Perencanaan Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuat

Dalam dunia bisnis, setiap pengusaha wajib memiliki perencanaan yang matang dan terstruktur. Sebab, perencanaan yang baik dapat memberikan hasil positif bagi perusahaan.

Namun, masih ada sejumlah pengusaha yang belum memiliki perencanaan dengan matang. Biasanya, mereka hanya bermodalkan tekad yang kuat namun tak diiringi perhitungan ke depannya. Lantas, usaha yang dijalankan bisa mengalami kerugian bahkan bangkrut.

Lantas, bagaimana cara membuat perencanaan yang baik dan matang? Lalu apa sih sebenarnya fungsi perencanaan itu? Simak penjelasannya secara lengkap dalam artikel berikut ini.

Perencanaan Adalah

Menurut Robbins dan Coulter yang dikutip dari buku Pengantar Manajemen oleh Ernie Trisnawati, perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi. Setelah itu, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, lalu yang terakhir merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga mencapai target.

Dijelaskan dalam buku Administrasi Pemerintahan dalam Pembangunan oleh Soewarno Handayaningrat, perencanaan adalah usaha dasar dan pengambilan keputusan yang telah diperhitungkan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan, di dalam, dan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Kemudian menurut Hadari Nawawi dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia, perencanaan adalah proses pemilihan dan penetapan tujuan, strategi, metode, anggaran, dan standar (tolak ukur) keberhasilan suatu kegiatan.

Sederhananya, perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan. Jadi sebelum melaksanakan suatu pekerjaan, sebaiknya dibuat perencanaan terlebih dahulu agar tertata rapi dan pekerjaan lebih cepat selesai.

Tujuan dan Fungsi Perencanaan

Membuat perencanaan yang matang dalam menjalankan sebuah bisnis tentu memiliki tujuan yang bermanfaat. Dijelaskan dalam buku Pengantar Manajemen oleh Ernie Trisnawati, berikut sejumlah tujuan dari perencanaan.

1. Memberikan Pengarahan

Tujuan pertama dari dibuatnya perencanaan adalah untuk memberikan pengarahan yang baik dan terarah untuk manajer maupun karyawan. Selain itu, adanya perencanaan membuat karyawan dapat mengetahui target apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan dari organisasi.

Tanpa adanya perencanaan, hal ini bisa menyebabkan organisasi atau individu akan bekerja kurang maksimal dan sesuka hati. Hal ini membuat kinerja perusahaan jadi kurang efisien dan target sulit tercapai.

2. Mengurangi Ketidakpastian

Hadirnya perencanaan juga bertujuan untuk mengurangi hal-hal yang tidak pasti. Bila seorang manajer membuat sebuah rencana, ia dipaksa harus melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan apa yang terjadi, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, serta menyusun rencana untuk menghadapi perubahan.

3. Meminimalisir Pemborosan

Dengan menerapkan perencanaan, perusahaan dapat meminimalisir terjadinya pemborosan terutama dalam hal biaya. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efisien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, hadirnya perencanaan yang matang membuat manajer bisa mengidentifikasi dan menghapus mana hal-hal yang menyebabkan laju perusahaan jadi terhambat serta biaya yang tidak perlu.

4. Menetapkan Tujuan Standar

Terakhir, tujuan dari perencanaan adalah untuk menetapkan tujuan standar perusahaan. Jadi, perencanaan yang matang membuat perusahaan lebih mudah dalam melakukan pengawasan dan evaluasi perusahaan dalam periode tertentu. Dalam hal ini, evaluasi adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada, tanpa adanya perencanaan maka manajer tak bisa menilai kinerja perusahaan.

Bila penjelasan di atas merupakan tujuan perencanaan, lantas apa fungsi dari perencanaan? Dijelaskan dalam e-Jurnal Perencanaan: Suatu Analisis Terhadap Fungsi Administrasi oleh Muh. Zainal, berikut sejumlah fungsi perencanaan:

1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan sejumlah perubahan
2. Membantu dalam mengatasi masalah-masalah yang dihadapi perusahaan
3. Memungkinkan manajer untuk memahami keseluruhan gambaran perusahaan secara lebih jelas
4. Membantu penetapan tanggung jawab yang tepat di dalam perusahaan
5. Meminimalisir pekerjaan yang tidak pasti dan menghemat biaya
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi dalam berbagai bagian perusahaan

Cara Membuat Perencanaan

Membuat perencanaan yang efektif perlu ditambahkan dengan niat dan harus konsisten. Namun tak hanya itu, ada sejumlah tahapan yang perlu detikers ketahui untuk membuat perencanaan yang matang. Dijelaskan dalam buku Konsep dan Kajian Ilmu Perencanaan oleh Taufiqurokhman, berikut cara membuat perencanaan.

