Pengertian Administrasi Keuangan Adalah: Berikut Tujuan dan Fungsinya

Administrasi keuangan adalah posisi dalam perusahaan yang akan selalu dibutuhkan untuk pengelolaan keuangan. Tanpa administrasi keuangan, sulit bagi suatu usaha untuk mengetahui keluar masuknya keuangan dan hal ini dapat menyebabkan kerugian tak menentu.

Simak artikel berikut untuk mengenal administrasi keuangan beserta tujuan dan fungsinya!

Apa itu Administrasi Keuangan

Menurut Ayu Anggraini Putri dalam tulisannya yang berjudul Administrasi Keuangan, administrasi keuangan adalah pengelolaan aktivitas yang berkaitan dengan sistem keuangan untuk mencapai tujuan tiap perusahaan atau organisasi. Pengertian administrasi keuangan kemudian dibagi menjadi dua arti, yaitu:

1. Arti Sempit

Administrasi keuangan dalam arti sempit adalah seluruh pencatatan masuk dan keluarnya keuangan yang digunakan untuk mendanai kegiatan organisasi kerja dalam bentuk pembukuan keuangan.

2. Arti Luas

Administrasi keuangan menurut arti luas yaitu kebijakan dalam pengadaan dan penggunaan keuangan demi menjalankan kegiatan organisasi atau kegiatan perencanaan, pengaturan pertanggungjawaban dan pengawasan keuangan.

Manfaat dan Fungsi Administrasi Keuangan

Ada tujuh manfaat dan fungsi administrasi keuangan yang diambil dari situs naukri.com:

1. Perencanaan dan Peramalan Keuangan

Administrasi keuangan harus melakukan perencanaan keuangan. Sejumlah faktor yang dipertimbangkan dalam perencanaan keuangan adalah peramalan penjualan, laporan proforma, persyaratan aset, asumsi ekonomi, dan cara pembiayaan investasi. Perencanaan keuangan dapat dilakukan untuk anggaran, pengeluaran, dan untuk menyimpan pendapatan di masa depan.

2. Manajemen Kas

Salah satu fungsi administrasi keuangan adalah manajemen kas. Keputusan harus dibuat sehubungan dengan hal yang harus dilakukan dengan uang tunai. Administrasi keuangan perlu memutuskan apakah mereka ingin membayar kembali kepada kreditur, membayar tagihan, memenuhi kewajiban lancar atau berinvestasi dalam mempertahankan stok.

3. Memperkirakan Biaya Modal

Saat memperkirakan pengeluaran modal, perusahaan harus mengingat hal-hal berikut ini:

• Biaya promosi: Harus diingat bahwa biaya promosi dikeluarkan sebelum penerimaan apa pun. Promotor harus siap menanggung biaya-biaya ini karena mempromosikan perusahaan adalah tugas yang mahal.
• Biaya aset lancar: Sementara memperkirakan biaya modal, pengeluaran untuk aset lancar harus dimasukkan. Biaya aset lancar adalah pengeluaran sehari-hari yang tidak tetap.
• Biaya aset tetap: Mesin, tanah, dan bangunan adalah bagian dari aset tetap yang pengeluarannya dapat dihitung dengan cukup akurat. Penilaian administrasi keuangan membantu kebutuhan modal dengan estimasi yang akurat.

4. Menentukan Struktur Modal

Struktur modal adalah kombinasi utang dan ekuitas yang digunakan untuk membiayai keseluruhan operasi dan pertumbuhan perusahaan. Ini adalah fungsi penting dari manajemen keuangan. Sejumlah faktor yang dapat mendukung atau memengaruhi struktur modal adalah perjanjian pinjaman, keberlanjutan dan kelayakan, kelonggaran keuangan, dan perisai pajak utang dan nonutang.

5. Pengadaan Dana

Salah satu fungsi administrasi keuangan mencakup pengadaan dana untuk menjalankan bisnis. Hal ini termasuk memutuskan dari mana sumber dana mereka berasal. Perusahaan mungkin memiliki sumber yang berbeda untuk memeroleh modal. Sumber-sumber pengadaan dana dapat berbeda, sesuai dengan periode pembiayaan. Hal ini dapat mencakup:

• Mendapatkan modal sebagai pengganti ekuitas.
• Merilis IPO untuk mengumpulkan uang dari publik.
• Mengambil pinjaman dari lembaga keuangan.

