Dunia pendidikan terus berkembang dan beradaptasi dengan perubahan zaman, yaitu melalui penggunaan teknologi informasi. Salah satu solusi yang dapat membantu institusi pendidikan mengelola informasi, mengoptimalkan komunikasi, dan meningkatkan efisiensi adalah melalui penerapan Omnichannel CRM (Customer Relationship Management), seperti Mekari Qontak.
CRM pendidikan merupakan sistem perangkat lunak yang dirancang khusus untuk membantu institusi pendidikan agar bisa mengelola informasi dan komunikasi dengan lebih optimal dan efisien. Software ini bisa membantu proses pendaftaran siswa, manajemen sekolah, hingga pengelolaan kebutuhan data alumni secara sistematik.
Manfaat Omnichannel CRM Mekari Qontak untuk Pendidikan
Institusi pendidikan mengalami banyak kendala dalam pengelolaan administrasi dan pemberkasan terkait siswa dan karyawan. Jumlah data yang masuk dari berbagai sumber menyulitkan tenaga kerja yang mengelolanya secara manual.
Kalaupun sudah menggunakan software atau platform, biasanya menggunakan lebih dari satu software untuk operasional pendidikan. Hal ini juga menimbulkan masalah kesulitan melakukan integrasi data dari banyak software dan sumber.
Selain urusan pengelolaan data, institusi pendidikan kerap mengalami kesulitan dalam hal manajemen administrasi pendaftaran siswa dan alumni. Sistem yang rumit meliputi data diri, biaya, hingga persyaratan khusus membuat proses semakin kompleks dan membutuhkan waktu yang relatif lama.
Apalagi jika masih menggunakan sistem manual yang rentan terjadi kesalahan akan membuat proses administrasi semakin panjang. Permasalahan tersebut berujung pada kekecewaan siswa dan orang tua yang mengharapkan interaksi dan komunikasi lebih lancar dalam wawasan yang lebih komprehensif, tersentralisasi, dengan data yang lebih akurat.
Sebagai solusi terhadap masalah yang dihadapi institusi pendidikan, software CRM Mekari Qontak hadir dengan manfaat sebagai berikut.
1. Tanggapan Cepat
Software ini bisa diatur untuk mengelola pertanyaan dari calon siswa, siswa, dan orang tua siswa, yang masuk ke instansi pendidikan melalui banyak channel, seperti media sosial, website, telepon, atau aplikasi pesan yang digunakan.
Melalui CRM untuk institusi pendidikan, Anda bisa mengintegrasikan banyak channel dan mengelolanya dalam satu tempat agar lebih mudah dan efisien. Anda bisa memberikan tanggapan dan jawaban cepat atas pertanyaan masuk tanpa membuka banyak aplikasi dalam waktu bersamaan.
2. Peningkatan Pengelolaan Informasi Siswa
Omnichannel CRM memungkinkan institusi pendidikan untuk mengelola informasi siswa secara terpusat. Data siswa, riwayat pembayaran, catatan akademis, dan informasi penting lainnya dapat diakses dengan mudah dan cepat. Dengan adanya software ini, proses administrasi menjadi lebih efisien, dan staf administrasi dapat fokus pada tugas-tugas strategis dan lebih penting.
3. Optimalisasi Proses Penerimaan Siswa Baru
CRM melakukan tracking administrasi yang dibutuhkan dalam institusi pendidikan, misalnya saat proses pendaftaran siswa baru, status tahap pemberkasan, dan lainnya. Mulai dari proses pendaftaran hingga pengelolaan tes masuk, semua dapat diintegrasikan dalam satu platform.
CRM Mekari Qontak dapat memberikan pengalaman yang lebih baik kepada calon siswa dan orang tua dengan menyediakan saluran komunikasi yang efektif, termasuk melalui pesan teks, email, dan obrolan langsung melalui telepon.
4. Meningkatkan Keterlibatan Orang Tua
Salah satu elemen penting dalam pendidikan adalah keterlibatan orang tua. Melalui Omnichannel CRM, institusi pendidikan dapat meningkatkan komunikasi dengan orang tua melalui berbagai saluran komunikasi.
