PO Adalah: Pengertian, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Purchase order atau PO adalah dokumen yang dibuat oleh pihak pembeli pada penjual. Dokumen ini berisi daftar rincian jasa atau barang yang ingin dibeli. Misal rincian produk, harga, dan informasi detail lainnya.

PO menjadi bukti tertulis dari pembeli yang berminat pada produk penjual. Setelah ada PO, barang dan jasa yang diinginkan menjadi milik konsumen. Inilah yang menjadikan PO sangat penting.

Pengertian PO

PO adalah dokumen tertulis adanya transaksi jual beli yang membuktikan kesungguhan konsumen. Setelah adanya PO, barang dan jasa yang disediakan penjual resmi menjadi milik pembeli setelah dilakukan pembayaran.

Dikutip dari tulisan berjudul Analisis dan Perancangan Proses Purchase Order pada PT. Cybertrend Intrabuana dari Annisa Intan Fadila dan Prihatin Oktivasari, PO dibuat untuk memudahkan pengawasan. Kontrol dilakukan terhadap perusahaan, karyawan, serta supplier dalam proses bisnis.

Tulisan yang terbit dalam Jurnal Multinetics Politeknik Negeri Jakarta ini juga menjelaskan, PO dibuat berdasarkan permintaan pembeli. Penerbitan PO harus sesuai dengan kontrak yang telah ditandatangani pihak berwenang, sebelum dilakukan pengiriman.

Perbedaan PO dan Invoice

Dikutip dari situs SumUp, PO merupakan dokumen yang terikat secara hukum yang dibuat oleh pembeli untuk penjual. PO dan invoice kerap dianggap sama, meski sebetulnya beda.

Berikut perbedaan invoice dengan purchase order:

Invoice

• Dibuat oleh penjual
• Dibuat setelah penjualan
• Mengonfirmasi pengiriman barang
• Membutuhkan pembayaran pada tanggal tertentu.

Purchase Order (PO)

• Dibuat oleh pembeli
• Dibuat sebelum pembelian
• Terdapat daftar barang-barang yang dibutuhkan
• Terdapat rincian pembayaran yang diusulkan.

Manfaat PO

Dilansir dari situs Corporate Finance Institute, berikut beberapa manfaat dari PO:

• Menghindari pesanan yang rangkap
• Melacak pesanan yang masuk
• Sebagai dokumen hukum.

Cara Membuat PO

Pemilik bisnis dapat menggunakan software untuk membantu membuat PO. Namun, Anda juga dapat menggunakan Excel maupun Word. Berikut beberapa hal yang perlu disertakan ketika membuat PO:

• Tanggal Pembuatan
• Produk yang dibutuhkan beserta jumlahnya
• Detail produk (kode unik produk, nomor model, dan nama merek)
• Harga setiap produk per unit
• Tanggal pengiriman
• Nomor PO
• Informasi bisnis (alamat pengiriman, nama perusahaan, dan informasi kontak)
• Ketentuan pembayaran.

Itulah penjelasan mengenai PO atau purchase order mulai dari pengertian, manfaat, dan cara membuatnya. Semoga bermanfaat ya, detikers.