Apa Itu Nota Toko? Fungsi, Jenis, dan Cara Membuatnya

Dalam dunia usaha keberadaan nota toko merupakan hal penting dalam transaksi perdagangan. Nota toko ini berguna sebagai bukti transaksi yang dilakukan antara pembeli dan penjual.

Nota toko mencantumkan jenis produk, tanggal transaksi, jumlah barang yang dibeli, dan harga. Dokumen ini selain sebagai bukti transaksi, juga berfungsi sebagai bahan catatan akuntansi bisnismu.

Untuk kamu tahu, nota toko pun ada banyak jenisnya. Mulai dari nota kontan hingga nota kredit.

Untuk lebih jelasnya simak penjelasan di bawah ini ya!

Pengertian Nota Toko

Nota toko adalah bukti transaksi yang terjadi secara internal atau eksternal di suatu toko. Mengutip Eeng Ahman dan Epi Endriani dalam buku Ekonomi dan Akuntansi Membina Kompetensi, setiap transaksi harus disertai bukti yang menjadi sumber pencatatan dalam jurnal akuntansi.

Bukti transaksi ini harus disimpan berurutan sesuai tanggal terjadinya aktivitas ekonomi. Pada umumnya penjual menggunakan nota tidak hanya sebagai bukti transaksi yang telah dilakukan, tapi juga dokumen informasi yang memuat total harga, diskon pembelian, informasi barang, syarat retur dan lainnya.

Fungsi Nota Toko

Nota toko berguna sebagai bukti fisik yang berupa catatan transaksi penjualan. Nota toko juga merupakan alat pertanggungjawaban yang membuktikan transaksi telah dilakukan.

Sebagai bukti nota toko menyimpan catatan seluruh siklus akuntansi yang bisa dibaca atasan. Secara khusus berikut beberapa fungsi nota toko dalam kegiatan akuntansi:

1. Bukti transaksi yang dapat mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi.
2. Media yang berisikan data informasi keuangan.
3. Sebagai dasar untuk pencatatan akuntansi.
4. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan transaksi dalam bentuk tulisan.
5. Menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan.

Informasi Penting dalam Nota Toko

Mengutip Zuhdan Kamal Abdillah dalam materi Jenis Bukti-bukti Transaksi Perusahaan yang diunggah di Academia Edu, berikut informasi yang ada dalam nota:

1. Nama perusahaan yang mengeluarkan nota.
2. Nomor nota.
3. Tanggal transaksi.
4. Jenis barang.
5. Banyaknya (kuantum).
6. Harga satuan.
7. Jumlah harga.

Jenis Nota Toko

Secara umum bukti transaksi terdiri atas bukti intern dan bukti ekstern. Bukti intern adalah bukti transaksi yang dikeluarkan perusahaan yang bersangkutan, misalnya faktur penjualan, kuitansi bukti penerimaan uang, nota debit atau kredit yang dikirim kepada pihak lain dan bukti-bukti transaksi intern lainnya.

Sedangkan bukti ekstern adalah bukti transaksi yang diterima dari pihak luar perusahaan. Misalnya faktur pembelian dan kuitansi bukti pembayaran.

Sementara itu, nota toko sebagai salah satu bukti transaksi terdiri atas:

1. Nota Kontan

Nota kontan dipergunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan dengan pembayaran secara tunai. Nota kontan ini dibuat penjual dan diberikan kepada pembeli.

Foto: Rosmha Widiyani/detikcom

Nota kontan ini biasanya dibuat rangkap dua. Nota kontan asli diserahkan kepada pembeli sedangkan kopiannya disimpan penjual sebagai bukti transaksi.

2. Nota Kredit

Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang sudah dijual (retur penjualan). Nota kredit juga bisa dipahami sebagai surat bukti pengurangan piutang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan atau penurunan harga karena terjadinya kerusakan atau ketidaksesuaian kualitas barang yang dikirim dengan yang dipesan.

Foto: Rosmha Widiyani/detikcom

Nota kredit ini dibuat oleh penjual ketika barang yang dijual dikembalikan oleh pembeli. Lembar asli nota kredit biasanya diserahkan kepada pembeli, sedangkan tembusannya atau kopi disimpan penjual.

3. Nota Debit

Nota debit adalah bukti transaksi pengembalian barang yang sudah dibeli (retur pembelian). Nota Debit juga bisa dipahami sebagai surat bukti terjadinya pengurangan utang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan atau penurunan harga yang dibuat oleh pihak pembeli.

Foto: Rosmha Widiyani/detikcom

Artinya nota debit adalah mendebit (mengurangi) utang usaha pembeli yang harus dilunasi. Nota debit dibuat oleh pihak pembeli, dan lembar asli dikirimkan kepada penjual bersamaan pengiriman kembali barang yang dibeli.

Cara Membuat Nota Toko

Nota toko bisa dibuat manual dengan tulisan tangan maupun dengan software toko. Membuat nota toko cukup mudah, namun ada beberapa hal yang perlu kamu catat untuk membuat nota toko.

Hal yang perlu dicantumkan dalam nota toko yaitu:

1. Tulis Nama Toko atau Perusahaan Lengkap dengan Nomor Nota

Lembar nota toko harus mencantumkan nama toko atau perusahaan lengkap dengan alamat. Jangan lupa sertakan nomor nota yang bisa diambil dari nomor urut transaksi.

2. Buat Tabel Nota

Buat tabel nota toko yang berisi nomor, kode barang, jumlah barang, harga satuan, dan total harga. Tabel ini akan membantu memerinci barang yang telah dibeli atau transaksi penjualan usahamu.

3. Sediakan Kolom dan Cap Toko

Terakhir, jangan lupa sediakan kolom nama pembeli, tanggal transaksi, dan tanda tanganmu sebagai penjual atau pemilik toko serta tangan tangan pembeli. Sebaiknya kamu juga menyiapkan cap toko sebagai bukti keabsahan transaksi tersebut.

Nah itulah pengertian, jenis, dan contoh membuat nota toko yang perlu kamu tahu. Semoga bermanfaat ya detikers!