10 Contoh Surat Resmi Perusahaan yang Baik dan Benar

Untuk berkomunikasi dengan konsumen atau pihak lain, perusahaan biasanya berkomunikasi melalui surat resmi. Surat resmi perusahaan harus dibuat dengan formal dan dengan format tertentu.

Berikut ini adalah ulasan mengenai cara pembuatan surat resmi perusahaan yang baik dan benar beserta 10 contohnya.

Pengertian Surat Resmi

Dikutip dari buku Korespondensi Bisnis Modern karya Djoko Purwanto, surat resmi perusahaan atau surat bisnis adalah surat dari maupun kepada seseorang atau badan usaha yang berisi tentang urusan perniagaan. Seseorang atau badan yang dimaksud ialah pelaku kegiatan ekonomi.

Surat resmi perusahaan ini berperan penting dalam berhubungan dengan pihak lain secara profesional. Ada banyak contoh surat resmi perusahaan, di antaranya surat pemesanan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk, dan surat penagihan.

Tujuan Surat Resmi

Dari sumber yang sama, penggunaan surat resmi setidaknya memiliki tujuh tujuan.

1. Penyampai Pesan

Surat resmi perusahaan digunakan sebagai alat penyampai informasi bisnis, misalnya surat penawaran produk dan surat tagihan utang.

2. Sebagai Duta

Surat bisa menjadi wakil atau duta bagi seseorang atau perusahaan kepada pihak lain tanpa harus memberi penjelasan secara tatap muka.

3. Bukti Transaksi

Surat resmi perusahaan merupakan bukti tertulis transaksi bisnis, contohnya surat perjanjian jual beli, faktur dan surat tanda terima.

4. Arsip Perusahaan

Surat resmi juga bisa digunakan sebagai arsip perusahaan yang mungkin dibutuhkan suatu saat.

5. Dokumen Sejarah

Surat adalah dokumen sejarah perusahaan, misalnya surat izin pendirian usaha, surat kepailitan dan surat merger perusahaan.

6. Pedoman Kerja

Sebagai pedoman kerja, misalnya surat perintah dan surat keputusan.

7. Media Promosi

Surat resmi bisa dimanfaatkan untuk media promosi untuk memperkenalkan produk baru perusahaan kepada pelanggan.

Jenis Surat Resmi

Dilansir dari situs Universitas Medan Area, suon.uma.ac.id dan buku Korespondensi Bisnis Indonesia karya Juni Ahyar, ada tujuh jenis surat resmi perusahaan.

1. Surat Permohonan

Jenis surat ini digunakan untuk menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Misalnya adalah surat permohonan penawaran, surat permohonan konfirmasi pembelian, dan lain-lain.

2. Surat Kuasa

Surat kuasa berisi tentang pemberian kuasa dari satu perusahaan kepada pihak lain yang diberikan kepercayaan. Misalnya surat pemberian kuasa kepada seorang pengacara untuk menghadapi suatu kasus hukum.

3. Surat Keputusan

Surat keputusan berisi penyampaian keputusan dari pimpinan perusahaan terkait kebijakan yang diambil. Misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan, surat keputusan pengangkatan pengurus koperasi.

4. Surat Perintah

Surat ini biasanya berisi perintah dari atasan kepada bawahan. Misalnya surat perintah kepada bawahan untuk mewakili kehadiran pimpinan pada suatu acara.

5. Surat Edaran

Surat edaran berisi pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu di internal perusahaan, seperti surat edaran pengumuman hari libur.

6. Surat Undangan

Surat undangan digunakan untuk mengundang pihak tertentu untuk menghadiri acara atau keperluan tertentu. Misalnya undangan pembukaan kantor baru, undangan kepada pelamar kerja untuk mengikuti wawancara.

7. Surat Perjanjian/Faktur

Surat ini berisi perjanjian antara penjual dan pembeli terkait transaksi bisnis. Berfungsi sebagai bukti otentik telah terjadi transaksi.

8. Surat Pengaduan

Konsumen dapat menyampaikan komplain kepada perusahaan atas produk dan jasa yang tidak sesuai ketentuan melalui surat pengaduan. Konsumen harus melampirkan bukti pendukung seperti foto, resi pembelian atau dokumen lain.

Contoh Surat Resmi Perusahaan

Berikut ini adalah 10 contoh format surat resmi perusahaan.

1. Surat Penawaran

2. Surat Undangan Rapat

3. Surat Rekomendasi

4. Surat Undangan Resmi

5. Surat Jawaban Penawaran

6. Surat Panggilan Kerja

7. Surat Pengunduran Diri

8. Surat Penawaran Jasa

9. Surat Kuasa

10. Surat Dinas Perusahaan

Cara Penulisan Surat Resmi yang Benar

Menulis surat resmi agak berbeda dengan surat pribadi karena sifatnya yang formal sehingga menggunakan format yang resmi pula. Dikutip dari karya ilmiah Kharisma Chandra dari Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya, berikut cara menulis surat resmi perusahaan.

• Surat resmi biasanya menggunakan kop surat.
• Terdapat nomor surat, lampiran dan juga perihal dibuatnya surat tersebut.
• Menggunakan bahasa baku dan resmi.
• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang biasa digunakan oleh masyarakat umum.
• Menggunakan cap atau stempel perusahaan. Tanpa cap, maka surat tersebut akan diragukan keasliannya.

Di bawah ini adalah format surat resmi perusahaan yang dirangkum dari buku Komunikasi Bisnis karya Djoko Purwanto.

1. Kepala Surat

Kop atau kepala surat berisi nama, alamat dan kontak perusahaan. Bagian ini merupakan pembeda antara surat bisnis dengan surat pribadi.

2. Tanggal Surat

Berisi tempat dan waktu surat dibuat.

3. Nomor, Lampiran, Hal

Nomor diisi sesuai dengan format surat masing-masing perusahaan. Lampiran diisi jika surat dilengkapi dengan lampiran. Hal diisi dengan tujuan surat dikirimkan.

4. Nama dan Alamat Penerima

Bagian ini berisi nama dan alamat penerima surat.

5. Salam Pembuka

Salam pembuka berisi salam penghormatan secara umum seperti 'Dengan hormat' atau 'Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh'.

6. Isi Surat

Bagian ini disesuaikan dengan jenis surat, apakah itu surat penawaran, surat undangan, surat tagihan utang, atau yang lainnya. Misalnya:

• Bersama ini, kami kirimkan surat penawaran beserta katalog produk kami.
• Dengan berat hati, surat lamaran kerja Saudara tidak dapat kami kabulkan.
• Dalam rangka pembukaan kantor baru, kami mengundang Anda...
• Memperhatikan surat perjanjian pada tanggal ... kami mengingatkan kewajiban Saudara untuk segera melunasi tagihan.

Bagian isi surat ditutup dengan ucapan terima kasih dan harapan dari pengirim surat.

7. Salam Penutup

Bagian yang berisi salam penutup sesuai dengan salam pembuka di awal surat.

8. Nama, Jabatan, Tanda Tangan

Berisi nama pengirim surat beserta jabatan, tanda tangan dan disertai cap perusahaan.

Itulah tadi ulasan mengenai surat resmi perusahaan yang baik dan benar beserta 10 contohnya. Semoga bisa membantu detikers untuk membuat surat resmi perusahaan.