Tugas Utama Personalia dalam Kegiatan Operasional Bisnis

ADVERTISEMENT

Tugas Utama Personalia dalam Kegiatan Operasional Bisnis

Kholida Qothrunnada - detikFinance
Kamis, 06 Okt 2022 06:30 WIB
Ilustrasi personalia.
Foto: Sebastian Herrmann/Unsplash
Jakarta -

Personalia (personnel) adalah bagian sumber daya manusia (SDM) dari suatu organisasi atau perusahaan. Sederhananya, arti personalia yaitu bagian yang mengurus tentang kepegawaian.

Apa saja tugas personalia? Ada banyak tugas yang dilakukan bagian personalia, salah satunya yaitu perencanaan, evaluasi hingga pemeliharaan tenaga kerja.
Biasanya personalia sering dikaitkan dengan HRD atau Human Resource Development. Namun, baik personalia, human resource, dan human capital itu memiliki beberapa perbedaan.

Dalam artikel ini, kita akan mengetahui penjelasan tugas dan fungsi personalia hingga perbedaanya dengan HRD.

Pengertian Personalia?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), personalia adalah bagian dari suatu perusahaan/instansi yang mengurus tentang persoalan yang berkaitan dengan kepegawaian. Istilah personalia mengandung arti pada seluruh individu yang melakukan pekerjaan di suatu perusahaan ataupun organisasi.

Senada, dikutip dari e-book bertajuk Kepemimpinan karya Edy Warsopurnomo, arti personalia adalah bagian SDM yang mengurusi atau mengelola bagian tenaga kerja dalam kegiatan bisnis. Jadi, pengertian personalia yaitu serangkaian kegiatan dalam pengelolaan SDM untuk berbagai urusan perusahaan.

Personalia berfungsi sebagai pengadaan untuk kebutuhan karyawan sekaligus manajemen dan pemeliharaan aset perusahaan. Raupandjo dan Husnan dalam e-book Dasar-dasar Kewirausahaan oleh Choms Gary Ganda Tua Sibrani, dkk, mengartikan manajemen personalia adalah suatu perencanaan, pembagian, pengembangan hingga pemeliharaan tenaga kerja, untuk membantu tercapainya tujuan perusahaan, individu hingga masyarakat.

Manajemen personalia akan berhubungan dengan tujuan perusahaan. Secara umum, tujuan manajemen personalia adalah untuk menumbuhkan efisiensi atau daya guna (production minded) dan kerja sama (people mended) dari para anggota.

Dalam hal ini, kepala personalia perlu melaksanakan fungsi-fungsi dasar manajemen untuk menghadapi perubahan dan perkembangan yang ada dalam suatu perusahaan.

Dalam situs smallbusiness.chron.com, personalia SDM adalah orang-orang yang bertanggung jawab untuk membantu menemukan talenta terbaik sampai membina hubungan yang sehat antara rekan kerja dan manajer.

Tugas dan Fungsi Personalia

Dikutip dari repository.usd.ac.id oleh Maria Augustin Diana Sari dan laman key differences, adapun fungsi dan tugas personalia adalah sebagai berikut:

Bidang Manajemen

Tugas utama bagian manajemen personalia adalah menyediakan tenaga kerja baik secara kuantitas serta kualitas, yang dibutuhkan oleh masing-masing bagian suatu perusahaan. Dalam bidang manajemen, bagian personalia memiliki fungsi sebagai berikut:

Perencanaan

Perencanaan dilakukan untuk mengurangi ketidakpastian untuk ke depannya. Perencanaan SDM akan menentukan berbagai macam pekerjaan yang ada.

Dalam hal ini, ada 2 faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan untuk perencanaan, yakni faktor internal dan eksternal. Faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru. Sementara, faktor eksternal seperti ketentuan hukum hingga membuat anggaran tenaga kerja.

Pengorganisasian

Personalia bertugas untuk membuat job analysis, job description dan job specification. Spesifikasi jabatan menjadi suatu catatan tentang kualifikasi, yang diperlukan oleh seorang personel untuk memangku suatu pekerjaan tertentu.

Pengarahan

Manajemen personalia akan memastikan pemberi kerja bisa mengikuti semua aturan yang ada. Sehingga, membutuhkan tim SDM untuk memantau perubahan dalam lingkungan peraturan kerja.

