Contoh Surat Tagihan Beserta Pengertian, Fungsi, dan Strukturnya

Utang piutang dalam berbisnis tentu sudah biasa. Namun secara profesional, perusahaan memiliki prosedur untuk menagih utang pembeli yang belum dibayarkan sesuai perjanjian.

Perusahaan dapat menagih utang tersebut sesuai etika bisnis dengan mengirimkan surat tagihan. Berikut ulasan mengenai surat tagihan beserta contoh dan cara menulisnya.

Apa Itu Surat Tagihan?

Surat tagihan secara umum adalah surat untuk menagih utang. Dilansir dari repository.unikom.ac.id, dijelaskan bahwa surat tagihan dikirimkan oleh kreditur atau penjual kepada debitur atau pembeli. Tujuannya agar pembeli melunasi utangnya sesuai dengan perjanjian.

Fungsi dari Surat Tagihan

Beberapa fungsi dari surat tagihan ialah:

• Sebagai prosedur dan etika dalam menjalankan bisnis.
• Untuk menagih pembeli dengan cara halus bahwa dia masih memiliki utang yang belum dibayarkan.
• Untuk mengingatkan pembeli yang kemungkinan lupa membayar kewajiban utangnya.
• Menghindarkan pembeli dari urusan hukum, baik gugatan di pengadilan maupun inkaso, yakni mengirimkan faktur yang belum dilunasi ke banker tempat pembeli memiliki simpanan.

Struktur yang Harus Ada dalam Surat Tagihan

Struktur surat tagihan sebetulnya tak begitu berbeda dengan surat pada umumnya. Karena surat tagihan termasuk dalam urusan perniagaan, maka isinya harus formal, tidak seperti surat pribadi.

Dirangkum dari buku Be Smart Bahasa Indonesia yang disusun Ismail Kusmayadi dan repository.unikom.ac.id, berikut struktur yang harus ada dalam surat tagihan.

1. Kepala surat.
2. Tanggal pembuatan.
3. Salam pembuka.
4. Isi surat: paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup.
5. Salam penutup.
6. Nama, tanda tangan pengirim dengan stempel perusahaan.

Khusus pada bagian isi surat, ada beberapa hal yang wajib dilengkapi, antara lain

• Nomor dan tanggal faktur yang belum dilunasi
• Nominal harga pembayaran yang belum dilunasi
• Tanggal kesanggupan pembeli untuk melunasi faktur sesuai dengan surat perjanjian jual beli

Contoh Surat Tagihan

Contoh 1

PT. DAMAI MATERIAL
Jl. Kusumanegara No.4, Solo

Solo, 13 September 2018

Nomor: 11/TB/IX/2018
Lamp : Faktur Pembelian
Hal : Penagihan Pembayaran

Kepada
PT BERKAH PROPERTI
Jl. Semangka No. 17, Sukoharjo

Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami memberitahukan bahwa menurut catatan kami tertanggal 1 Februari 2018, dengan barang 10 truk batu bata, yang dikirim atas nama PT BERKAH PROPERTI dengan alamat Jl. Semangka No. 17 Sukoharjo, Saudara masih memiliki kewajiban yang belum dibayarkan sebesar Rp 40.000.000 (Empat Puluh Juta Rupiah) sesuai faktur No.52/FB/II/2018 yang salinannya kami sertakan pada lampiran surat ini.

Kami mengingatkan bahwa sesuai perjanjian, tanggal jatuh tempo pembayaran tagihan tersebut ialah pada 20 September 2018 pekan depan. Kami berharap tagihan tersebut bisa dilunasi tepat waktu untuk menghindari adanya denda.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan atas perhatian dan kerja sama dari Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
PT. Damai Material,

Budi Kusuma

Contoh 2

PT GALAKSI JOGJA
Jl. Solo Km. 50, Sleman, Yogyakarta
Telp : (0274) 1893292, Faks : (0274) 91102992

Yogyakarta, 2 Oktober 2022

Nomor : 89/RMS/X/2022
Lampiran : -
Hal : Surat Tagihan

Kepada Yth. PT. Singa Elektro
Jl. Sengkuni Km. 1
Surabaya

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan apresiasi atas hubungan kerja sama yang telah terjalin antara perusahaan kami dengan PT. Singa Elektro. Dalam catatan kami, PT Singa Elektro telah menerima pengiriman barang dari kami pada 23 Januari 2022, dengan rincian sebagai berikut ini:

Foto: Bayu Ardi/detik.com

Kami mengingatkan bahwa pesanan dengan nilai Rp 131.225.000 plus denda sebesar Rp 100.000 tersebut belum dibayarkan hingga sekarang. Hari ini sudah tepat satu pekan melewati tanggal jatuh tempo pembayaran.

Kami berharap tagihan tersebut dapat dibayar segera untuk menghindari denda yang lebih besar. Demikian surat ini dibuat, kami mengucapkan banyak terima kasih atas segala perhatiannya.

Hormat kami,

Arjuna Santosa
(Direktur PT Galaksi Jogja)

Cara Membuat Surat Tagihan

Setelah memahami struktur dan contoh penulisan surat tagihan di atas, berikut ini adalah beberapa cara membuat surat tagihan yang perlu diperhatikan.

1. Menggunakan kalimat sopan dan hormat.
2. Sesuai dengan struktur surat seperti di atas.
3. Surat tagihan pertama dikirim sepekan sebelum jatuh tempo sebagai pengingat.
4. Jika tidak ada respons, maka kirimkan lagi surat susulan dengan lampiran fotokopi surat tagihan pertama karena mungkin surat pertama tidak sampai ke tujuan.
5. Surat ketiga dikirim jika surat kedua masih belum mendapatkan respons.
6. Surat keempat kembali dikirimkan jika tidak ada tanggapan dari pembeli. Surat keempat ini ditambah dengan ancaman adanya proses hukum yang akan ditempuh perusahaan.

Nah detikers, itu tadi penjelasan mengenai surat tagihan utang perniagaan beserta contohnya. Semoga bermanfaat.

Video: Airlangga Ungkap Pertumbuhan Ekonomi Akan Dikejar di Kuartal III-IV

Video: Airlangga Ungkap Pertumbuhan Ekonomi Akan Dikejar di Kuartal III-IV

(bai/fds)

wawasan ukm