6. Investasi Dana

Meskipun pengadaan dana itu sulit, penting untuk menginvestasikan dana ini dengan bijak sehingga keuntungan dapat dimaksimalkan. Perhitungan risiko dan ROI yang tepat sangat penting untuk mencegah hilangnya dana. Untuk tujuan ini, tingkat pengembalian internal dan analisis portofolio menjadi hal yang penting. Keputusan investasi harus dipandu oleh tiga prinsip penting, yaitu profitabilitas, keamanan, dan likuiditas.

7. Pembuangan Surplus

Setelah investasi dan pengeluaran, administrasi keuangan harus memutuskan apa yang akan dilakukan dengan surplus laba. Mereka harus memutuskan apakah surplus laba harus diinvestasikan kembali dalam bisnis sebagai laba ditahan atau didistribusikan sebagai dividen. Mereka dapat mengidentifikasi tingkat dividen dan manfaat seperti bonus.

Komponen Administrasi Keuangan

Komponen administrasi keuangan dibagi menjadi empat bagian. Komponen-komponen ini wajib diberlakukan dalam administrasi keuangan untuk menciptakan keuangan usaha yang stabil dan berjalan dengan baik. Komponennya yaitu:

• Perencanaan
• Pengaturan
• Akuntabilitas
• Pengawasan keuangan

Proses Administrasi Keuangan

Secara singkat, proses dalam administrasi keuangan terdiri dari enam tahap, yaitu:

• Proses merencanakan keuangan perusahaan atau organisasi
• Mengorganisasikan keuangan perusahaan atau organisasi
• Mengarahkan keuangan perusahaan atau organisasi
• Mengoordinasikan keuangan perusahaan atau organisasi
• Mengawasi keuangan perusahaan atau organisasi
• Melaporkan kegiatan bidang keuangan agar tujuan perusahaan atau organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien.

Tugas-tugas Seorang Administrasi Keuangan

Dikutip dari situs adminkeu.jogjakota.go.id, ada setidaknya empat tugas dari seorang administrasi keuangan. Tugas-tugasnya adalah sebagai berikut:

1. Pengoordinasian perencanaan program kegiatan bagian administrasi dan keuangan.
2. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan perusahaan atau organisasi di bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan keuangan.
3. Pengoordinasian pelaksanaan reformasi birokrasi, sistem pengendalian internal pemerintah, zona integritas, ketatalaksanaan, dan budaya pemerintahan pada bagian administrasi dan keuangan.
4. Pengoordinasian pengelolaan kearsipan dan perpustakaan bagian administrasi dan keuangan.
5. Pengoordinasian pelaksanaan tindak lanjut terhadap laporan hasil pemeriksaan bagian administrasi dan keuangan.
6. Pengoordinasian pelaksanaan pemantauan, pengendalian, evaluasi, dan penyusunan laporan bagian administrasi dan keuangan.
7. Pengoordinasian penyelenggaraan kegiatan administrasi umum, kepegawaian, perencanaan, evaluasi, pelaporan, keuangan, dan aset bagian administrasi dan keuangan.
8. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh asisten administrasi umum yang berkaitan dengan bidang tugas bagian administrasi dan keuangan.

Petugas Administrasi Keuangan

Untuk menjadi petugas administrasi keuangan, sejumlah keterampilan khusus perlu dimiliki agar memenuhi kualifikasi perusahaan secara umum. Keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi petugas administrasi keuangan menurut youthemployment.org.uk meliputi:

• Keterampilan angka yang kuat.
• Keterampilan digital untuk membantu menggunakan perangkat lunak Office.
• Memperhatikan detail dengan baik.
• Keterampilan komunikasi yang baik dan keterampilan layanan pelanggan.
• Keterampilan kerja tim yang baik dan keterampilan manajemen diri.
• Keterampilan organisasi dan perencanaan yang baik
• Kualifikasi kejuruan dan pengalaman kerja yang membantu membangun keterampilan administrasi keuangan.

Itulah penjelasan mengenai administrasi keuangan, yaitu pengelolaan aktivitas yang berkaitan dengan sistem keuangan demi mencapai tujuan usaha atau organisasi. Administrasi keuangan memiliki sejumlah manfaat seperti merencanakan keuangan, manajemen kas, memperkirakan modal, menentukan struktur modal, hingga pembuangan surplus.