Motivasi

Tujuan pokok penilaian kinerja juga untuk memotivasi karyawan, dalam pencapaian perusahaan. Adanya standar perilaku berguna dalam mencapai target dan tujuan perusahaan.

Kontrol

Personalia bertugas untuk mengontrol atau mengawasi pelaksanaan dari analisis lingkungan, organisasional, dan pekerjaan secara teratur. Di mana, pihaknya akan meninjau berbagai aktivitas orientasi, pelatihan pengembangan, dan lain-lain.

Koordinasi

Penentuan kebutuhan tenaga kerja tidak hanya menyangkut bagian personalia, jadi bagian personalia juga perlu melakukan koordinasi antar bagian (departemen) lain. Koordinasi dilakukan untuk melakukan analisis jabatan yang disesuaikan dengan kebutuhan setiap departemennya.

Bidang Operasional

Dalam operasional bisnis perusahaan, fungsi personalia mencakup kegiatan yang berkaitan dengan:

Pengadaan

Dalam hal ini, personalia akan mengelola perincian tentang penerimaan karyawan dengan dokumen yang diperlukan, pendaftaran tunjangan, dan pembuatan file karyawan.

Pengembangan

Personalia bertugas dalam melakukan latihan dan pengembangan (developing) karyawan. Pengembangan dilakukan dengan suatu pembekalan supaya tenaga kerja bisa lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing.

Pengembangan ini dilakukan untuk menutup gap antara kecakapan dan kemampuan dengan tuntutan jabatannya. Sehingga, kegiatan tersebut diharapkan bisa meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja, guna mencapai target yang telah ditentukan.

Kompensasi

Memberikan kompensasi juga termasuk tugas dari personalia. Kompensasi adalah imbalan yang didapatkan, atas kontribusi kerja pegawai dari perusahaan.

Evaluasi Pekerjaan

Penilaian kinerja atau evaluasi pekerjaan menjadi tugas personalia, yang dilakukan secara periodik efektivitas operasional suatu organisasi. Penilaian kinerja akan didasari oleh standar, kriteria dan sasaran yang sudah diterapkan.

Kesejahteraan Karyawan

Menetapkan program kesejahteraan menjadi tugas personalia. Tujuannya agar para pekerja bisa melaksanakan pekerjaannya dengan tenang dan bisa tetap bekerja maksimal dari waktu ke waktu.

Pemeliharaan

Fungsi manajemen personalia adalah melakukan pemeliharaan para karyawan, agar keberlangsungan dan kondisi kerja bisa efektif. Pemeliharaan ini mencakup sikap positif pekerja, komunikasi, program kesehatan, dan lain-lain.

Perundingan Bersama

Dalam manajemen personalia, negosiasi dilakukan atas dasar pada perundingan bersama dengan pemimpin serikat pekerja.

Perbedaaan Personalia dan HRD

Perbedaan antara personalia dan HRD terdapat pada ruang lingkup dan orientasinya. Beberapa perbedaan personalia dan HRD adalah sebagai berikut:

  • Personalia berfokus pada aspek yang berkaitan dengan tenaga kerja, serta hubungannya dengan entitas dikenal sebagai manajemen personalia. Sedangkan, HRD berfokus pada penggunaan tenaga kerja yang paling efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
  • Jenis fungsi personalia lebih ke fungsi rutin, sementara HRD lebih ke fungsi strategis.
  • Manajemen personalia memperlakukan karyawan sebagai alat atau mesin, sedangkan bagian HRD memperlakukan karyawan sebagai aset penting perusahaan.
  • Dalam personalia, dasar dari desain pekerjaan yaitu pembagian kerja, sedangkan dalam hal manajemen HRD, untuk melakukan tugasnya, karyawan dibagi menjadi beberapa kelompok atau tim.
  • Tugas manajemen personalia bersifat reaktif, sedangkan tugas HRD bersifat proaktif seperti kegiatan pekerjaan, rekrutmen dan seleksi, layanan karyawan, dan lain-lain.

Demikian penjelasan dari arti personalia adalah bagian SDM yang bertugas untuk mengatur dan menetapkan program kepegawaian. Sekarang, detikers jadi tahu bukan saja tugas personalia? Semoga bermanfaat!



Simak Video "Kelesuan Pasar Global Sebabkan PHK Massal Industri Padat Karya"
[Gambas:Video 20detik]
(khq/fds)

ADVERTISEMENT

ADVERTISEMENT

ADVERTISEMENT

ADVERTISEMENT