Surat Niaga: Fungsi, Jenis, Format, Hingga Contohnya

Berkomunikasi dalam urusan bisnis sering kali membutuhkan surat agar lebih bersifat formal dan terlihat profesional. Bahkan sering kali perusahaan merekrut pegawai khusus untuk menangani surat menyurat. Nah sekarang kita jelaskan mengenai apa itu surat niaga, apa saja jenis, fungsi, format hingga contohnya.

Pengertian Surat Niaga

Dilansir dari buku RR Ponco Dewi Karyaningsih berjudul Korespondensi Surat Bisnis dan Dinas, dijelaskan pengertian surat niaga dari beberapa ahli. Thomas Wiyasa mengartikannya sebagai usaha dan tindakan yang ada sangkut pautnya dengan bidang perdagangan/niaga/bisnis.

Kemudian Lammudin Finoza menyebut surat sebagai produk komunikasi tulis yang mengiringi proses dan prosedur bisnis. Terakhir, Ramelan menyebut surat sebagai alat perusahaan atau organisasi dalam bertransaksi bisnis yang meliputi surat kepada pelanggan dan kepada pemasok.

Sementara dalam situs bank swasta, surat niaga bisa diartikan sebagai surat resmi yang dikeluarkan perusahaan untuk tujuan bisnis tertentu. Surat niaga juga merupakan media komunikasi antara perusahaan dan klien serta pihak-pihak lain dalam suatu bisnis.

Dari laman Universitas Dian Nuswantoro, dijelaskan pula bahwa surat niaga adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi berisi tentang hal-hal terkait penawaran barang-barang berhubungan dengan kegiatan dagang.

Fungsi Surat Niaga

Beberapa fungsi surat niaga adalah sebagai berikut.

1. Bukti Perjanjian

Perjanjian kerja sama dalam bisnis selalu dituangkan dalam bentuk surat. Hal ini dilakukan sebagai bukti bahwa keduanya telah menyepakati sesuatu. Sehingga jika terjadi perselisihan, surat tersebut bisa menjadi rujukan kembali.

2. Panduan Kerja

Surat juga berfungsi sebagai panduan untuk para pihak dalam bekerja. Misalnya surat perintah atau surat keputusan.

3. Sarana Promosi

Surat sebagai sarana promosi misalnya ialah surat penawaran barang. Perusahaan bisa memperkenalkan produk-produknya melalui surat yang disertai dengan katalog.

4. Sebagai Pengingat

Surat dalam perusahaan bisa menjadi sebuah pengingat karena surat biasanya diarsipkan. Ketika suatu saat dibutuhkan, surat ini bisa dicari dalam arsip untuk dijadikan referensi dalam mengambil kebijakan.

5. Bukti Sejarah Perkembangan Bisnis

Selain sebagai pengingat, arsip surat juga menjadi bukti sejarah perkembangan bisnis. Jenis surat yang dimaksud antara lain surat penggabungan perusahaan dan surat akuisisi perusahaan.

6. Mencegah Kesalahpahaman

Komunikasi langsung memiliki kekurangan adanya kesalahpahaman jika pesan tidak disampaikan dengan baik. Melalui surat, pesan bisa disiapkan hingga betul-betul jelas dan clear sehingga kesalahpahaman bisa teratasi.

7. Duta Perusahaan

Pengusaha tak mungkin bisa menghubungi seluruh konsumen atau calon konsumen. Apalagi jika perusahaannya sudah besar. Melalui surat, pengusaha bisa lebih efisien menyampaikan pesan dalam waktu singkat kepada banyak orang.

Jenis Surat Niaga

Ada sejumlah jenis surat niaga, di antaranya ialah 10 jenis di bawah ini.

1. Surat Perkenalan

Surat ini dikirim dari penjual kepada calon pembeli untuk memperkenalkan usahanya beserta produk-produknya. Surat ini harus menarik dan menonjolkan kelebihan perusahaan Anda dibandingkan perusahaan lain.

2. Surat Permintaan Penawaran

Jika calon pembeli tertarik, maka mereka bisa mengirimkan balasan melalui surat permintaan penawaran. Isinya ialah calon pembeli meminta penjual untuk mengirimkan penawaran.

3. Surat Penawaran

Perusahaan yang menerima surat permintaan penawaran dari calon konsumen harus segera membalas dengan mengirimkan surat penawaran. Surat ini berisi penawaran produk perusahaan Anda. Berikan penjelasan produk secara detail namun jangan sampai membuat konsumen tertipu.

4. Surat Pesanan

Setelah menerima surat penawaran, konsumen yang tertarik akan mengirimkan surat pesanan. Isinya ialah berbagai produk yang akan dipesan beserta jumlahnya.

