Mengenal Retur Barang dalam Bisnis, Penyebab, dan Tips Mengaturnya

Berbisnis tidak selalu lancar dan mulus. Terkadang ada masalah pada barang yang telah dijual dan dikirim ke konsumen sehingga konsumen pun mengajukan permintaan retur barang. Apa itu retur barang?

Nah, dalam artikel ini, kita akan mempelajari lebih detail mengenai retur barang. Khususnya untuk Anda pelaku bisnis, ada tips bagaimana mengatur retur barang tanpa ribet. Simak penjelasan berikut ini.

Apa Itu Retur Barang?

Pengertian retur barang didefinisikan menjadi dua, yakni retur penjualan dan retur pembelian. Berikut penjelasan selengkapnya.

Retur Penjualan

Retur penjualan adalah pembatalan atas penjualan yang telah dilakukan pihak penjual, baik sebagian maupun seluruhnya. Mengutip Losina Purnastuti dan RR Indah Mustikawati dalam buku Ekonomi SMA/MA Kelas XII, retur ini biasanya dilakukan dengan pengembalian barang ke penjual oleh pembeli sehingga pembeli akan mendapat pengembalian uang atau mendapat pengurangan (pengkreditan) atas rekeningnya.

Retur Pembelian

Retur pembelian adalah pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli kepada penjual karena ada ketidaksesuaian barang. Dikutip dari buku Pengantar Akuntansi Konsep Dasar dan Praktik Untuk Perusahaan Jasa & Dagang oleh Aldilla Septiana, retur pembelian bisa dilakukan dengan mengembalikan barang tersebut atau dengan meminta pengurangan harga barang yang cacat tanpa pengembalian barang kepada penjual.

Kedua definisi retur penjualan dan retur pembelian di atas sebenarnya sama. Intinya, retur barang adalah proses pengembalian barang atau dana yang terjadi karena ketidaksesuaian pada barang yang telah dibeli. Selanjutnya kita akan mempelajari lebih jelas mengenai penyebab retur barang.

Penyebab Terjadinya Retur Barang

Retur penjualan barang biasanya terjadi karena beberapa penyebab. Mengutip buku Sistem Informasi Akuntansi Edisi 13 oleh James A Hall, retur penjualan barang disebabkan oleh:

• Penjual mengirimkan barang yang salah atau tidak sesuai spesifikasi saat pemesanan.
• Barang yang dikirim ternyata rusak dan cacat.
• Barang rusak pada saat pengiriman.
• Pengiriman barang terlambat, bisa karena penjual terlambat mengirimkan barang atau penundaan saat transit di ekspedisi, sehingga pembeli menolak pengiriman barang tersebut.

Proses Retur Barang

James A Hall dalam bukunya, Sistem Informasi Akuntansi, menjelaskan proses retur penjualan barang berdasarkan tiap-tiap departemen yang terlibat sebagai berikut.

1. Departemen Penerimaan Barang

Barang yang dikembalikan akan diterima oleh departemen penerimaan barang. Staf departemen tersebut akan menghitung, memeriksa, dan menyiapkan slip retur barang berisi deskripsi barang tersebut. Kemudian barang dibawa ke gudang lengkap dengan salinan pertama slip retur barang, sementara salinan kedua slip retur barang dikirimkan ke departemen penjualan.

2. Departemen Penjualan

Salinan slip retur barang diterima dari departemen penerimaan barang, kemudian departemen penjualan akan menyiapkan memo kredit. Memo ini merupakan dokumen dan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang yang dikembalikan.

Memo kredit mirip dengan pesanan penjualan. Kadang ada juga perusahaan yang hanya menyalin pesanan penjualan, kemudian memberi cap 'memo kredit' pada slip pesanan tersebut. Jika diperlukan persetujuan khusus untuk jumlah retur atau kondisi pengembalian tertentu, staf penjualan akan mengirim memo kredit tersebut ke departemen kredit.

3. Departemen Kredit

Manajer departemen kredit akan mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan apakah pengembalian disetujui atau ditolak. Manajer kredit mengembalikan memo kredit ke departemen penjualan.

Namun, jika departemen penjualan memiliki cukup wewenang dan tidak harus melalui persetujuan departemen kredit, biasanya memo tersebut akan langsung disampaikan ke departemen penagihan.

4. Departemen Penagihan

Staf penagihan menerima memo dan mencatatnya ke dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra. Kemudian staf penagihan akan mengirim memo kredit ke bagian pengendalian persediaan untuk diproses ke dalam pembukuan. Pada akhir periode, total pengembalian penjualan akan dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirimkan ke departemen buku besar umum.

