dihadapi adalah memberikan pelatihan yang memadai kepada karyawan agar mereka dapat memanfaatkan HRIS dengan baik.

6. Pengelolaan perubahan dan dukungan teknis

Perubahan dan pengelolaan sistem baru dapat menjadi tantangan yang kompleks. Organisasi perlu memiliki tim yang terlatih untuk mengelola perubahan, memberikan dukungan teknis, dan memastikan kelancaran operasional HRIS.

Demikian penjelasan tentang HRIS, sebuah komponen terkait informasi sumber daya manusia yang tidak hanya penting untuk HRD tapi juga manajemen perusahaan. Semoga bisa memperluas pengetahuan kamu ya.

Video Prabowo di Depan Pengusaha Jepang: Kami Buktikan Jika Indonesia Mampu

Video Prabowo di Depan Pengusaha Jepang: Kami Buktikan Jika Indonesia Mampu