Korespondensi Bisnis Adalah: Pengertian, Ciri, dan Jenisnya

ADVERTISEMENT

Korespondensi Bisnis Adalah: Pengertian, Ciri, dan Jenisnya

Bayu Ardi Isnanto - detikFinance
Kamis, 20 Okt 2022 14:13 WIB
Ilustrasi korespondensi bisnis.
Foto: Lucas George Wendt/Unsplash
Jakarta -

Korespondensi bisa diartikan sebagai surat-menyurat. Sedangkan korespondensi bisnis tentunya berarti surat-menyurat dalam hal bisnis. Bagi sebuah perusahaan, korespondensi merupakan sesuatu yang wajib diketahui.

Di sini kita akan membahas apa itu korespondensi bisnis, lengkap beserta ciri-cirinya, hingga jenis-jenis korespondensi bisnis yang biasa digunakan perusahaan.

Pengertian Korespondensi Bisnis

Dikutip dari perpustakaan digital UIN Alauddin Makassar, korespondensi adalah komunikasi antara orang per orang, antara seseorang dengan instansi maupun sebaliknya, antara instansi dengan instansi, dengan menggunakan sarana surat. Kegiatan korespondensi melalui suatu proses, yakni pembuatan pesan melalui surat, pengiriman surat, dan penerimaan surat.

Dari penjelasan tadi, bisa diartikan bahwa korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan surat menyurat antara satu pihak dengan pihak yang lain, baik perorangan maupun lembaga, yang berkaitan dengan urusan bisnis.

Ciri Korespondensi Bisnis

Pada dasarnya, kegiatan surat-menyurat untuk tujuan apapun memiliki kemiripan bentuk, yakni dimulai dari pembukaan, menyampaikan maksud pada bagian isi dan diakhiri penutup. Namun pada korespondensi bisnis, terdapat bagian-bagian yang menunjukkan sisi formalitas, seperti penggunaan amplop resmi, kop surat dan cap perusahaan.

Dilansir dari laman Politeknik Negeri Sriwijaya, terdapat tiga ciri bahasa yang digunakan dalam korespondensi bisnis.

1. Jelas

Yang dimaksud jelas adalah mudah dimengerti dan tidak menimbulkan salah tafsir. Untuk itu, dalam korespondensi bisnis, dibutuhkan kecermatan dalam pilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.

2. Lugas

Yang dimaksud lugas ialah hemat kata tetapi tidak mengurangi makna dan maksud dari pembuatan surat. Kalimat yang digunakan tidak bertele-tele, sehingga penerima surat langsung mengetahui maksud dari surat tersebut.

3. Menarik dan Santun

Meski surat bersifat resmi dan lugas, penggunaan bahasa tetap harus menarik, apalagi jika surat dimaksudkan untuk promosi. Surat ini diharapkan mampu membangkitkan minat pembaca. Namun jangan lupa, penggunaan bahasa juga harus tetap terasa santun.

Jenis Korespondensi Bisnis

Masih dari laman Politeknik Negeri Sriwijaya. Jenis surat bisa dibagi berdasarkan enam hal. Berikut uraiannya.

Berdasarkan Jangkauan

  1. Korespondensi internal, yaitu surat-menyurat dengan jangkauan kecil, yakni dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, baik dari atasan kepada bawahan, termasuk menghubungkan kantor pusat dengan kantor cabang.
  2. Korespondensi eksternal, yaitu ketika surat dikirimkan oleh instansi kepada pihak luar, baik individu maupun instansi lain.

Berdasarkan Wujudnya

  1. Kartu pos, yaitu surat yang ditulis pada selembar kartu berukuran sekitar 10 x 15 cm. Kartu pos dapat dibeli dan dikirimkan di kantor pos.
  2. Warkat pos merupakan surat tertutup pada sehelai kertas cetakan yang bisa dilipat menjadi amplop. Surat ini biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi yang agak panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain.
  3. Surat bersampul, yaitu surat yang isinya dibuat pada kertas-kertas terpisah. Untuk mengirimkannya, kertas-kertas tersebut dimasukkan ke dalam amplop.
  4. Memorandum dan nota, yaitu surat yang untuk keperluan internal suatu instansi. Surat ini biasanya digunakan untuk meminta atau memberi informasi, serta petunjuk antara pejabat kantor.
  5. Telegram, yaitu pesan jarak jauh yang dikirim melalui pesawat telegram. Isi pesan berupa tulisan singkat.

