.webp)
Invoice, atau dikenal juga dengan faktur, merupakan dokumen yang menjadi bukti suatu transaksi dan pengiriman barang atau jasa. Invoice penting dalam menjalankan usaha karena menjadi catatan dan bukti adanya transaksi pembayaran antara penjual dan pembeli.
Dalam artikel ini, kita akan mempelajari mengenai contoh invoice pembayaran serta jenis dan cara membuatnya. Simak penjelasan berikut ini.
Apa Itu Invoice Pembayaran?
Mengutip Henry Siswosoediro dalam Buku Pintar Pengurusan Perizinan & Dokumen, invoice adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual/eksportir kepada pembeli/importir. Invoice sering juga disebut dengan istilah faktur.
SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT
Pada invoice tercantum tanggal pengeluaran dokumen, tanggal pengiriman barang, uraian barang (berat/ukuran), harga, biaya lain-lain, total yang harus dibayar pembeli, syarat penyerahan dan penyerahan barang, nama kapal/pesawat/kereta api pengangkut barang, serta nama pelabuhan/bandara/stasiun muat dan bongkar.
Jenis-jenis Invoice
Terdapat tiga jenis invoice mengutip Buku Pintar Pengurusan Perizinan & Dokumen, yakni proforma invoice, commercial invoice, dan consular invoice. Berikut penjelasan selengkapnya.
1. Proforma Invoice
Merupakan penawaran dalam bentuk invoice biasa dari penjual atau eksportir kepada pembeli atau importir.
2. Commercial Invoice
Merupakan dokumen rincian tentang keterangan barang-barang yang dijual dan harga dari barang tersebut.
3. Consular Invoice
Merupakan invoice yang dikeluarkan atau diterbitkan oleh instansi resmi seperti kedutaan atau konsulat.
Manfaat Invoice bagi Perusahaan
Invoice mutlak diperlukan terutama bagi perusahaan yang kerap melakukan transaksi pengiriman barang. Berikut manfaat invoice bagi perusahaan dilansir situs cleartax.in.
1. Melacak Pengiriman Barang
Invoice berguna untuk melacak pengiriman barang, baik itu melacak tanggal pengiriman, pembayaran tagihan, hingga dapat digunakan untuk mengecek sampai mana barang yang dikirimkan. Pembeli atau klien juga dapat menggunakan invoice sebagai bukti pembayaran agar tidak dikenai biaya penalti karena keterlambatan pembayaran.
2. Memastikan Pembayaran Tepat Waktu
Invoice memuat informasi tentang tanggal jatuh tempo pembayaran, cara dan syarat pembayaran, hingga nilai barang atau jasa yang diberikan. Hal ini membantu penjual atau eksportir memastikan agar pembeli atau importir melakukan pembayaran tepat waktu dan tidak tertunda-tunda.
Apabila terjadi keterlambatan bayar, pihak penjual atau eksportir dapat menjadikan invoice sebagai acuan untuk menetapkan sanksi atau bunga pembayaran kepada pembeli atau importir.
3. Mempermudah Urusan Perpajakan
Perusahaan biasanya perlu membayar pajak tertentu. Invoice berguna sebagai catatan yang mempermudah urusan perpajakan tersebut. Dokumen ini dapat digunakan untuk memverifikasi jika ada perbedaan dalam tagihan pajak dengan jumlah pajak yang dibayarkan, serta untuk mengajukan pengembalian pajak jika terjadi kelebihan bayar.
4. Memberikan Informasi bagi Klien
Klien akan lebih mudah mendapatkan informasi tentang barang yang dikirim dengan adanya invoice. Apakah barang yang dikirim sesuai dengan pesanan mereka, berapa lama pengiriman berlangsung, hingga berapa persen pajak yang termasuk dalam pembayaran.
5. Sebagai Instrumen Pencatatan
Invoice berguna menjadi bukti catatan terhadap kemungkinan selisih dalam tagihan tertentu. Perusahaan umumnya juga harus memiliki catatan atau dokumentasi transaksi untuk melacak berbagai hal, mulai dari pendapatan hingga sebagai bukti jika ada kasus gugatan perdata atau kasus terkait bisnis.
6. Meningkatkan Citra Perusahaan
Dalam invoice biasanya juga ditampilkan desain dan logo yang mencerminkan identitas perusahaan. Invoice dapat meningkatkan citra perusahaan dan lebih profesional di mata klien atau pembeli.
Contoh Invoice Pembayaran
Berikut ini contoh bentuk invoice pembayaran, mengutip contoh dari situs zapier.com dan buku 15 Steps to Improve Your Photography Skill oleh Bima Adhitya.
 Foto: Debora Danisa/detikcom |
 Ilustrasi invoice pembayaran. Foto: Debora Danisa/detikcom |
Cara Membuat Invoice Pembayaran
Setelah melihat contoh-contoh di atas, Anda bisa mulai membuat invoice pembayaran untuk usaha Anda sendiri. Berikut langkah membuatnya mengutip situs zoho.com.
1. Desain Invoice Sesuai Brand
Buatlah invoice dengan desain yang mencerminkan brand atau produk Anda. Cocokkan warna dan font atau gaya huruf sesuai dengan identitas usaha Anda.
2. Sertakan Header Profesional
Jangan lupa untuk menyertakan header atau kepala invoice dengan desain yang profesional. Di dalamnya termasuk nama usaha, logo, alamat, dan informasi kontak yang dapat dihubungi oleh klien.
3. Cantumkan Informasi Transaksi dan Barang dengan Lengkap
Ketika sudah memiliki template invoice, Anda cukup memasukkan informasi-informasi terkait deskripsi barang atau jasa yang dijual dan dikirimkan kepada klien, beserta jumlah yang harus dibayarkan. Sertakan juga informasi berupa syarat dan ketentuan dalam pembayaran.
4. Cantumkan Waktu Penerbitan dan Batas Pembayaran
Waktu adalah elemen penting dalam penerbitan invoice. Karena itu, Anda wajib mencantumkan waktu penerbitan invoice dan batas waktu klien atau pembeli harus membayar barang atau jasa yang dijual tersebut.
Sekarang detikers sudah lebih memahami tentang invoice, jenis-jenis, serta manfaat dan cara membuatnya. Semoga bermanfaat untuk usaha Anda, detikers.
(des/fds)
