SOP Adalah: Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Cara Membuatnya

SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure yang merupakan salah satu modal paling penting bagi organisasi untuk mengendalikan keputusan. Keberadaan SOP dalam sebuah organisasi adalah sebuah keharusan.

Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang pengertian SOP, tujuan, manfaat hingga cara membuatnya. Simak penjelasan berikut ini sampai selesai!

SOP Adalah?

Dikutip dari buku SOP Administrasi Pemerintah oleh Tri Cicik dkk, SOP adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan dan menertibkan pekerjaan. Sistem SOP mencakup semua urutan proses pekerjaan dari awal sampai akhir.

Tjipto Atmoko dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah juga menjelaskan, SOP adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas sesuai fungsi dan alat penilaian kinerja instansi terkait.

Sebagai serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan, SOP berisikan pekerjaan yang akan dilakukan, waktu pelaksanaan, lokasi, dan tokoh yang bertanggung jawab dalam bagian tersebut.

Tujuan dan Manfaat SOP

Dikutip dari buku Langkah-langkah Praktis Membuat SOP oleh Annie Sailendra, berikut adalah beberapa tujuan dan manfaat dari pembuatan SOP.

1. Tujuan SOP

• Menjaga konsistensi kerja setiap petugas, pegawai, tim dan semua unit kerja.
• Memperjelas alur tugas, wewenang serta tanggung jawab setiap unit kerja.
• Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankan.
• Memudahkan proses pengontrolan setiap proses kerja.
• Memudahkan proses pemahaman staf secara sistematis dan general.
• Memudahkan dan mengetahui terjadinya kegagalan, tidak efektif proses kerja, serta kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan pegawai.
• Menghindari kesalahan selama proses kerja.
• Menghindari kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.
• Melindungi organisasi atau unit kerja dari berbagai bentuk kesalahan administrasi.
• Memberikan keterangan tentang dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja.
• Menghemat waktu dalam program training.

2. Manfaat SOP

• Menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja.
• Menjadi salah satu alat training dan juga alat ukur kinerja karyawan.
• Mengetahui peran dan posisi masing-masing di internal perusahaan.
• Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan.
• Sarana mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem.
• Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional perusahaan.
• Memberikan efisiensi waktu, karena semua proses kerja sudah terstruktur dalam sebuah dokumen tertulis.
• Sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan.
• Sebagai suatu acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan.
• Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat sebagai konsumen.
• Pegawai jadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen.
• Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan pegawai dalam melaksanakan tugas.
• Menjadi alat komunikasi antara pelaksana dan pengawas.
• Para karyawan akan lebih percaya diri dalam bekerja dan mengerti apa yang harus dikerjakan.
• Karyawan akan memberikan pelayanan dengan sungguh-sungguh, terutama dalam konsistensi waktu.
• Bisa digunakan sebagai daftar yang digunakan secara berkala oleh pengawas saat audit dilakukan.
• Mengurangi beban kerja.

Cara Membuat SOP

Dikutip dari laman Binus University, berikut adalah beberapa langkah untuk membuat SOP:

1. Menentukan Anggota Tim

Pihak yang terlibat dalam proses ini biasanya adalah HRD. Anggota tim nantinya akan berasal dari masing-masing kepala departemen.

2. Pemetaan Proses Bisnis

Jika anggota tim sudah dibentuk, maka tim akan mulai mempelajari keseluruhan proses yang berlangsung dalam perusahaan. Setiap departemen dianalisa secara mendetail untuk mendapatkan gambaran yang jelas.

3. Pengumpulan Data Dokumentasi

Setelah gambaran didapatkan dalam sebuah perusahaan, maka semua data dan dokumen akan dicatat secara detail. Mulai dari dokumen yang digunakan (akuntansi, penjualan, retur, invoice, dll) hingga nama dan nomor/ kode dokumen.

4. Buat Flowchart dan Narasi

Data yang sudah terkumpul divisualisasikan dengan flowchart sehingga memudahkan untuk melihat hubungan antar proses atau departemen. Setiap alur kerja dinarasikan dengan jelas dan detail.

5. Review Flowchart dan Narasi

Jika sudah selesai, flowchart dan narasi diperiksa ulang dengan cara membagikannya ke masing-masing departemen untuk diperiksa kembali. Dalam proses ini biasanya dipimpin oleh kepala departemen untuk memberikan koreksi, penambahan, atau masukan sebelum hasil akhir.

6. Simulasi SOP

Jika semua sudah selesai, saatnya melakukan uji coba. Setiap bagian SOP dilakukan dan harus sesuai dengan yang sudah ditetapkan.

7. Penetapan SOP

Jika sudah dilakukan simulasi berkali-kali, SOP siap untuk ditetapkan menjadi proses dalam operasional sebuah perusahaan.

Kesimpulannya, SOP atau Standard Operating Procedure adalah sebuah keharusan di dalam sebuah instansi bersangkutan. Jika memiliki SOP yang baik, maka karyawan bisa bekerja sesuai dengan arahan, lebih teratur, dan menghindari kebocoran dalam perusahaan.

Video Survei Jobstreet: Makin Sedikit Perusahaan yang Naikkan Gaji Karyawan

Video Survei Jobstreet: Makin Sedikit Perusahaan yang Naikkan Gaji Karyawan