Perhatiin Nih, 4 Tips Biar Kerja dari Rumah Jadi Lebih Santuy

Perhatiin Nih, 4 Tips Biar Kerja dari Rumah Jadi Lebih Santuy

Ignacio Geordi Oswaldo - detikFinance
Rabu, 22 Sep 2021 09:20 WIB
wfh
Perhatiin Nih, 4 Tips Biar Kerja dari Rumah Jadi Lebih Santuy
Jakarta -

Saat ini sejumlah orang sempat merasa kesulitan saat melakukan rapat jarak jauh (online). Hal ini dikarenakan adanya berbagai alasan.

Namun, seiring dibukanya kembali kantor-kantor meski tidak dalam kapasitas penuh, menjalankan rapat secara hybrid (sebagian di kantor dan sebagian lainnya di rumah) yang efektif dan produktif mungkin akan menjadi lebih sulit.

Melansir dari CNN, Rabu (22/9/2021), dinamika saat melakukan rapat itu berubah dengan tenaga kerja hybrid, di mana beberapa peserta rapat berada di kantor dan yang lainnya berada di tempat lain.

SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT

"Akan ada rintangan besar yang harus dilewati bagi perusahaan," kata Frank Weishaupt, CEO Owl Labs, sebuah perusahaan teknologi konferensi video yang telah memiliki tenaga kerja hybrid bahkan sebelum pandemi.

"Bagaimana Anda memastikan orang-orang terpencil (rapat dari rumah saat pertemuan hybrid) masih dapat berpartisipasi dan tidak hanya menonton pertemuan?"

ADVERTISEMENT

Berikut adalah beberapa tips untuk yang mungkin dapat membantu kamu dalam melaksanakan rapat hybrid dengan baik dan efektif:

1. Peran pemimpin rapat sangatlah penting

Orang yang menjalankan rapat harus siap. Pastikan setiap orang memiliki akses yang sama untuk bahan rapat, visual, atau alat sehingga mereka dapat berpartisipasi dan berkontribusi dengan mudah.

"Pada dasarnya Anda merancang dua pertemuan ... dan mereka perlu bersinggungan dan bermain bersama dengan baik karena hal-hal yang perlu Anda lakukan untuk virtual berbeda dari hal-hal yang perlu Anda lakukan dengan orang-orang di ruangan itu, namun entah bagaimana mereka perlu merasakannya. terhubung," kata Kim Christfort, direktur pelaksana Deloitte's Greenhouse Experience.

Buat dan bagikan agenda yang mencakup detail seperti topik rapat, tujuan, dan tanggung jawab peserta.

Dan sebelum mengadakan rapat, tanyakan: Apakah itu benar-benar perlu? Rapat dapat menguras tenaga, dan bentuk komunikasi lainnya, seperti email dan pesan instan, bisa sama produktifnya untuk hal-hal seperti pembaruan proyek.

2. Menjaga keseimbangan interaksi

Ada beberapa keuntungan bila ikut menjalankan rapat di dalam ruangan, terutama jika pemimpin rapat juga ada di sana, misalnya: dapat lebih mudah untuk berpartisipasi dalam obrolan sebelum dan sesudah rapat, dan untuk mengukur bahasa tubuh dan berinteraksi.

Namun, pemimpin rapat harus menghindari ketimpangan interaksi antara orang yang menjalankan rapat di kantor dan kepada orang-orang yang ikut rapat secara virtual.

"Anda ingin memiliki keseimbangan antara kehadiran dan partisipasi semua orang di mana pun mereka berada," kata Katy Tynan, analis utama di Forrester. "Anda tidak ingin situasi di mana orang yang duduk di ruang konferensi memiliki keuntungan dari perspektif kehadiran."

Memiliki teknologi yang memungkinkan pekerja jarak jauh untuk berpartisipasi penuh dapat membantu menyamakan kedudukan, tetapi jika perusahaan tidak memiliki pengaturan itu, Tynan menyarankan agar semua orang untuk melakukan rapat secara online, bahkan jika mereka berada di kantor.

3. Gunakan teknologi yang tepat

Ketika datang untuk melengkapi ruang untuk pertemuan hibrida, Christfort menyarankan untuk fokus pada audio, kamera, dan kemampuan untuk melihat semua orang.

"Untuk semua pertemuan, bukan hanya yang hybrid, orang harus bisa mendengar satu sama lain dengan jelas dan bisa mengidentifikasi siapa yang berbicara," katanya. "Banyak ruang pertemuan memiliki mikrofon dan speaker di langit-langit karena itu paling cocok untuk orang-orang di ruangan itu, tetapi seringkali ini bisa membuat jauh lebih sulit bagi peserta jarak jauh."

Dia menambahkan bahwa kamera di ruang konferensi yang dapat memperbesar orang yang berbicara dan juga menggeser ruangan dapat membantu rekan jarak jauh menangkap isyarat sosial. "Jika Anda di rumah, pastikan Anda memiliki pengaturan kamera web yang bagus dengan pencahayaan yang cukup."

Mampu melihat orang dan visual, seperti bagan, daftar, atau video apa pun, juga akan membuat rapat menjadi lebih produktif. Dan teknologinya harus ramah pengguna, sehingga siapa pun dapat memulai dan menjalankan rapat.

4. Keterlibatan adalah kuncinya

Membuat peserta rapat agar berinteraksi dan berpartisipasi sangat penting untuk memiliki pertemuan yang sukses dan produktif.

Christfort merekomendasikan untuk membuat rapat menjadi interaktif dengan meminta orang yang berbeda berbicara tentang topik tertentu (beri tahu mereka sebelum rapat) atau memvariasikan formatnya: misalnya, berbicara sebentar, lalu menayangkan video, mendiskusikan topik lain, mengambil polling, dan sebagainya.

"Dalam model virtual atau hibrida, Anda perlu merancang ketidaksabaran dan defisit perhatian untuk menarik perhatian orang." kata Christfort.

(fdl/fdl)

Hide Ads