Standard Operating Procedure atau Standar Operasional Prosedur yang disingkat SOP wajib dimiliki oleh sebuah perusahaan dan ditaati oleh karyawannya. Berikut ini adalah cara membuatnya beserta manfaat menggunakan SOP.
Apa Itu SOP Perusahaan
Dalam penelitian Lutfi Yudha Firmansyah dari Universitas Islam Indonesia (UII) Yogyakarta, dijelaskan bahwa SOP merupakan suatu pedoman tentang tahapan-tahapan kerja yang dilakukan karyawan. SOP dapat dibuat berbeda di setiap divisi perusahaan sesuai dengan jenis pekerjaannya.
Fajar Nur'aini dalam bukunya, Panduan Lengkap Menyusun SOP dan KPI menjelaskan SOP disusun dalam bentuk formal, jelas, lengkap dan rapi. Seluruh karyawan harus mengikuti SOP untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
Fungsi dan Manfaat SOP pada Perusahaan
Penyusunan SOP memiliki sederet fungsi dan manfaat jika diterapkan dengan baik. Dirangkum dari buku Fajar Nur'aini, setidaknya ada delapan fungsi dan manfaat dari penyusunan SOP.
1. Konsisten dan Berstandar
Dengan mengikuti SOP, maka hasil pekerjaan menjadi berstandar. Hasilnya pun akan selalu konsisten.
2. Kejelasan Tugas
Dalam SOP akan dijelaskan secara detail tugas pokok dan fungsi masing-masing divisi sehingga jelas apa yang harus dikerjakan.
3. Kejelasan Alur
Dengan SOP, tata cara suatu pekerjaan diatur secara detail sehingga alur menjadi jelas.
4. Melindungi Perusahaan
SOP bisa melindungi perusahaan maupun karyawan dari tuduhan malapraktik dan atau kesalahan administrasi.
5. Meminimalkan Kesalahan
Jika SOP sudah disusun dengan jelas dan detail, maka kesalahan dapat diminimalkan.
6. Efisiensi
Dengan SOP yang jelas, pekerjaan menjadi lebih efisien. Terutama ketika merekrut karyawan baru, SOP akan lebih cepat menuntun pekerjaan mereka, sehingga tidak perlu melibatkan pimpinan di setiap waktu.
7. Penyelesaian Masalah
SOP juga mengatur bagaimana jika terjadi suatu masalah dan bagaimana mengatasinya.
8. Mempermudah Evaluasi
Karena SOP bertujuan untuk membuat pekerjaan menjadi berstandar, maka dengan SOP pula pekerjaan semakin mudah dievaluasi.
Contoh SOP Perusahaan Untuk Karyawan
CONTOH PROSEDUR PENYORTIRAN SURAT MASUK
(Sumber: Yulainda Kiki Nabelah, Stikom Surabaya)
1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menangani surat masuk dalam proses maupun pengarsipan dokumen. Pada bagian sekretaris melakukan penyortiran surat masuk berdasarkan kronologis.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini antara lain mengatur mekanisme pencatatan surat pada buku agenda surat masuk, penyortiran surat sesuai peruntukan, pemberian disposisi pada surat masuk, dan pendistribusian surat masuk ke masing-masing bagian/fungsi terkait.
3. DEFINISI
a. Prosedur penyortiran surat masuk: kegiatan memisah-misahkan surat yang diterima dari perusahaan/instansi lain ke dalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan untuk pengolahan lebih lanjut.
b. Disposisi: Tindakan atau lanjutan dari pimpinan kepada fungsi/bagian terkait yang berupa memo atau perintah yang menjelaskan tentang pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan siapa penanggung jawabnya sesuai keinginan pemimpin.
4. RINCIAN LANGKAH
a. Sekretaris menyortir surat masuk sesuai dengan tujuan surat tersebut
b. Mencatat pada buku agenda surat masuk sebagai arsip manual dan penemuan kembali dokumen.
- Jika tujuan ditujukan kepada Kepala Cabang maka surat masuk akan dilampirkan disposisi.