1. Perencanaan Tertulis

Hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat perencanaan secara tertulis. Dari sini detikers bisa menulis bagaimana harus memulainya, apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan, serta menandai rencana yang sudah dicapai. Cara ini terbilang cukup efektif agar kamu semakin fokus dan yakin bahwa perencanaan ke depannya semakin baik.

2. Menentukan Goal

Selain membuat perencanaan, tentukan juga goal yang ingin dicapai dalam susunan perencanaan. Dengan menentukan goal, detikers dapat mengetahui hal apa sayang yang ingin dicapai ke depannya.

3. Susun Sesuai Tugas dan Tanggung Jawab

Jangan lupa untuk menyusun perencanaan sesuai dengan tugasnya masing-masing. Hal ini agar setiap karyawan maupun manajer dapat mencapai targetnya dengan memiliki rasa tanggung jawab di dalam hati.

4. Tentukan Prioritas

Dalam menyusun perencanaan yang baik, selalu tentukan prioritas agar bisa membagi waktu dengan baik. Jadi bila ada pekerjaan tambahan yang tiba-tiba muncul, detikers bisa mengerjakannya secara efektif dan tidak mengganggu pekerjaan lainnya.

5. Lakukan Review

Bila telah menyelesaikan pekerjaan sesuai rencana, lakukan sedikit review pada list yang sudah dibuat dan mengecek kembali pekerjaan yang telah diselesaikan. Lakukan analisa apakah seluruh pekerjaan sudah dilakukan dengan benar atau belum, jika ternyata ada yang salah segera diperbaiki agar tidak mengganggu kualitas.

6. Batas Waktu

Terakhir, selalu berikan batas waktu dalam menyusun perencanaan yang matang. Dalam hal ini, detikers bisa menentukan secara langsung kurun waktu untuk mengerjakan sejumlah pekerjaan, baik dalam hitungan jam atau hari.

Cara Mengukur Efektivitas Suatu Perencanaan

Dijelaskan dalam e-Jurnal milik Mokhamad Dedy Setyawan dari Fakultas Ekonomi Manajemen Universitas Semarang, ada beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan, kriterianya sebagai berikut:

1. Kegunaan

Agar perencanaan dapat berjalan maksimal, maka dalam pelaksanaannya suatu perusahaan harus fleksibel, stabil, sederhana, dan berkesinambungan. Semakin besar sebuah organisasi, maka diperlukan perencanaan yang matang dan lebih kompleks.

2. Ketepatan dan Objektif

Perencanaan juga perlu dilakukan evaluasi guna mengetahui apakah suatu rencana jelas, ringkas, nyata, dan akurat. Sebab, berbagai keputusan dan kegiatan perusahaan hanya efektif bila didasarkan perencanaan yang tepat dan terstruktur.

3. Ruang Lingkup

Selain itu, perencanaan perlu memperhatikan sejumlah prinsip seperti kelengkapan, kepaduan, dan konsistensi. Misalnya, seberapa luas cakupan rencana yang dimiliki perusahaan? Lalu menyangkut kegiatan apa saja di dalam rencana tersebut?

4. Efektivitas Biaya

Dalam hal ini efektivitas biaya perencanaan menyangkut waktu, usaha, dan aliran emosional. Bila rencana semakin terstruktur dan rapi, maka ke depannya dapat menghemat biaya pengeluaran perusahaan

5. Akuntabilitas

Di dalam perencanaan terdapat dua aspek akuntabilitas, yaitu tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan tanggung jawab atas implementasi rencana. Agar suatu rencana dapat berjalan efektif maka harus mencakup keduanya.

6. Ketepatan Waktu

Terakhir, perencanaan yang efektif harus sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Namun, rencana yang dibuat secara matang seringkali tak berjalan mulus karena ditemukan banyak perubahan dan kendala seiring waktu, alhasil rencana sulit tercapai dan tak tepat waktu.

Nah itu dia detikers penjelasan mengenai perencanaan beserta pengertian, fungsi, tujuan, cara membuat perencanaan, dan cara mengukur efektivitas suatu perencanaan. Jadi, apabila detikers ingin mendirikan suatu perusahaan atau organisasi sebaiknya lakukan perencanaan yang efektif dan matang.