Informasi perkembangan akademis siswa, agenda kegiatan, dan pengumuman penting dapat disampaikan secara real-time, meningkatkan keterlibatan orang tua dalam mendukung pendidikan para siswa.
5. Pengelolaan Data Alumni dan Donatur
Manfaat lain yang tak kalah penting dan dibutuhkan institusi pendidikan adalah software yang mampu mengelola data alumni dan donatur. Melalui CRM, data-data tersebut tersimpan rapi dalam database yang tersentralisasi.
Sekolah atau universitas bisa mengakses dengan mudah untuk kebutuhan acara reuni, penggalangan dana alumni, dan kebutuhan lainnya. Tidak hanya data kontak saja yang masuk dalam pengelolaan software ini, tapi juga semua informasi keuangan yang masuk dari alumni dan donatur yang tersimpan dalam catatan rapi dan efisien. Staf administrasi dan keuangan bisa bekerja lebih mudah dalam pengelolaan keuangan, analisis keuangan, hingga laporan pertanggung jawaban.
6. Pemantauan Kinerja Guru dan Staf
Melalui Omnichannel CRM Mekari Qontak, institusi pendidikan dapat melacak kinerja guru dan staf secara lebih terperinci. Evaluasi kinerja, pelatihan, dan pengembangan tenaga pendidik dapat dikelola dengan lebih baik.
Hal ini memberikan peluang untuk meningkatkan kualitas pengajaran dan meningkatkan kepuasan guru, yang pada gilirannya dapat berdampak positif pada hasil pendidikan. Sentralisasi analisa data kinerja pendidikan dalam satu sistem dasbor komprehensif juga memudahkan pengambilan kebijakan dalam memperbaiki layanan dan kualitas pendidikan.
7. Efisiensi Operasional dan Hemat Biaya
Penerapan Omnichannel CRM tidak hanya memberikan manfaat dalam hal efektivitas, tetapi juga efisiensi operasional. Melalui pengelolaan informasi secara terpusat, institusi pendidikan dapat menghemat waktu dan sumber daya yang sebelumnya digunakan untuk urusan administrasi yang kompleks.
Fitur-Fitur Omnichannel CRM Mekari Qontak untuk Institusi Pendidikan
Omnichannel CRM Mekari Qontak menyediakan fitur-fitur yang menjadi solusi terbaik mengatasi permasalahan manajemen dan administrasi kompleks di institusi pendidikan. Berikut ini fitur-fitur yang tersedia pada Mekari Qontak untuk CRM pendidikan:
- Simpan dan kelola data secara otomatis dengan CRM
- Miliki asisten virtual Chatbot yang menjawab pesan otomatis
- Bangun loyalitas pelanggan dengan customer service yang baik
- Integrasikan Omnichannel dengan aplikasi bisnis lainnya
- Selesaikan seluruh proses pendaftaran dengan memantau proses yang belum dilanjutkan pelanggan
- Simpan dan kelola masukan pelanggan dari channel percakapan yang berbeda dengan sistem ticketing terpadu
- Ketahui tingkat kepuasan pelanggan dengan mudah setelah melakukan percakapan dengan CSAT
Software CRM pendidikan ini telah digunakan oleh lebih dari 3500 institusi pendidikan dan perusahaan terkemuka di Indonesia. Seluruh data dan informasi terlindungi oleh sistem keamanan yang telah mendapatkan sertifikasi ISO 27001.
Penggunaan Omnichannel CRM Mekari Qontak memberikan dampak positif yang signifikan bagi institusi pendidikan. Melalui penyederhanaan proses administrasi, peningkatan komunikasi, dan pemahaman yang lebih baik terkait kebutuhan siswa, institusi pendidikan dapat menciptakan lingkungan pendidikan yang lebih efisien, fokus pada peningkatan kualitas pendidikan, dan manajemen operasional instansi pendidikan yang teratur.
Jadi, tunggu apa lagi? Segera gunakan CRM Mekari Qontak untuk manajemen institusi pendidikan lebih baik sekarang juga!
(Content Promotion/Mekari)