5. Departemen Pengendalian Persediaan dan Piutang Dagang

Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan memo kredit dari departemen penagihan ke departemen piutang yang menyesuaikan rekening pelanggan. Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang akan mengirimkan rangkuman informasi ke departemen buku besar umum.

6. Departemen Buku Besar Umum

Staf departemen buku besar umum kemudian menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari departemen piutang dagang. Voucher jurnal itu akan dibukukan.

Staf kemudian akan merekonsiliasi rangkuman buku besar pembantu piutang dagang dengan akun pengendali piutang dagang untuk memverifikasi proses pembukuan. Voucher jurnal dan ikhtisarnya kemudian disimpan.

Tips Mengatur Retur Barang

Proses retur barang mungkin akan ribet dan merepotkan. Tetapi demi menjaga kepercayaan konsumen, pelaku usaha memang harus mau repot. Berikut tips mengatur retur barang agar prosesnya lancar, dilansir situs thefulfillmentlab.com.

1. Memahami Penyebab Retur

Retur barang dapat terjadi karena dua faktor, yakni faktor yang bisa dikendalikan dan faktor di luar kendali. Faktor yang bisa dikendalikan pelaku usaha meliputi kecepatan pengiriman, deskripsi dan keterangan produk sejujur-jujurnya, atau pengemasan barang.

Sementara faktor di luar kendali pelaku usaha, misalnya pembeli yang keliru memesan atau pembeli yang kurang memahami deskripsi produk. Setelah memahami penyebab retur tersebut, pelaku usaha dapat melakukan langkah mitigasi maksimal terutama pada faktor yang bisa dikendalikan.

2. Memahami Biaya Retur

Retur tentu memakan biaya lagi di samping pengiriman barang. Jika terlalu sering terjadi retur, tentunya akan berpengaruh pada kas perusahaan. Karena itu pelaku usaha perlu secara cermat menghitung biaya yang harus dikeluarkan dalam sekali retur.

Penghitungan ini juga mencakup perkiraan berapa retur yang bisa ditangani oleh perusahaan. Jika terlalu banyak retur yang dilakukan, berarti pelaku usaha harus segera mengevaluasi faktor penyebab dan memperbaikinya, misalnya dalam hal pengiriman atau pengemasan.

3. Kebijakan yang Jelas

Setiap penjual harus memiliki kebijakan retur yang jelas. Kebijakan ini mencakup berapa lama waktu maksimal sejak penerimaan barang oleh pembeli untuk bisa mengajukan retur, berapa lama pengembalian dana dari penjual, syarat-syarat apa saja yang harus dipenuhi untuk mengajukan retur (misalnya video unboxing dan bukti pembelian), dan sebagainya.

4. Analisis Retur

Menyambung tips ketiga, jika pelaku usaha menerima banyak permintaan retur dari pembeli, maka perlu ada evaluasi segera. Lakukan analisis terkait barang apa yang sering diminta retur dan apa alasannya. Hal ini untuk mengantisipasi agar retur barang tersebut tidak terjadi terus-menerus.

Dari analisis ini, pelaku usaha juga bisa mengetahui karakteristik pembeli. Pembeli seperti apa yang sering melakukan retur dan apa yang harus dilakukan penjual terhadap pembeli semacam itu? Pelaku usaha juga perlu membangun komunikasi yang baik dengan pembeli dalam hal ini.

5. Kecepatan Proses

Pembeli akan percaya dan yakin pada kredibilitas pelaku usaha jika proses retur berlangsung dengan cepat dan tanpa ribet. Upayakan untuk memproses permintaan retur sesegera mungkin, tidak membuat pembeli menunggu lama.

6. Gunakan Jasa Pihak Ketiga

Jika perusahaan Anda sudah cukup besar, Anda bisa mempercayakan beberapa proses seperti pengemasan dan pengiriman kepada pihak ketiga tersebut. Hal ini untuk meminimalisir retur akibat pengemasan atau kerusakan pada barang. Pihak ketiga ini haruslah yang profesional dalam urusan pengiriman dan pengemasan.

Jika nantinya ada masalah dan permintaan retur dari pelanggan, komplain bisa langsung ditujukan kepada pihak ketiga tersebut alih-alih kepada penjual. Namun, untuk menjalankan tips ini, pastikan Anda memiliki budget yang cukup karena jasa pihak ketiga juga tidak murah.

Demikian penjelasan mengenai retur barang. Semoga bermanfaat untuk usaha Anda dan semoga Anda tidak terlalu sering menerima permintaan retur barang ya, detikers.