Berdasarkan Jumlah Penerima

  1. Surat biasa yang ditujukan untuk satu orang atau satu petugas lembaga.
  2. Surat edaran, yaitu ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan dapat ditujukan kepada khalayak masyarakat.
  3. Surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada sekelompok orang atau sejumlah lembaga yang tidak memungkinkan jika nama orangnya ditulis satu persatu.

Berdasarkan Tujuannya

  1. Surat pemberitahuan, yaitu surat yang bertujuan memberitahukan informasi kepada semua anggota dalam suatu lingkup perusahaan atau instansi.
  2. Surat perintah, adalah surat yang dikeluarkan oleh pimpinan instansi kepada anggota atau bawahannya yang berisi perintah untuk melakukan sesuatu.
  3. Surat keputusan, yakni surat yang berisi keputusan pimpinan atas suatu kebijakan. Surat keputusan ini bisa ditujukan kepada salah seluruh pegawai atau orang tertentu.
  4. Surat peringatan, yaitu surat yang bertujuan mengingatkan kesalahan pegawai pada suatu kantor atau instansi pemerintah. Jika kesalahan masih terus dilakukan, surat peringatan biasanya dikirimkan hingga tiga kali dan berujung pada pemecatan.
  5. Surat panggilan, yaitu surat yang bertujuan memanggil seseorang baik secara pribadi maupun ikatan dinas.
  6. Surat susulan, yaitu surat yang disusulkan setelah surat pertama dikirim, isinya bisa berbentuk penegasan atau perubahan dari surat sebelumnya.
  7. Surat laporan, yaitu surat yang bertujuan melaporkan hasil kerja kepada pihak yang bekerja sama.
  8. Surat permintaan, yakni surat yang dikirim oleh instansi kepada perusahaan lain yang isinya meminta informasi detail mengenai produk atau jasa yang ditawarkan kepadanya.
  9. Surat perjanjian, yaitu surat kesepakatan tentang hak dan kewajiban antara pihak-pihak yang saling mengikatkan diri untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu.
  10. Surat penawaran, adalah surat yang dikirimkan oleh suatu perusahaan untuk menawarkan produk barang atau jasa. Surat ini bisa atas inisiatif perusahaan sendiri, maupun dibuat berdasarkan permintaan dari instansi lain yang menjadi calon pembeli.

Berdasarkan Isi dan Asalnya

  1. Surat dinas, yaitu surat yang digunakan oleh instansi, baik sipil maupun militer untuk kepentingan tugas dinas.
  2. Surat niaga, yaitu surat yang digunakan di kalangan lembaga-lembaga usaha.
  3. Surat sosial, yaitu surat yang dibuat oleh instansi sosial.

Berdasarkan Keamanan Isi

  1. Surat biasa, yakni surat yang umum dan boleh dibaca siapa saja.
  2. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya khusus untuk diketahui orang-orang di luar pihak-pihak yang saling berkepentingan.
  3. Surat sangat rahasia, seperti surat rahasia, namun surat ini harus dijaga ekstra ketat oleh pembawanya karena alamat penerima hingga isinya tidak boleh ada orang lain tahu.

Demikian tadi adalah penjelasan lengkap mengenai arti korespondensi bisnis yang biasa dipakai oleh perusahaan, beserta jenis-jenisnya. Semoga bermanfaat buat detikers.



Simak Video "Klarifikasi Terkait Kabar Kepulauan Widi Akan Dilelang"
[Gambas:Video 20detik]
(bai/fds)

ADVERTISEMENT

ADVERTISEMENT

ADVERTISEMENT

ADVERTISEMENT