.webp)
SOP bagi sebuah perusahaan adalah sesuatu yang sangat penting. Dengan adanya SOP, kinerja karyawan bisa semakin terarah dan memiliki standar. Simak penjelasan tentang SOP berikut ini.
Pengertian SOP
SOP adalah singkatan dari standard operating prodecure atau dalam Bahasa Indonesia diartikan sebagai prosedur operasional standar. SOP merupakan pedoman yang disusun oleh suatu organisasi maupun perusahaan agar anggota di dalamnya menjalankan tugas dan tanggung jawab secara terstandar, sehingga pekerjaan menjadi efektif dan efisien.
Menurut Sailendra (2015:11), dikutip dari binus.ac.id, SOP adalah pedoman yang digunakan untuk membenarkan bahwa aktivitas operasional organisasi maupun perusahaan dapat berjalan baik dan lancar.
SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT
Kemudian menurut Insani (2010:1), SOP merupakan dokumen yang berisi rangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran, isinya adalah cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.
Contoh SOP dalam Perusahaan
Berikut beberapa contoh SOP di dalam perusahaan.
Contoh SOP Operator Telepon
Prosedur Penerimaan Telepon Oleh Operator PT XYZ
- Salam pembuka, ucapkan: "PT XYZ selamat pagi / siang / sore; mohon maaf bisa dibantu?" (Nada suara lemah lembut dan sopan).
- Jika ingin bicara dengan pejabat/staf lain, dicatat dalam buku jurnal penerimaan telepon sesuai kolomnya: dari siapa dan ingin bicara dengan siapa.
- Setelah dicatat, lalu disambungkan. Jika yang dituju ternyata tidak di tempat, ditanyakan apakah ada pesan atau tidak. Jika ada pesan, tulis di buku jurnal penerimaan telepon.
- Jika ingin penjelasan tentang produk PT XYZ, berikan informasi dengan materi penjelasan sebagai berikut:
- Jelaskan secara ringkas brosur produk dan website PT XYZ.
- Undang beliau mengunjungi PT XYZ.
- Catat nama, alamat, dan nomor telepon sang penelepon.
- Jika ingin membeli produk-produk PT XYZ, hubungkan dengan petugas Pemasaran.
- Setelah selesai, ucapkan "terima kasih atas perhatian Ibu Bapak, selamat pagi siang sore".
Contoh SOP Proses Administrasi Marketing
 Foto: Panduan Membuat Peraturan dan Perjanjian dalam Perusahaan karya Much Nurachmad |
Manfaat SOP Bagi Perusahaan
Menyadur dari Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), berikut beberapa poin manfaat SOP bagi organisasi.
- Sebagai standardisasi pekerjaan pegawai dalam menyelesaikan tugasnya.
- Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian pegawai dalam melaksanakan tugas.
- Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pegawai.
- Pegawai bisa lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari bisa diminimalkan.
- Pekerjaan semakin akuntabel dan terukur sehingga memudahkan untuk mengevaluasi pekerjaan.
- Sebagai informasi tentang kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai sehingga pegawai berupaya meningkatkan kemampuannya.
- Sebagai informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai.
- Untuk melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum jika dituduh melakukan penyimpangan.
- Menghindari pelaksanaan tugas yang tumpang tindih dengan pegawai lain.
- Mempermudah penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam bekerja.
Bagaimana Cara Membuat SOP Perusahaan?
Dokumen SOP sebetulnya tidak memiliki standar tertentu, sehingga setiap perusahaan bisa memodifikasi contoh-contoh SOP yang sudah ada. Berikut cara membuat SOP perusahaan seperti dikutip dari binus.ac.id.
1. Tentukan Anggota Tim
Anggota tim biasanya terdiri dari Human Resources Department atau HRD, pimpinan masing-masing departemen atau divisi sebagai orang yang paling mengetahui cara kerja. Selain itu, perusahaan biasanya melibatkan konsultan dari pihak eksternal perusahaan.
2. Pemetaan Proses Bisnis
Tim yang telah terbentuk kemudian bisa mempelajari keseluruhan proses kerja di dalam perusahaan. Misalnya di sebuah pabrik, tim harus mengetahui proses sejak penjualan hingga terjadi pembelian, juga proses pengiriman produk atau jasa ke pelanggan.
Kemudian tim harus menyiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan, siapa saja yang melakukan tugas. Lalu tim menganalisis setiap departemen secara mendetail untuk mendapatkan gambaran yang jelas, sehingga hubungan antardepartemen bisa terlihat melalui dokumen dan proses kerjanya.
3. Kumpulkan Data Dokumentasi
Setelah memetakan proses kerja perusahaan secara global hingga mikro, tim kemudian mencatat secara detail semua data dan dokumen, seperti dokumen akuntansi, penjualan, retur, invoice hingga nama dan nomor dokumennya. Kemudian perlu diketahui pula siapa saja yang bertanggung jawab dan terlibat untuk mengetahui arus informasi dan mendeteksi kemungkinan kebocoran.
4. Buatlah Flow Chart dan Narasi
Dari data yang terkumpul, tim bisa membuat visualisasi menggunakan flow chart sehingga terlihat jelas hubungan antara proses satu ke proses berikutnya, antara departemen satu dengan departemen lainnya. Kemudian tim menarasikan setiap alur kerja sehingga jelas siapa saja penanggung jawabnya, jenis dokumen apa yang dibutuhkan, dan apa saja yang mungkin terjadi serta membuatkan solusinya.
5. Lakukan Review
Selesai membuat flow chart dan narasi, tim harus meninjau ulang dengan cara membagikannya ke setiap departemen agar bisa diperiksa. Setiap kepala departemen dapat memberikan koreksi, penambahan, atau masukan sebelum membuat dokumen SOP.
6. Membuat Simulasi SOP
Langkah selanjutnya ialah melakukan simulasi atau uji coba membuat SOP. SOP ini dibuat berdasarkan perbaikan dan masukan masing-masing departemen pada tahap sebelumnya. Perlu diingat, setiap bagian SOP harus sesuai dengan data yang dikumpulkan.
Tinjau kembali SOP sebelum disetujui pimpinan. Jika masih ada perbedaan dengan praktik dan kondisi sebenarnya, maka SOP harus diperbaiki.
7. Penetapan SOP
Setelah SOP diuji berkali-kali, maka pimpinan akan mengesahkan prosedur operasional standar tersebut. SOP kemudian dibagikan ke masing-masing departemen. SOP yang sudah final harus segera diimplementasikan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Nah detikers, demikian tadi penjelasan mengenai arti SOP, contoh, manfaat hingga cara membuatnya. Semoga bermanfaat.
(bai/fds)
