Faktanya, banyak pengusaha di Indonesia masih menggunakan standalone apps (aplikasi yang hanya diperuntukkan untuk satu pekerjaan/departemen). Namun di zaman yang serba efisien seperti sekarang, pengusaha harus sesegera mungkin beralih ke sistem yang lebih efisien dan terintegrasi, seperti Enterprise Resources Planning (ERP).
Apa Itu Software ERP?
Dilansir dari Investopedia, Enterprise Resource Planning (ERP) adalah rangkaian proses yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola dan mengintegrasi sektor-sektor penting dari bisnisnya. Saat ini, software ERP menjadi komponen penting bagi banyak perusahaan berkat kemampuannya dalam melakukan perencanaan sumber daya dengan mengintegrasikan seluruh proses yang diperlukan ke dalam satu sistem. Artinya, beragam fungsi bisnis dari manufaktur, pembelian, inventaris, penjualan, CRM, akuntansi, HRD dan lainnya akan terintegrasi dalam satu software saja.
Secara tradisional, software ERP digunakan oleh perusahaan Fortune 500 saja. Namun seiring dengan perkembangan tren teknologi, banyak pelaku bisnis kecil dan menengah yang mulai mengadopsi ERP ke proses bisnisnya dalam beberapa tahun terakhir. Lantas, apa alasan perusahaan harus segera beralih menggunakan software ERP?
Kenapa ERP Lebih Unggul Dibanding Standalone Apps?
Dilansir dari Researchgate, penelitian yang dilakukan mahasiswa serta profesor dari Universitas Indonesia dan Universitas Ganesha menunjukkan ERP membawa dampak yang signifikan terhadap operasional bisnis. Data menunjukkan 66,67% perusahaan setuju software ERP bisa mengurangi biaya produksi dan 95% perusahaan mengaku mengalami peningkatan kinerja yang cukup pesat setelah mengimplementasikan software ERP.
Popularitas ERP tersebut tak lepas dari ketidakmampuan standalone apps dalam memenuhi kebutuhan industri yang fast-changing. Misalnya, ketika perusahaan yang menggunakan standalone apps harus melakukan pembaruan data.
Karena tidak terintegrasi, perubahan data di setiap departemen tidak bisa dikomunikasikan secara real-time. Akibatnya, karyawan harus mengumpulkan data satu per satu secara manual dari berbagai departemen dan stakeholder.
Hal ini tentunya melibatkan banyak proses administrasi yang bisa memakan waktu lama. Belum lagi ketika terjadi update di satu departemen, departemen lain juga harus melakukan pembaruan di standalone apps masing-masing secara manual. Proses yang dilakukan secara manual ini berisiko menimbulkan human error dan pelaporan data yang tidak akurat.
Masalah lainnya juga datang seiring dengan berkembangnya perusahaan, yakni ketika perusahaan mulai perlu menambah penggunaan software baru untuk divisi-divisi barunya. Tim teknis kerap kali harus menghabiskan waktu yang cukup lama untuk mempelajari sistem dan framework yang baru, diikuti dengan banyak development dan penyesuaian sebelum dapat mengintegrasikannya dengan standalone apps yang sedang digunakan.
Sebab, software tersebut biasanya dikembangkan oleh developer yang berbeda sehingga menggunakan framework yang berbeda pula. Alhasil, tim teknis dan perusahaan harus menghabiskan waktu yang signifikan untuk mempelajari dan mengintegrasikan software baru. Hal ini tentunya menghambat pertumbuhan dan perkembangan bisnis.
Berbeda dengan standalone apps, software ERP mampu memenuhi kebutuhan bisnis yang paling menantang. Software ERP bisa mengurangi biaya operasional dan administratif sampai lebih dari 20% dan meningkatkan ketepatan waktu sampai 24% menurut laporan yang diungkapkan perusahaan marketing intelligence, Aberdeen Group.
Fleksibilitasnya untuk diadopsi oleh berbagai industri, skalabilitas serta berbagai otomatisasi dan integrasi yang canggih menjadi alasan perusahaan mulai beralih ke software ERP. Salah satu software ERP di Indonesia adalah Odoo, yang tak hanya menawarkan kemudahan ERP tetapi juga dengan harga yang terjangkau.
 Foto: Odoo |
1. Fleksibel untuk Diadopsi Berbagai Jenis Bisnis dan Industri
Salah satu keunggulan software ERP adalah fleksibilitasnya untuk digunakan oleh bisnis apapun. Standar fiturnya yang sangat komprehensif sudah membuat software ERP cukup lengkap untuk memenuhi berbagai skenario bisnis dari industri dan background apapun.
Khususnya dengan Odoo ERP. Karena bersifat open-source, memungkinkan perusahaan untuk melakukan kustomisasi tanpa batas, sehingga tidak hanya memenuhi kebutuhan bisnis pada umumnya, tetapi juga bisa menjawab kebutuhan bisnis yang kompleks sekalipun. Hal ini membuat ERP cocok dan mudah untuk diadopsi oleh bisnis dari background apapun.
