.webp)
Laporan pertanggungjawaban atau LPJ merupakan dokumen yang harus kita lampirkan pada setiap akhir tahun anggaran atau akhir kegiatan. Sesuai namanya, laporan ini merupakan bentuk pertanggungjawaban kita terhadap perencanaan yang sudah disusun di awal.
Penyusunan LPJ sendiri terbilang cukup rumit, tetapi sangat mungkin dipelajari secara otodidak. Dalam artikel ini, kita akan memahami lebih jauh tentang fungsi dan format LPJ serta cara membuatnya. Simak penjelasan di bawah ini.
Pengertian Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)
Laporan pertanggungjawaban atau LPJ adalah susunan dan dokumentasi faktor-faktor yang mengukur pencapaian, efisiensi, dan kepatuhan organisasi terhadap anggaran. Mengutip situs techtarget.com, LPJ merupakan dokumen yang membandingkan hasil aktual dengan tujuan yang ditetapkan atau diartikulasikan sebelumnya.
SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT
Sesuai dengan namanya, LPJ merupakan wujud dari bentuk tanggung jawab suatu organisasi atau unit yang ada di dalamnya terhadap perencanaan yang sudah disusun di awal.
LPJ mencakup gambaran tentang misi organisasi atau kegiatan, proses perencanaan dan struktur internal, serta strategi yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Penyusunan LPJ biasanya dilakukan secara rutin setelah tahun anggaran, atau jika dalam konteks kegiatan tertentu, maka LPJ dibuat setelah kegiatan selesai.
Fungsi LPJ
Mengutip situs pusdikmin.com, fungsi LPJ adalah untuk menunjang tercapainya fungsi pembukuan keuangan, baik sebagai alat pertanggungjawaban maupun sebagai alat manajemen untuk menyampaikan data informasi keuangan. Data yang disajikan harus tepat, lengkap, benar, dan terpercaya.
Lebih rinci, berikut fungsi LPJ bagi berbagai pihak internal organisasi atau perusahaan maupun pihak eksternal.
- Sebagai pengawasan pencapaian target anggaran penerimaan.
- Sebagai managerial report yang menjadi dasar evaluasi dan pengambilan keputusan dalam pelaksanaan kegiatan operasional ke depan.
- Sebagai alat penguji atau rekonsiliasi atas pembukuan organisasi atau perusahaan.
- Sebagai alat monitoring keadaan kas dan rekening.
- Sebagai bahan analisis untuk pelaksanaan pembinaan terhadap unit terkait.
- Sebagai laporan kronologis yang mencakup seluruh rangkaian kegiatan.
Susunan Format LPJ
Susunan format LPJ bisa berbeda-beda pada setiap institusi atau organisasi. Namun, secara umum, ada bagian-bagian yang harus dimasukkan ke dalam LPJ. Berikut susunan format LPJ dikutip dari berbagai sumber akademik.
1. Lembar Pengesahan
Mengutip statik.unesa.ac.id, pada bagian awal LPJ harus ada Lembar Pengesahan. Bagian ini menunjukkan bahwa LPJ tersebut telah dinyatakan sah oleh pihak-pihak berwenang yang terkait. Lembar ini sendiri dapat dilengkapi di akhir setelah LPJ selesai dan diperiksa oleh pihak terkait tersebut.
2. Pendahuluan
Mengutip fib.ac.id, bagian ini terdiri atas:
- Latar belakang kegiatan, berisi hal-hal dan kondisi umum yang melatarbelakangi pelaksanaan kegiatan tersebut.
- Landasan kegiatan, berisi dasar yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan, misalnya program kerja.
- Tema dan nama kegiatan, berisi nama kegiatan yang sudah dilaksanakan.
- Tujuan kegiatan, berisi keterangan tujuan yang telah dicapai dalam kegiatan.
3. Pelaksanaan Kegiatan
Bagian ini menjelaskan lebih jelas tentang kegiatan yang telah berlangsung, mencakup:
- Target kegiatan, yakni uraian lebih rinci dari capaian hasil tujuan dari poin Tujuan Kegiatan pada pendahuluan.
- Manfaat kegiatan, yakni menjelaskan manfaat yang didapat setelah kegiatan tersebut dilaksanakan.
- Jenis kegiatan, yakni penjelasan bentuk kegiatan yang dilaksanakan, misalnya seminar, pelatihan, perlombaan, dan sebagainya.
- Waktu dan tempat kegiatan, yakni penjelasan waktu dilaksanakannya kegiatan serta lokasi pelaksanaan.
- Jadwal atau susunan kegiatan, yakni penjabaran susunan kegiatan (biasanya dalam bentuk tabel).
- Penggunaan dana, yakni laporan penggunaan dana sesuai dengan pengeluaran kegiatan yang telah dilaksanakan.
4. Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan
Bagian ini berisi deskripsi hasil pelaksanaan kegiatan dan faktor yang mendorong kesuksesan serta hambatan pelaksanaan. Bab ini biasanya terdiri atas:
- Evaluasi pelaksanaan kegiatan, berisi faktor pendukung dan penghambat serta tambahan poin kesimpulan dan saran untuk kegiatan di masa mendatang.
- Hasil pelaksanaan kegiatan, berisi poin secara umum selama kegiatan berlangsung.
5. Penutup
Bagian ini berisi penyampaian terima kasih dan permohonan maaf kepada segenap pendukung yang terlibat dalam kegiatan atas kekurangan pelaksanaan.
6. Lampiran
Bagian ini merupakan pendukung untuk bagian Pelaksanaan Kegiatan, khususnya untuk jenis kegiatan dan penggunaan dana. Lampiran biasanya berisi dokumen-dokumen penting yang wajib diketahui penerima LPJ, yakni meliputi:
- Nota atau kwitansi asli sebagai bukti pembelian keperluan kegiatan.
- Foto kegiatan atau produk yang dihasilkan.
- Daftar hadir peserta.
- Sertifikat atau dokumen lain yang menjadi bukti terlaksananya kegiatan.
Prinsip-prinsip LPJ
Dilansir oneworldtrust.org, laporan pertanggungjawaban harus memiliki 4 prinsip utama. Berikut penjelasannya.
1. Transparan
Prinsip pertama yang harus ditekankan dalam penyusunan LPJ adalah transparan. Artinya, LPJ harus memuat proses kegiatan dan dana yang telah dikelola sejujur-jujurnya. Jangan sampai melakukan mark-up atau penambahan dan pengurangan apa pun.
2. Sistematis
LPJ harus disusun dengan format yang sistematis dan sesuai dengan peraturan dalam organisasi atau institusi. Hal ini untuk mempermudah pihak terkait dalam memeriksa laporan kegiatan tersebut.
3. Rinci
Informasi yang diberikan dalam LPJ harus rinci atau detail, baik dalam pelaksanaan kegiatan, sumber pemasukan dana, maupun penggunaan dana. Tidak heran jika LPJ juga menyertakan jadwal atau susunan kegiatan untuk memberikan gambaran bagaimana pelaksanaan kegiatan bagi penerima laporan.
4. Komprehensif
Selain terperinci, LPJ juga harus menyajikan informasi secara komprehensif atau menyeluruh. Artinya semua hasil pelaksanaan kegiatan, baik maupun buruk, harus dilaporkan dalam LPJ tersebut. Untuk itulah ada bagian evaluasi untuk menampung berbagai masukan atas kekurangan dalam pelaksanaan kegiatan.
Cara Membuat LPJ yang Benar
Setelah memahami fungsi, format, dan prinsip LPJ, sekarang kita mempelajari cara membuat LPJ yang benar. LPJ sendiri berbeda-beda sesuai dengan jenis kegiatan dan organisasi, sehingga ada beberapa cara membuat LPJ. Berikut ulasannya mengutip situs kppnmakassar2.net.
1. Cara Membuat LPJ Bendahara Pengeluaran
- Bendahara membuat pembukuan yang terdiri atas Buku Kas Umum (BKU), Buku Pembantu, dan Buku Pengawasan Anggaran.
- Alur pencatatan setiap transaksi dicatat mulai dari BKU lebih dulu sebelum dicatat pada buku-buku pembantu.
- Jumlahkan semua transaksi kolom penerimaan dan kolom pengeluaran pada Buku Pembantu.
- Pindahkan saldo buku-buku pembantu tersebut pada kolom penambahan LPJ Bendahara Pengeluaran.
- Cetak rekening koran.
2. Cara Membuat LPJ Secara Umum
- Kumpulkan informasi dan data-data yang dihasilkan selama kegiatan berlangsung.
- Susun informasi yang dimiliki tersebut sesuai dengan format yang telah dijelaskan pada bagian format di atas.
- Sembari menyusun informasi sesuai format, lakukan juga evaluasi terhadap kegiatan yang telah berlangsung untuk kemudian disertakan juga dalam LPJ. Evaluasi sebaiknya dilakukan untuk semua divisi, bukan hanya evaluasi secara umum.
- Lakukan crosscheck atau pemeriksaan ulang data dan informasi dalam LPJ agar tidak terjadi kesalahan.
- Susun laporan keuangan secara terperinci dari setiap divisi dan pastikan semua pemasukan dan pengeluaran tercatat dengan benar.
- Pastikan laporan keuangan seimbang antara pemasukan, pengeluaran, dan sisa dana kegiatan. Hal ini untuk memastikan tidak ada dana yang hilang atau disalahgunakan.
- Lengkapi dengan tanda tangan pengurus kegiatan serta pihak-pihak berwenang yang terkait untuk mengesahkan LPJ.
Nah, ternyata membuat LPJ tidak terlalu rumit, bukan? Asalkan kita teliti dan telaten. Semoga bermanfaat untuk detikers dalam menyusun LPJ.
(des/fds)
