Tips agar Meeting Online di Rumah Tetap Produktif

Pandemi COVID-19 memaksa pekerja untuk beradaptasi membiasakan diri bekerja secara virtual dari rumah, termasuk dalam urusan meeting. Namun ternyata meeting secara virtual dari rumah punya tantangan tersendiri dibandingkan bertatap muka.

Misalnya saja suasana rumah yang jelas berbeda dengan suasana kantor, sehingga seringkali membuat tidak fokus. Lalu gangguan dari anggota keluarga atau anak yang sedang bermain di rumah, dan lain sebagainya.

Agar meeting secara virtual bisa efektif dan produktif, ada beberapa langkah yang bisa dilakukan, seperti dilansir dari Business.

Pastikan Agenda Meeting Sudah Jelas

Jangan pernah mengadakan online meeting tanpa agenda yang jelas. Untuk memudahkan semua orang, siapkan agenda formal dengan semua masalah utama yang akan dibahas dalam meeting dan sortir sesuai dengan kebutuhan bisnis. Sebutkan juga dengan jelas peran apa yang diharapkan dari setiap peserta dalam meeting.

Tetapkan Batas Waktu

Pembatasan waktu meeting dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas dan membantu untuk mendapatkan lebih banyak nilai dalam waktu terbatas dalam meeting tersebut. Dengan begitu, para peserta akan tetap fokus dan meeting tidak akan keluar topik.

Tunjuk Moderator Meeting

Meeting tanpa moderator hampir pasti akan keluar dari topik utama. Usahakan tidak ada yang dapat berbicara tanpa izin moderator dan moderator adalah orang yang membuat semua orang fokus pada topik. Ini sangat penting dalam online meeting, karena ada kemungkinan besar miskomunikasi karena masalah konektivitas internet dan kualitas audio atau video.

Buat Kesimpulan Meeting

Moderator berperan untuk mengambil poin penting dalam meeting dan tindakan yang akan harus dilakukan oleh setiap peserta dalam meeting.

Bagikan Catatan ke Semua Peserta

Selain itu, moderator bisa meminta semua peserta untuk mengakui catatan pertemuan dan mengonfirmasi pemahaman mereka.

Hindari Gangguan yang Bakal Terjadi Saat Meeting

Gangguan dapat dengan mudah menyebabkan miskomunikasi dalam meeting virtual. Untuk menghindarinya, pastikan semua peserta duduk di ruang tertutup dan cukup terang dengan latar belakang yang jelas.

Persiapkan Alat dan Online Lebih Awal

Lebih baik minta semua peserta untuk menyalakan perangkat setidaknya 20 menit sebelum meeting berlangsung. Pastikan kamera dan mikrofon berfungsi maupun perangkat lainnya yang mendukung meeting berjalan dengan baik sudah berfungsi.

Online meeting bisa dilakukan dengan laptop, atau smartphone yang menunjang pekerjaan sehari-hari seperti Samsung Galaxy Z Fold2. Smartphone lipat dari Samsung ini bisa melakukan multitasking, responsif, dan tentunya baterai yang tahan lama.

Samsung Galaxy Z Fold2 Foto: Dok. Samsung

Galaxy Z Fold2 memiliki layar utama 7,6 inci tanpa notch dengan bezel tipis didukung adaptive refresh rate 120Hz akan memudahkan para peserta meeting menjalani aktivitas virtual. Fitur Multi-Active Window pada smartphone ini memungkinkan pengguna membuka aplikasi dalam waktu bersamaan dan ditampilkan secara berdampingan.

Peningkatan Multi-Window Tray yang terintegrasi dengan App Pair dan Edge Panel, memungkinkan pengguna Galaxy Z Fold2 untuk memindahkan teks, foto, dan dokumen dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya cukup dengan drag and drop. Selain itu, memungkinkan pula untuk mengambil tangkapan layar dengan cepat dan memindahkannya ke aplikasi lain melalui fitur Split Screen Capture.

Smartphone para 'sultan' ini dilengkapi dengan koneksi nirkabel Samsung DeX untuk terhubung dengan Smart TV atau PC lebih cepat. Tidak hanya itu, Samsung Galaxy Z Fold2 dibekali 4.500 mAh dual battery dengan dukungan fast charging membuat pengguna tak perlu khawatir dibayangi masalah baterai habis saat bekerja.

Desain, fitur, dan teknologi premium Samsung Galaxy Z Fold2 ini menyuguhkan pengalaman yang imersif dan sangat berkelas bagi penggunanya. Di Indonesia, Galaxy Z Fold2 bisa dibeli melalui situs www.galaxylaunchpack.com.