5. Surat Pemberitahuan Pengiriman

Setelah surat pesanan diterima, maka penjual akan segera mengirimkan barang. Penjual pun mengirimkan surat pemberitahuan bahwa barang yang dipesan sudah dalam proses pengiriman. Surat ini disertai waktu perkiraan barang sampai di tempat pembeli.

6. Surat Pengantar Barang

Surat pengantar barang ini juga dikenal sebagai surat jalan. Gunanya ialah sebagai jaminan jika ada pemeriksaan di jalan dan bukti penyerahan barang.

7. Surat Klaim dan Solusi

Surat klaim dikirimkan pembeli setelah menerima barang dan mengalami kendala, misalnya keterlambatan pengiriman, barang cacat, jumlah barang tidak sesuai atau spesifikasi barang yang berbeda.

8. Surat Tagihan

Surat tagihan dikirimkan penjual kepada pembeli yang telah menerima barang. Surat tagihan bisa dikirim hingga beberapa kali jika pembeli tidak merespons tagihan pembayaran. Surat tagihan ini bisa sampai masuk ke ranah hukum jika pembeli tidak juga memiliki itikad baik.

9. Surat Penangguhan Pembayaran

Jika pembeli telah menerima surat tagihan namun belum mampu membayar, maka harus tetap memberi surat balasan dengan tujuan penangguhan pembayaran. Sebutkan alasan dan kendala, serta kapan akan membayar tagihan tersebut.

10. Surat Pesanan Secara Kredit

Surat ini berlaku jika penjual memberikan layanan kredit dalam transaksi kepada pembelinya. Pembeli harus memastikan beberapa hal agar yakin jika pembeli mampu mencicil tagihan barang yang dibeli, seperti penghasilan pembeli, pekerjaan pembeli, dan jaminan.

Format Surat Niaga

Format penulisan surat niaga tak jauh berbeda dengan penulisan surat resmi lainnya. Namun pada bagian perihal dan bagian isi harus menunjukkan tujuan dari surat tersebut, apakah surat penawaran atau surat tagihan dan lainnya.

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Kop surat ini berisi nama, alamat dan kontak perusahaan. Bagian ini adalah salah satu pembeda antara surat niaga dengan surat pribadi.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Berisi tempat dan waktu surat dibuat.

3. Nomor, Lampiran, Hal

Nomor adalah urutan nomor surat sesuai dengan format masing-masing perusahaan. Lampiran diisi jika surat dilengkapi dengan lampiran, berapa jumlahnya. Hal diisi dengan maksud surat dikirimkan.

4. Alamat Dalam

Selain nama dan alamat tujuan yang ditulis di amplop, bagian ini juga ditulis di dalam surat, isinya juga nama dan alamat penerima surat yang biasanya diawali 'Yang terhormat atau Yth'.

5. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah salam penghormatan secara umum seperti 'Dengan hormat' atau 'Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh'.

6. Isi Surat

Bagian ini disesuaikan dengan jenis surat niaga, apakah itu surat penawaran, surat pemberitahuan pengiriman barang, surat tagihan utang, atau yang lainnya. Misalnya:

• Bersama ini, kami kirimkan surat penawaran beserta katalog produk kami.
• Dalam rangka pembukaan kantor baru, kami mengundang Anda...
• Memperhatikan surat perjanjian pada tanggal ... kami mengingatkan kewajiban Saudara untuk segera melunasi tagihan.

Bagian isi surat ditutup dengan ucapan terima kasih dan harapan dari pengirim surat.

7. Salam Penutup

Berisi ucapan salam penutup sesuai dengan salam pembuka di awal surat.

8. Nama, Jabatan, Tanda Tangan

Terakhir ialah nama pengirim surat beserta jabatan, tanda tangan dan disertai cap perusahaan.

Contoh Surat Niaga

Contoh Surat Perkenalan

Contoh surat niaga perkenalan. Foto: Rosmha Widiyani / detikcom

Contoh Surat Permintaan Penawaran

Contoh surat niaga perkenalan. Foto: Rosmha Widiyani / detikcom

Contoh Surat Penawaran

Contoh surat niaga perkenalan. Foto: Rosmha Widiyani / detikcom

Itulah tadi ulasan mengenai surat niaga beserta fungsi, jenis dan contohnya. Semoga bisa membantu detikers dalam membuat surat niaga, ya.

Video: Legislator Sebut RI Bisa Rugi Triliunan Jika Salah Tata Kelola Karbon

Video: Legislator Sebut RI Bisa Rugi Triliunan Jika Salah Tata Kelola Karbon