Pengertian PPIC: Manfaat, Tugas, dan Skill yang Dibutuhkan

PPIC merupakan suatu tim dalam sebuah perusahaan atau bisnis yang berperan penting dalam menghasilkan proses produksi yang efektif, efisien, dan minim pengeluaran. PPIC memiliki sejumlah sifat yang perlu diterapkan dan mengemban tugas-tugas tertentu.

Ingin mengetahui PPIC lebih dalam? Simak artikel berikut ini!

Pengertian PPIC

Mengutip library.binus.bbc, Production Planning and Inventory Control (PPIC) adalah proses pengendalian aliran material yang keluar masuk dari sebuah sistem kerja dan bertujuan untuk memenuhi permintaan pasar dan pendistribusian yang tepat agar dapat meminimalisasi atau menekan biaya produksi.

Ada delapan sifat yang harus dimiliki bagian perancangan produksi, yaitu:

1. Berjangka Waktu

Perancangan produksi harus dibuat untuk jangka waktu yang lama untuk mengatasi berbagai perubahan dari waktu ke waktu yang mungkin terjadi selama proses produksi.

2. Berjenjang

Perancangan produksi harus dilakukan secara berjenjang dan tidak dapat dilakukan sekali saja karena perencanaannya akan selalu bertingkat, mulai dari jangka pendek hingga jangka panjang.

3. Terpadu

Penting bagi perancangan produksi untuk memiliki sifat terpadu, yakni dilakukan bersama dan menyatukan faktor tertentu menjadi satu rencana terpadu dalam proses produksi.

4. Berkelanjutan

Selanjutnya, perancangan produksi harus bersifat berkelanjutan atau merupakan sistem yang melanjutkan perancangan sebelumnya agar proses perancangan yang telah ada dapat terus berjalan.

5. Terukur

Perancangan produksi harus menetapkan suatu nilai yang terukur agar dapat digunakan sebagai alat dasar penetapan bila terjadi penyimpangan tertentu.

6. Realistis

Perancangan produksi haruslah realistis, yang berarti dikondisikan dengan kondisi produksi yang sekarang agar hasil yang diharapkan dapat diraih juga.

7. Akurat

Data yang didapat untuk perancangan produksi harus akurat, tidak boleh asal agar tidak terjadi kesalahan pada proses produksi. Dengan itu, kebenaran data dapat dipertanggungjawabkan hingga tahap akhir.

8. Menantang

Perancangan produksi harus dibuat dengan data-data dan target yang realistis, tetapi tetap menantang sehingga agar meraih target produksi dengan usaha yang sungguh-sungguh.

Manfaat PPIC

PPIC memiliki sejumlah manfaat yang mungkin sulit diraih tanpa eksistensinya. Berikut adalah delapan manfaat PPIC menurut Miftahurrohman yang dikutip dari Universitas STEKOM:

1. Memastikan Ukuran investasi dalam Peralatan Modal Secara Tepat

Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi kebutuhan kapasitas produksi yang dimiliki, seperti jumlah mesin, peralatan yang tepat, tenaga kerja, dan pemasok yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kapasitas produksi dengan cara memiliki perencanaan produksi dan proses pengendalian persediaan yang tepat dan diterapkan di dalam perusahaan.

2. Mengurangi Biaya Inventaris

PPIC membantu perusahaan mengurangi biaya yang tidak perlu dalam menangani inventaris. Departemen akan bekerja sama dengan departemen penjualan dan menentukan perkiraan permintaan pelanggan untuk merencanakan persediaan barang dalam proses yang berlebihan secara akurat.

3. Mengurangi Biaya untuk Tenaga Kerja

Manfaat lain dari PPIC atau perencanaan produksi adalah membantu mengurangi biaya tenaga kerja. Dengan proses PPIC yang baik, Anda akan menemukan banyak cara untuk menekan biaya tenaga kerja, mulai dari memilih bahan baku yang tepat, berinvestasi dalam teknologi yang tepat, hingga mencari tahu praktik terbaik untuk mengoptimalkan produktivitas dalam proses manufaktur.

4. Tingkatkan ROA Anda (Pengembalian Aset)

Proses PPIC yang efektif akan selalu mencari cara untuk membantu perusahaan mengoptimalkan penggunaan mesin sambil memastikan bahwa tidak ada yang terlalu banyak bekerja, baik mesin maupun tenaga kerjanya. Dengan demikian, perusahaan mengalami kinerja optimal setiap saat.

5. Peningkatan Layanan Pelanggan

Dengan perencanaan jadwal yang efektif untuk proses produksi, Anda dapat memastikan pengiriman pesanan yang tepat waktu setiap saat. Hasilnya adalah pelanggan lebih bahagia dan lebih sedikit keluhan tentang penundaan. Hal ini meningkatkan hubungan pelanggan dan perusahaan.

6. Kontrol Inventaris yang Mudah

Ketika memiliki proses PPIC yang sangat baik yang diterapkan di organisasi, Anda dapat dengan mudah merencanakan dan mengikuti inventarisnya. Dengan demikian, Anda tidak perlu berjuang untuk memiliki kontrol yang lebih baik atas inventaris Anda lagi.

7. Peningkatan Moral Tanaman

Proses PPIC yang baik akan membuat semuanya terkendali dengan jadwal yang terencana dengan baik. Mulai dari inventaris hingga gudang terpantau dengan baik. Hal ini berfungsi untuk menjaga komunikasi yang baik antar departemen dan koordinasi yang tepat di antara tim. Dengan demikian alur kerja akan meningkat secara signifikan.