2. Skalabilitas Software yang Bisa Memadai Pertumbuhan Perusahaan
Berbeda dengan standalone apps,software ERP bisa menangani penambahan aplikasi/modul baru dengan mudah. Seiring bertumbuhnya bisnis, menambah tim dan divisi baru adalah hal yang tidak bisa dipungkiri. Tentunya perusahaan membutuhkan platform yang bisa memadai penambahan modul dan aplikasi baru dengan cepat dan efisien.
Dengan software ERP seperti Odoo, perusahaan hanya perlu download tambahan aplikasi yang dibutuhkan di Odoo langsung. Karena menggunakan framework yang sama, tim teknis tidak perlu mempelajari ulang dan karyawan bisa menggunakan aplikasi yang baru dengan mudah karena sudah familiar dengan user-interface tersebut. Integrasi data juga dapat dilakukan secara otomatis, misalnya ketika Anda menambah aplikasi accounting, maka data dari aplikasi manufacturing, inventaris, dan sales pun akan secara otomatis terhubung dengan accounting. Sehingga perusahaan tidak perlu membuang-buang biaya dan waktu tiap kali mengadopsi sistem dan aplikasi yang baru.
3. Kolaborasi Lintas Departemen yang Lebih Efisien
ERP memungkinkan kerja lintas departemen yang lebih cepat dan efisien karena data dari berbagai departemen semua terintegrasi dan terkumpul dalam satu software. Pembaruan data yang dilakukan di satu departemen juga akan secara otomatis terlihat di departemen lainnya secara real time. Manajer juga dapat mengatur access rights karyawan sehingga dapat dengan mudah melacak siapa, apa dan kapan saja pembaruan data yang telah dilakukan.
Selain itu, ERP juga dapat diakses melalui berbagai perangkat/platform, seperti Android, iOS, tablet dan desktop untuk memudahkan staff dan pengusaha memantau perkembangan bisnisnya kapan saja dan di mana saja.
4. Otomatisasi Tingkat Lanjut
Penerapan software baru memang tidak asing dengan objektif untuk mengeliminasi banyaknya proses administratif manual yang tidak efisien. Perhitungan stok otomatis, pencatatan otomatis, marketing automation dan berbagai proses otomatisasi lainnya adalah fitur-fitur yang sangat dicari perusahaan mana pun.
Rangkaian aplikasi yang terintegrasi, seperti ERP, menawarkan otomatisasi yang lebih canggih dan menyeluruh di banding dengan standar otomatisasi di standalone apps. Karena, otomatisasi yang bisa diterapkan tidak hanya terbatas pada satu aplikasi itu sendiri, tetapi juga berbagai divisi lain yang terkait dalam business flow tersebut.
Misalkan perusahaan yang menjual dan memproduksi furnitur kayu. Dari masuknya order pembelian di website, aplikasi sales di ERP bisa secara otomatis mengecek stok barang yang ada di gudang, menerbitkan surat perintah kerja (SPK) di aplikasi manufaktur jika stok menipis, mengecek aplikasi inventaris untuk stok spare parts/bahan baku yang dibutuhkan dan order bahan baku ke supplier dan vendor jika dibutuhkan.
Perubahan harga bahan baku dari supplier pun akan secara otomatis dilaporkan di dalam sistem, memungkinkan otomatisasi dalam perhitungan cost structure. staf akuntansi jadi bisa membuat estimasi dan laporan yang lebih akurat dan jelas, tanpa harus menghubungi begitu banyak staf dari divisi yang berbeda-beda.
Begitu banyak otomatisasi yang tidak terbatasi divisi tentunya meningkatkan efisiensi dan membantu memaksimalkan profit dan strategi penjualan perusahaan.
 Foto: Odoo |
Apa Kata Mereka yang Sudah Menggunakan Odoo?
Sebagai salah satu aplikasi berbasis cloud-computing yang paling banyak diinstal dan digunakan berbagai perusahaan di seluruh dunia, Odoo saat ini sudah memiliki lebih dari 7 juta pengguna serta lebih dari 2.000 instalasi/pembuatan database cloud per harinya.
Manfaat Odoo ERP juga dirasakan oleh para klien Odoo, salah satunya Fore Coffee. Sebelum mengenal Odoo, Fore Coffee masih mengandalkan spreadsheet dan software akuntansi dalam operasionalnya.
Namun seiring dengan berkembangnya perusahaan, mereka merasa kewalahan dengan proses yang semakin kompleks dan data yang tidak terintegrasi, sehingga banyak proses yang berjalan secara tidak efisien. Fore Coffee akhirnya berpaling ke ERP Odoo yang tak hanya menawarkan rangkaian aplikasi yang terintegrasi, tapi juga fleksibilitas serta kustomisasi yang dapat dirancang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Keberadaan Dedicated Odoo consultant dari Indonesia semakin memantapkan mereka untuk memilih ERP ini.
"Odoo juga bahkan sudah kami customize ke POS yang dibuat Fore sendiri. Ini flexibility nya Odoo, customize di dalam main software Odoo pun possible, unlike other system," ungkap pihak Fore Coffee.
Selain Fore Coffee, Odoo juga dipercaya oleh perusahaan besar ternama, seperti Danone, Hyundai dan Shell. Rangkaian Odoo ERP yang memiliki lebih dari 70 aplikasi siap untuk meng-cover semua kebutuhan bisnis Anda, mulai dari CRM, website, e-Commerce, sales, inventory, project management dan lain sebagainya. (adv/adv)