- Jika tidak maka akan diberikan langsung kepada bagian/fungsi terkait.
c. Memberikan form disposisi pada surat dengan menuliskan tanggal, nomor dan perihal surat.
d. Memberikan form disposisi dan surat masuk kepada Kepala Cabang untuk diberikan arahan dan persetujuan terkait dengan surat.
e. Kepala Cabang menerima surat dan form disposisi dari sekretaris.
f. Kepala Cabang memeriksa surat untuk diteruskan kepada bagian/fungsi terkait, diketahui, diproses, atau meminta pendapat sebelum mengisi disposisi.
g. Kepala Cabang mengisi form disposisi untuk memberikan arahan dan perintah kepada siapa surat tersebut akan diberikan dan ditindaklanjuti.
h. Kepala Cabang memberikan surat dan form disposisi kepada sekretaris untuk segera diproses dan diberikan kepada bagian/fungsi terkait.
i. Mencatat isi disposisi pada buku agenda surat masuk pada kolom keterangan setelah Kepala Cabang memberikan arahan pada disposisi tersebut terkait dengan surat.
j. Menduplikat surat dan form disposisi sebagai arsip sekretaris sebelum diberikan kepada bagian/fungsi terkait.
k. Sekretaris memberikan surat dan disposisi kepada bagian/fungsi terkait untuk ditindaklanjuti.
Cara Membuat SOP (Standar Operasional Prosedur)
Berdasarkan penelitian Lutfi Yudha Firmansyah dari Universitas Islam Indonesia (UII) Yogyakarta, ada beberapa kriteria yang harus diperhatikan dalam penyusunan SOP.
- Penyusunan kalimat dengan bahasa sederhana dan mudah dimengerti
- Mudah untuk diterapkan
- Mudah dikendalikan
- Mudah diaudit
- Mudah diubah disesuaikan perkembangan.
Berikut cara membuat SOP perusahaan seperti dikutip dari binus.ac.id.
1. Bentuk Tim
Bentuk tim yang terdiri dari Human Resources Department atau HRD dan pimpinan tiap departemen atau divisi sebagai orang yang paling mengetahui cara kerja. Selain itu, perusahaan dapat melibatkan ahli atau konsultan dari luar perusahaan.
2. Pemetaan Proses Bisnis
Tim tersebut kemudian mulai mempelajari proses kerja secara menyeluruh di dalam perusahaan. Misal, tim harus mengetahui proses sejak produksi hingga terjadi pembelian, juga proses pengiriman produk atau jasa ke konsumen. Catat secara detail!
3. Kumpulkan Dokumen
Setelah proses kerja perusahaan dipetakan secara global hingga mikro, tim kemudian mencatat dengan detail seluruh data dan dokumen, antara lain dokumen akuntansi, penjualan, invoice, retur hingga nama dan nomor dokumennya. Perlu diketahui pula siapa saja yang terlibat dan bertanggung jawab.
4. Tampilkan dalam Flow Chart dan Narasikan
Dari data-data tersebut, tim kemudian dapat menampilkannya dalam visualisasi flow chart sehingga terlihat jelas hubungan dan alur kerjanya. Narasikan secara jelas setiap alur kerjanya, siapa yang bertanggung jawab, jenis dokumen yang dibutuhkan, dan masalah apa yang mungkin terjadi serta apa solusinya.
5. Lakukan Review
Proses selanjutnya, tinjau ulang flow chart dengan cara membagikannya ke setiap departemen agar bisa diperiksa. Setiap departemen dapat memberikan koreksi, penambahan, atau masukan sebelum membuat dokumen SOP.
6. Membuat Simulasi SOP
Lakukan simulasi atau uji coba membuat SOP dengan hasil perbaikan yang sudah dilakukan sebelumnya. Ingat, setiap bagian SOP harus sesuai dengan data yang dikumpulkan.
Cek lagi SOP sebelum disetujui pimpinan. Jika masih kurang sesuai dengan praktik dan kondisi sebenarnya, maka SOP harus diperbaiki.
7. Penetapan SOP
Setelah diuji berkali-kali, SOP akan disahkan oleh pimpinan. SOP kemudian dibagikan ke setiap departemen untuk segera diimplementasikan.
Detikers, demikian tadi contoh SOP dalam perusahaan, lengkap beserta cara pembuatannya.
Simak Video "Video Badai Efisiensi Trump Mulai Hantam NASA?"
(bai/fds)