8. Pengurangan Waktu Menganggur

Perencanaan yang tepat dalam proses produksi dapat menghindarkan Anda dari waktu menganggur karena menunggu bahan baku yang tidak lancar atau habis-habisan.

Tugas PPIC

Berikut adalah berbagai tugas PPIC menurut Universitas STEKOM:

• Merencanakan jadwal produksi agar proses manufaktur dipastikan berjalan lancar.
• Membuat dan menangani pesanan manufaktur.
• Meramalkan kebutuhan persediaan di masa depan.
• Meninjau perkiraan penjualan dan permintaan pelanggan untuk memahami permintaan produk di pasar.
• Merencanakan proses pengadaan sesuai dengan ramalan terkait permintaan pelanggan.
• Memantau penyimpanan bahan baku, bahan baku dalam inventaris, dan barang-barang yang disimpan di gudang.
• Memonitor atau mengamati penerimaan dan pengiriman barang dari gudang.
• Merencanakan jadwal produksi untuk memenuhi pesanan secara efektif dengan mempertimbangkan waktu perencanaan, rute, dan jumlah produk.
• Mengelola dan mengoptimalkan produktivitas alat berat agar terhindar dari penggunaan yang berlebihan atau justru kekurangan.
• Memecahkan masalah proses produksi dengan berkomunikasi secara efektif terhadap departemen pemasaran dan departemen pengadaan.
• Menganalisis dan memenuhi kapasitas dan kebutuhan sumber daya dalam proses produksi.
• Mengamati atau memonitor stok bahan baku dan produk jadi untuk memastikan kelancaran proses produksi.
• Memberikan data persediaan ke bagian akuntansi.

Skill yang Diperlukan di Bidang PPIC

Secara singkat, PPIC merupakan sekumpulan orang yang harus memiliki sifat pembelajar, analytical skill, dan sistematis. Berikut ini persyaratan pendidikan dan keterampilan yang perlu dimiliki PPIC:

Syarat Pendidikan:

• Sarjana Teknik, Supply Chain atau Logistik, Administrasi Bisnis, atau bidang lain yang relevan.

Keterampilan:

• Ahli dalam menggunakan sistem Material Requirement Planning (MRP) dan menghasilkan Master Production Schedule (MPS).
• Memiliki pengetahuan yang sangat baik tentang perencanaan produksi dan prinsip-prinsip pengendalian kualitas.
• Keterampilan organisasi dan analitik yang kuat.
• Kepemimpinan yang kuat dan keterampilan interpersonal.
• Menguasai matematika dan statistik.
• Memiliki keterampilan komunikasi yang hebat.
• Lancar berbahasa Inggris (baik lisan maupun tulisan).

Cara Meningkatkan PPIC

Ketika memiliki proses perencanaan produksi dan pengendalian inventaris yang tepat, Anda akan mengidentifikasi persyaratan kapasitas produksi yang dimiliki bisnis Anda dengan mudah.

PPIC membantu mengidentifikasi jumlah mesin dan peralatan, tenaga kerja, dan pemasok yang tepat untuk menyelesaikan kapasitas produksi Anda. Dengan demikian, Anda dapat merencanakan anggaran yang diperlukan untuk memenuhi target kapasitas produksi tanpa penundaan atau masalah akurasi.

Kemudian, PPIC membantu organisasi mengurangi biaya yang tidak perlu dalam menangani inventaris. Proses pengendalian inventaris yang baik akan membantu mengidentifikasi kapasitas produksi dengan akurasi tinggi sebelumnya. Departemen ini akan berkolaborasi dengan departemen penjualan dan menentukan perkiraan permintaan pelanggan untuk merencanakan stok pengaman dan persediaan barang dalam proses yang berlebihan secara akurat.

Dengan demikian, Anda tidak perlu panik jika mengalami penawaran dan permintaan yang tidak terduga di pasar karena memiliki persediaan yang cukup untuk memastikan alur kerja yang lancar. Oleh karena itu, Anda tidak perlu mengeluarkan uang untuk pesanan bahan baku langsung yang biayanya jauh lebih mahal dari biasanya.

Manfaat lain dari PPIC adalah membantu Anda mengurangi biaya tenaga kerja. Dari memilih bahan baku yang tepat, berinvestasi dalam teknologi yang tepat, dan mencari tahu praktik terbaik untuk mengoptimalkan produktivitas dalam proses manufaktur, memaksimalkan tenaga kerja dapat dicapai.

Di zaman serba teknologi ini, pebisnis manufaktur mungkin kesulitan memaksimalkan PPIC nya jika masih menggunakan cara manual atau tradisional. Namun, pihak produsen atau pebisnis manufaktur saat ini dapat memanfaatkan sistem ERP yang dilakukan secara otomatis.

Dengan penggunaan sistem ERP, pihak produsen dapat mengelola berbagai proses secara cepat dan akurat. Seluruh kegiatan produksi akan terintegrasikan pada suatu sistem yang terpusat sehingga pihak produsen tidak perlu menggunakan sistem yang beragam pada setiap proses produksinya.

Itulah penjelasan mengenai PPIC, yaitu proses pengendalian aliran material yang keluar masuk dari sebuah sistem kerja dengan tujuan meminimalisasi atau menekan biaya produksi. Tanpa PPIC, suatu proses produksi tidak dapat berjalan secara efektif, efisien, dan memakan banyak biaya.